Web-studio46.ru

Обучение и образование
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Значение тайм менеджмента

Значение тайм-менеджмента в деятельности предпринимателя

Управление временем, организация времени (англ. time management) — технология организации времени и повышения эффективности его использования.

Управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов. Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием. Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов. Обычно управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время завершения проекта и масштаб.

Планирование и доверие. Тайм-менеджмент предусматривает решение двух ключевых задач. Первая — грамотное планирование рабочего времени. Вторая — рациональное распределение обязанностей между сотрудниками.

Контроль. Примерно раз в месяц важно анализировать, как сотрудники используют свое рабочее время. Это нетрудно. Самое главное — постоянно корректировать распорядок дня в фирме вслед за изменением производственной ситуации.

Плюсы. Контроль всех текущих дел. Концентрация на самых важных задачах.

Минусы. Чтобы научиться планировать время, придется остановиться и объективно оценить все, что вы делаете. Для многих это сложно. Ведь придется доверить частичное управление своим бизнесом другим людям. Для дела это будет полезно, но, возможно, для вас — эмоционально тяжело.

Чтобы оценить место и значение тайм-менеджмента в процессе управления компанией, необходимо понимать, в чем конкретно проявляется управление временем, к каким результатам придет компания, если будет внедрена система тайм-менеджмента.

1) правильно расставленные приоритеты на уровне компании, департаментов, отдельных сотрудников;

2) четко сформулированные цели и сроки, все совещания проводятся исключительно ради определенного результата;

3) рациональное использование сотрудниками не только своего времени, но и времени своих коллег, не существует понятий: «не успел», «забыл», заблаговременная забота о ресурсах, грамотное делегирование полномочий, сокращение сверхурочной работы, повешение мотивации сотрудников и т.д.

К сожалению, многие люди думают, что жить по заранее-составленному «сценарию» все время невозможно, многим не свойственна жесткая самодисциплина, в рамках которой не остаётся места творчеству. Но все эти страхи основаны на стереотипах и мифах. Тайм-менеджмент (далее — ТМ) — помощник, он учит освобождать время на то, что нам нужно, путем расстановки приоритетов, целей и затрат времени на них. Существуют различные алгоритмы внедрения ТМ в корпоративную культуру компании. Одна из первых и главных задач — выявление факторов, вызывающих потерю времени, далее, с помощью ТМ, начинается работа над ошибками. Система, учитывающая уже сложившуюся корпоративную культуру, затачивается под определенную компанию. Хочется отметить, что вводить систему ТМ эффективнее «сверху», так как личный пример руководителя — лучший для его подчиненных.

Для оптимизации собственного времени ТМ предлагает различные способы и приемы. Начать можно с использования ежедневника, планирования дня в программе. Но есть и нестандартные подходы. Многие специалисты рекомендуют кроме составления плана на день или неделю, использовать так называемую «стратегическую картонку». На плотном листе бумаги выписываются задачи, темы для размышления, список самых актуальных на данный момент контактов, которые не привязаны к конкретному дню. «Картонка» должна находиться на видном месте. Она позволит вам ничего не пропустить или забыть. Например: «заехать в техцентр, поменять масло в машине» или «купить подарок к дню рождения сына», «распланировать летний отдых» и т.д. У многих из нас практически ежедневно выдаются чрезвычайно загруженные часы, в которые, к нам, как назло обращаются коллеги с абсолютно несрочными и неважными делами и вопросами. Чтобы, с одной стороны, не обижать коллег, а с другой, не отвлекаться от работы и не терять концентрации, ТМ предлагает использовать метод «красного флажка». Его суть очень проста: на своем рабочем столе, на видном для окружающих месте, Вы устанавливаете любой предмет. Это может быть что угодно: игрушка, магнит и т.п. Пока «красный флажок» находится на Вашем столе, это означает, что в данный момент Вы очень заняты и, без необходимости, вас не нужно отвлекать. Это экономит и Ваше время, и время коллег. Естественно, это нужно оговорить заранее со всем коллективом.

Тайм-Менеджмент — Важность управления временем

Есть много вещей, которые должен сделать человек, чтобы добиться успеха в современном конкурентном мире. Иногда может вам становится действительно беспокойно, когда нужно выполнить много задач. Возможно, вам придется растянуть рабочее время, чтобы достичь цели. В то время как эффективность поставлено на карту для многих из нас, есть некоторые, кто всё-таки успевает выполнить качественно поставленную задачу, даже при напряженном графике, в установленные сроки. Если спросить, каким образом у них на всё хватает время, то они сказали бы в ответ два простых слова — тайм-менеджмент. Да, управление временем — это то, что может радикально изменить чью-то жизнь. В этой статье вы узнаете о важности управления временем в нашей жизни.

