Web-studio46.ru

Обучение и образование
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Эффективное совещание тренинг

8 принципов эффективного совещания

8 принципов эффективного совещания

Как часто вам приходилось сидеть на многочасовых совещаниях, целью которых было решение всех проблем на свете одновременно? Усталые лица, духота, ощущение бессмысленности встречи, нервное напряжение, перекрикивания друг друга и, в конечном итоге, впустую потраченное время и отсутствие какого-либо решения. Совещания не только должны, но и могут быть другими — продуктивными, быстрыми и максимально эффективными.

На самом деле, совещания — это чудесный, незаменимый формат работы, и каждому руководителю необходимо уметь проводить такие встречи эффективно, а не просто собирать вместе множество занятых людей, отвлекая их от работы.

Чем хороши совещания

Совещания служат идеальной площадкой для разъяснения сотрудникам целей, планов и стратегии компании, для повышения понятности общего курса направления и для принятия его сотрудниками. В результате грамотно проведенного совещания у сотрудников снижается сопротивление неизвестно, что благотворно влияет на их мотивацию и производительность.

Совещания также выступают помощниками в процессе внедрения изменений в организации. Благодаря качественным совещаниям все изменения пройдут максимально экологично и безболезненно для всех сотрудников.

Опытный руководитель знает, что совещания создают организацию. С их помощью легче поддерживать связи внутри компании, проводить в жизнь принятые руководством решения, рушить барьеры между отделами и т.д.

Совещания активизируют эффект синергии, что при грамотном подходе позволяет сгенерировать больше идей и найти множество путей решения возникших проблем.

Совещания и планерки также являются мощным инструментом сплочения команды, формирования уважения к коллегам и руководству, а также обучения. Если вы стремитесь к тому, чтобы ваш коллектив был единым целым и работал слажено и дружно, то не стоит пренебрегать качественными совещаниями.

Принципы эффективных совещаний

1. Соответствие задачам

Существует несколько форматов коллективных рабочих собраний и каждый из них преследует свои цели. Перед началом проведения собрания руководителю необходимо понять, какую именно цель он преследует: найти решение, поставить новые задачи, свериться о текущем состоянии процесса или обсудить важные нововведения? В соответствии с целью необходимо выбрать один из нижепредложенных форматов:

Совещание. Цель — предложить идеи, рассмотреть варианты, найти решения.

Планерка. Цель — проанализировать текущее состояние процесса, наметить новые задачи.

Пятиминутка. Цель — обозначить приоритеты, сформировать рабочий настрой.

2. Конкретность

Перед началом совещания очень важно четко обозначить его повестку и подготовить все необходимые материалы. Если разослать повестку всем планируемым участникам совещания заранее, то у них также будет возможность подготовиться. Такой подход, основанный на конкретике, позволит не сотрясать воздух впустую, придерживаться четкой линии совещания и к тому же точно уложиться в отведенное для совещания время.

3. Кратковременность

Запомните, на любое совещание нужно отводить минимально возможное для него время. Не стоит брать про запас еще пару часов, потому как в любом случае вы затяните процесс до самого конца, чем невыносимо утомите всех собравшихся.

Идеальная длительность совещания — 30 минут, максимальная — час. Внимания любого человека хватает всего на 40 минут, после этого оно начинает рассеиваться. Если же процесс монотонный, то концентрации хватает всего на 20-30 минут, а при снижении внимания память начинает работать на порядок хуже.

Отсюда вывод — эффективность любого затянувшегося совещания сводится к нулю.

4. Тайминг

Обязательным условием, обеспечивающим эффективность совещания, является жесткий тайминг. Начать стоит с установки времени начала и окончания совещания. Не ждите опаздывающих — так вы не нарушите установленные вами же правила жесткого тайминга с самого начала и приучите коллег не опаздывать. Важно установить дедлайн по времени и честно его соблюдать. За 10 минут до дедлайна необходимо заканчивать встречу, вне зависимости от результатов. Устанавливайте таймер для каждого выступающего, пресекайте любые разговоры не по делу.

5. Причастность участников

На совещании должны присутствовать только те сотрудники, кого непосредственно касается тема собрания. Не отступайте от принципа оптимальности: участников должно быть меньше, а уровень их влияния на вопрос выше.

6. Право голоса

Приходилось ли вам бывать на таких совещаниях, где сотрудником дозволено говорить только тогда, когда к ним обратится руководитель? В большинстве случаев их речь сводится к односложным ответам или сухим формулировкам. Такой способ общения в рамках совещания очень сильно снижает его эффективность.

Каждый присутствующий на совещании сотрудник должен понимать, что у него есть право голоса и право на мнение, идеи, сомнения и вопросы. Более того, начальнику необходимо не только предоставить право голоса своим коллегам, но и научиться отвечать на все их вопросы в процессе совещания, не откладывая это «на потом».

Читать еще:  Тренинговые упражнения на сплочение коллектива

7. Закрепление результатов

Каждое совещание, а в особенности то, в процессе которого ставились задачи, должно иметь письменный итог. В процессе совещания можно вести протокол, который должен быть разослан всем его участникам по завершению встречи. Также важно узнать о том, как обстоят дела с задачами, поставленными на прошлом совещании. Именно схема «анализ-задачи-контроль-анализ» позволяет перевести совещания из режима пустословия в формат работы.

8. Плановость

Любой эффективный руководитель знает, что все, что можно перевести в плановый режим — надо перевести. Сотрудникам гораздо комфортнее работать в режиме осознанности. Они должны четко понимать, когда с них спросят о выполнении ранее поставленных им задач и когда дадут новые указания. Внеплановые совещания возможны лишь в случае необходимости решения экстренных вопросов. Доля таких совещаний должна быть крайне невысока.

Следуя этим восьми важным принципам, вы сможете сделать совещаний более эффективными, а также кардинально измените стереотипно-негативное отношение ваших коллег к подобным встречам.

Эффективное совещание тренинг

Эффективное совещание

Целевая аудитория: менеджеры компании, чья управленческая деятельность связана с проведением и участием в деловых совещаниях.

Длительность: 2 дня.

Цели тренинга:

  • дать участникам знания и практические приемы эффективной подготовки, организации и проведения совещаний.
  • оптимизация процесса группового взаимодействия в ходе управленческих совещаний с целью получения качественного результата на выходе.

Программа тренинга:

Тема 1. Совещание как вид деловой коммуникации в управленческой деятельности.

  • Философия эффективного совещания
  • Определение необходимости и цели совещания
  • Выбор вида и формы проведения совещания
  • Планирование состава и ролей участников

Тема 2. Общая схема подготовки совещания

  • Постановка задачи
  • Предварительная оценка совещания
  • Заинтересованные лица
  • Составление детального плана работы

Тема 3. Организация и планирование совещания

  • Разработка повестки дня
  • Выбор времени, места, продолжительности совещания
  • Составление списка участников. Распределение ролей. Оповещение
  • В каком случае совещание необходимо отменить

Тема 4. Динамика совещания

  • 7 этапов проведения совещания
  • Методы обсуждения на совещании, мозговой штурм
  • Методы установления согласия
  • Методы выработки решений
  • Наглядные визуальные материалы как способ оптимизации эффективности совещаний
  • Взаимодействие со сложными участниками. Предотвращение и разрешение конфликтов

Тема 5. Участие в работе совещания

  • Подготовка собственного выступления
  • Мастерство публичного выступления
  • Основные составляющие бизнес-имиджа
  • Техника конструктивного отстаивания интересов своего подразделения или своей позиции

Тема 6. Организация и контроль исполнения решений, принятых на совещании

  • Процедуры завершения совещания
  • Информирование о принятых решениях
  • Анализ проведенного собрания
  • Контроль за выполнением решения

Используемые средства:

  • моделирование типичных и наиболее проблемных ситуаций в общении;
  • самоанализ поведения и анализ с помощью участников тренинга, тренеров и видеозаписей участия в упражнениях;
  • видеоанализ;
  • выполнение специальных упражнений и заданий;
  • ролевые и деловые игры;
  • обсуждение конкретных проблем участников тренинга.
  • решение бизнес-задач из реальной практической деятельности участников.

Получаемые эффекты:

По окончании тренинга участники:

  • разовьют управленческую и коммуникативную компетентность;
  • поймут философию эффективного совещания;
  • узнают о структуре эффективного делового совещания и особенностях каждого из этапов;
  • разовьют навыки эффективного участия в совещании;
  • получат знания по разработке повестки дня совещания;
  • получат знания о целесообразности распределения ролей в совещании;
  • разовьют умение организовывать групповое обсуждение и мозговой штурм;
  • овладеют приемами выработки решений;
  • овладеют техникой конструктивного отстаивания деловых интересов;
  • получат знания о формировании бизнес-имиджа

Тренинг проводит: Неделин Евгений Юрьевич
Генеральный директор Тренинговой компании «БИЗНЕС ПАРТНЕР» (г.Москва), эксперт по современным HR технологиям в сфере управления рабочими кадрами, сертифицированный бизнес-тренер, автор книги: Строим систему обучения персонала.-СПб.:Речь, 2008.

Качество деловых совещаний. Публичное выступление.

Стоимость
80 000 руб.

Дата проведения
По согласованию

Уникальность тренинга проведения деловых совещаний в том, что касается формата его проведения: марафон реальных совещаний, оперативок, летучек самих участников тренинга с видеоанализом реального поведения, качества выступлений, эффективности взаимодействия с коллегами, результативности дебатов и качества принятых решений.

Деловое совещание — семинар проводится с видеоанализом в формате практического тренинга навыков. Тренинг производственных совещаний ставит своей задачей не только организацию процесса совещания, но и развивает навыки публичного выступления, в основе которого современные технологии Motivation speech и развитие эмоционального интеллекта. Ведь на производственных совещаниях важно не только высказаться самому, но и выслушать другого человека. Уметь работать в команде и вести дискуссию, применяя техники бесконфликтной критики.

Читать еще:  Анкета после тренинга

В центре развития навыков проведения совещаний на тренинге будет роль ведущего совещания и формирование всех практических навыков, необходимых для того, чтобы любые собрания в вашем офисе проходили с экономией времени, по существу дела, результативно. И принятые решения впоследствии внедрялись, а не рассеивались благодаря невнимательности и не полной ответственности участников на совещании.

— Однажды руководитель крупного банка назначил мне деловую встречу в своем офисе на 8 часов утра. Я удивилась. А когда он рассказал о своем ритме жизни и сообщил, что едет на работу каждый день рано утром из Подмосковья, где у него собственная усадьба, я спросила: «А когда же вы отсыпаетесь?» Руководитель одного из самых крупных подразделений банка рассмеялся и сказал: «На совещаниях! В 11 часов в банке у Председателя Правления начинается совещание руководителей, идет они, почитай, два-три часа. За это время я успеваю отоспаться, как следует. — делится воспоминаниями в своей книге «Школа менеджмента» бизнес-тренер Зифа Димитриева.

Одна из функций руководителя — эффективное проведение совещаний. От того, насколько качественно и оперативно оно будет проведено, часто зависят результаты и мобильность реагирования бизнеса, управленческая прибыль. Но на практике, многие совещания приносят управленческий убыток. К примеру, совещались 1,5 — 2 часа, а на следующем совещании все отвечают: «Вы этого не поручали!», «Дайте еще неделю!», «Не помню, чтобы мы об этом говорили!» или «Меня не было», «Я не знал».

Хорошо, вы отлично ведете протоколы совещаний! После каждого совещания собираете подписи присутствовавших. Я знаю одну компанию, у которой с протоколом был идеальный порядок!

Эта компания обратилась ко мне с просьбой провести тренинг по эффективным совещаниям, потому что одни – не могут пробить свои решения на совещании и давно опустили руки, решили не связываться с некоторыми другими господами (более пробивными и активными). А те манипулируют людьми, отвлекая от насущных задач, затягивают процесс обсуждения вопроса на несколько часов. Третьи руководители обижаются, ссорятся с коллегами, и любую попытку опровергнуть их мнение или высказаться по поводу качества работы своего подразделения воспринимают как личное оскорбление. В итоге, все усталые, отложив принятие решений по данному вопросу на следующий раз, расходятся.

Как избежать этих и многих других проблем благодаря тренингу повышения эффективности совещаний?

На корпоративном тренинге по проведению совещаний, в зависимости от ваших целей, тренер рассмотрит все виды совещаний:

    по масштабам привлечения участников: федеральные, республиканские, отраслевые, региональные, городские, районные, внутренние;

по месту проведения: местные, выездные;

по периодичности проведения: регулярные, постоянно действующие, оперативные, проблемные, отчетные, инструктивные;

по количеству участников: в узком составе (до 5 человек), в расширенном составе (25-30 человек);

по стабильности состава участников.

Типы совещаний: совещания по планированию; совещания по мотивации труда; совещания по внутрифирменной организации; совещания по контролю за деятельностью работников; короткие регулярные оперативки; совещания, специфические для фирмы.

Цель тренинга: повышение качества проведения совещаний, навыков публичного выступления.

Для этого – освоение всех необходимых навыков, как для ведущего совещания, так и для участников совещаний.

Специфика тренинга: обучение методом видеоанализа собственного поведения на совещаниях, включающего в себя – отработку предложенных техник, коррекцию собственного стиля убеждения и ведения совещаний, повышение результативности производственных совещаний.

Аудитория: программа предназначена для руководителей высшего, среднего и малого звена.

Продолжительность программы: 20 акад. часов с 10.00 до 18.00.

Программа видеотренинга

Тренинг проводится с видеозаписью бесконечного марафона совещаний с последующим анализом и отработкой практических навыков. Особенность работы бизнес-тренера Зифы Димитриевой — в форме развивающей мотивирующей обратной связи. Видеоанализ проводится по немецкой методике, которую бизнес-тренер освоила в международном тренинговом концерне Mercuri International в Германии.

Тренинг, проведенный с таким количеством тренировок с видеоанализом, непременно даст результат.

Тема 1. Организация проведения совещаний

цели и задачи совещаний

что необходимо знать о подготовке и планировании совещаний

формирование повестки дня и регламента совещания

Тема 2. Создание рабочей обстановки на совещании. Эмоциональное лидерство.

отработка навыков публичного выступления

рассмотрение условий эффективной коммуникации на совещаниях

управление собой и управление эмоциями окружающих.

Читать еще:  Как вести тренинги

Создание необходимых эмоций. Эмоциональное лидерство.

развитие наблюдательности, навыков контроля за аудиторией.

профилактика возможных конфликтов на совещаниях

коррекция навыков работы с информацией: анализ или оценка

Тема 3. Задачи руководителя при проведении совещания

искусство ведения совещания

завоевание и удержание авторитета и лидерской позиции на совещании

распределение ролей между участниками

контроль ситуации и техники управления участниками совещания

управление конфликтными ситуациями и навыки работы с фактами и эмоциями

особенности коммуникативных умений и навыков участников совещания

Тема 4. Особенности групповой динамики совещания, навыки убеждения и переубеждения

роль ведущего, последовательность и этапы совещания

навыки принятия решений в процессе совещаний

как вести протокол совещания таким образом, чтобы участники помнили, что именно им поручено и сохранили мотивацию это делать!

отстаивание мнений в процессе совещания

овладение техниками ведения дискуссии и обсуждения

навыки публичного выступления на совещании

работа с возражениями, упрямством, нежеланием воспринимать информацию

техника завершения совещания, выводы и решения

Наша компания ООО «МИМ» и Авторская Школа менеджмента Зифы Димитриевой является эксклюзивным представительством Швейцарского Института биоструктурного анализа IBSA AG.

Участники курса получают Сертификат с печатями IBSA и Школы менеджмента МИМ международного образца. На русском и английском языках. Сертификат действует по всему миру. Признан в США, в Швейцарии и в 22 странах — представительствах IBSA.

80 000 руб. за 1 тренинг-день, за 2 дня — 140 000 руб. на группу численностью до 16 человек.

Эффективное совещание

Цель: повышение результативности рабочих совещаний в Компании.

Время проведения: 16 часов.

Целевая аудитория: топ-менеджеры Компании.

Результаты:

Получение практических навыков:

  • анализа проблем и принятия решений по поводу необходимости проведения совещаний.
  • подготовки к совещанию в зависимости от типа совещания
  • проведения совещания по анализу и решению проблем
  • проведения информационного совещания для внедрения изменений
  • работы с групповой динамикой и сложными участниками совещаний
  • ведения протокола совещания
  • планирования конкретных действий по результатам совещания
  • контроля за исполнением принятых на совещании решений.

По окончании тренинга участники:

  • разовьют управленческую и коммуникативную компетентность;
  • поймут философию эффективного совещания;
  • узнают о структуре эффективного делового совещания и особенностях каждого из этапов;
  • разовьют навыки эффективного участия в совещании;
  • получат знания по разработке повестки дня совещания;
  • получат знания о целесообразности распределения ролей в совещании;
  • разовьют умение организовывать групповое обсуждение и мозговой штурм;
  • овладеют приемами выработки решений;
  • овладеют техникой конструктивного отстаивания деловых интересов;
  • получат знания о формировании бизнес-имиджа

Методы, применяемые в тренинге:

  • моделирование типичных и наиболее проблемных ситуаций;
  • самоанализ поведения и анализ с помощью участников тренинга, тренеров;
  • видеоанализ;
  • выполнение специальных упражнений и заданий;
  • ролевые и деловые игры;
  • обсуждение конкретных проблем участников тренинга;
  • решение бизнес-задач из реальной практической деятельности участников.

Краткая программа тренинга

  1. Подготовка совещания
  2. Проведение совещания по решению проблемы на основе 6-этапной модели
  3. Динамика совещания
  4. Участие в информационном совещании
  5. Организация и контроль исполнения решений, принятых на совещании.

Программа тренинга:

Тема 1. Совещание как вид деловой коммуникации в управленческой деятельности.

  • Философия эффективного совещания
  • Определение необходимости и цели совещания
  • Выбор вида и формы проведения совещания
  • Планирование состава и ролей участников

Тема 2. Общая схема подготовки совещания

Постановка задачи

Тема 3. Организация и планирование совещания

  • Разработка повестки дня
  • Выбор времени, места, продолжительности совещания
  • Составление списка участников. Распределение ролей. Оповещение
  • В каком случае совещание необходимо отменить

Тема 4. Динамика совещания

  • 7 этапов проведения совещания
  • Методы обсуждения на совещании, мозговой штурм
  • Методы установления согласия
  • Методы выработки решений
  • Наглядные визуальные материалы как способ оптимизации эффективности совещаний
  • Взаимодействие со сложными участниками. Предотвращение и разрешение конфликтов

Тема 5. Участие в работе совещания

  • Подготовка собственного выступления
  • Мастерство публичного выступления
  • Основные составляющие бизнес-имиджа
  • Техника конструктивного отстаивания интересов своего подразделения или своей позиции
  • Технология распределения ролей на совещании. Тест Белбина.

Тема 6. Организация и контроль исполнения решений, принятых на совещании

  • Процедуры завершения совещания
  • Информирование о принятых решениях
  • Анализ проведенного собрания
  • Контроль за выполнением решения

Программа тренинга является базовой и может корректироваться под особенности вашего бизнеса.

Если вы не нашли подходящий вариант на сайте, пожалуйста, свяжитесь с нами, и мы разработаем для вас любую программу тренинга.

Вы можете связаться с нами любым удобным для вас способом:

Онлайн-чат в правом нижнем углу страницы

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector
×
×