Читать еще:  Agile методология в менеджменте

Значимость эффективного управления временем

Улучшает качество жизни

Эффективное управление временем в целом улучшает качество жизни. Это прежде всего потому, что управляя временем, некоторые из наиболее распространенных проблем, таких как стресс и нехватка времени для личных интересов, могут быть очень легко решены. Эффективный тайм-менеджмент позволяет человеку провести жизнь мирно без очень напряженных отношений. Это связано с тем, что управление временем фокусируется на разделении требуемого времени для каждого вида деятельности, так что человек не чувствует себя исчерпанным в конце дня. Поэтому эффективное управление временем улучшает качество жизни.

Уменьшает разочарование

Время — это единственный инструмент, который может сделать или сломать вас. Это особенно заметно, когда у вас много обязанностей по дому или на работе. Время от времени чувствуете себя расстроенной до глубины души, когда вам нужно создать баланс между вашей профессиональной и личной жизнью в вашей беспокойной и утомительной рутине. Чтобы служить цели, вам нужно найти время, чтобы сделать всё, что желает ваше сердце. Здесь важен тайм-менеджмент. Управляя своим временем надлежащим образом, вы сможете избавиться от всех разочарований.

Получаете душевное спокойствие

Для поддержания здоровой и безболезненной жизни требуется спокойствие. Беспокойство и стресс являются основными причинами неспокойной жизни. Стресс заставляет человека думать и делать нежелательные действия, что приводит к цепочке эмоций и последствиям, которые могут быть неблагоприятными для человека, а также для окружающих его людей. Управляя временем с умом, вы сможете дать себе и своим близким желаемое время и внимание. Так как люди хотят, чтобы социальные связи время от времени омолаживались, эффективный тайм-менеджмент становится важным.

Повышает энергетический уровень

Когда человек не чувствует себя истощенным своей рутиной, то может получить больше энергии. Эффективное управление временем увеличивает уровень энергии в значительной степени, потому что человек думает ясно. Незавершенные дела могут быть завершены в установленные сроки, путём правильного управления временем. Вы почувствуете, что уровень энергии значительно выше, чем в прошлом, если вы будете правильно управлять своим временем. Это, в свою очередь, позволяет вам сосредоточиться на задаче, не беспокоясь о следующих, потому что они также будут закончены вовремя.

Даёт больше времени

Эффективное управление временем дает вам больше времени, чтобы добиться прогресса и наслаждаться жизнью в полной мере. Это потому, что есть много вещей, которые вы могли бы игнорировать, но всё же должны сделать для вашего выживания. Например, качественное времяпровождение со своими близкими очень важно, чтобы освежить социальные связи. Занятым людям часто бывает трудно проводить время со своими близкими. Благодаря эффективному управлению временем вы заметите, что у вас больше времени, чтобы провести с близкими людьми.

Функции тайм-менеджмента

Подходы к пониманию тайм-менеджмента

В широком значении тайм-менеджмент – это технология организации времени с целью повышения эффективности его использования.

В узком значении, тайм – менеджмент – это набор техник, которые позволяют добиться повышения производительности, а также повышения прочих показателей социального и производственного характера, улучшения корпоративной культуры и повышения качества внутренней среды организации за счёт целенаправленного анализа и управления временными ресурсами.

Современная исследовательская традиция и деловая практика сформировала широкое понимание тайм — менеджмента как особенной философии, которая основана на принципах всестороннего понимания ценности времени среди быстрого информационного потока в постоянно изменяющемся мире.

Сегодня тайм-менеджмент только начинает свое утверждение как специальной дисциплины в управленческой сфере научных и практических знаний, имеющей не только экономическое, но и личное значение. Экономическая роль заключается в том, что с помощью рационального использования временных ресурсов можно значительно повысить производительность труда и отдельных людей, и коллектива в целом. Личная значимость тайм-менеджмента -в том, что человеку он позволяет обрести такое количество свободного времени, которое позволит ему ощутить себя свободным и больше внимания уделять собственному здоровью и отдыху.

Попробуй обратиться за помощью к преподавателям

Признаки тайм-менеджмента

Как одна из подсистем общей системы менеджмента тайм-менеджмент можно охарактеризовать рядов признаков:

  • направленность на рост производительности труда, гармонию социальной и производственной внутриорганизационной среды с её внешним взаимодействием с окружающей средой;
  • применение существующих и выработка новых уникальных методик и инструментов для гармонизации временных процессов, достижения их эффективной организации, которая бы соответствовала бы конкретным ограничениям и условиям;
  • построение иерархии целей и задач и классификации организации в целом и сотрудников в отдельности, которые связаны с развёртыванием производственных операций во времени;
  • тайм-менеджмент осуществляется как планирование, а также непосредственное выполнение и корректировка утвержденных планов, но вместе с тем характеризуется текущим администрированием временных процесов;
  • выражается в распределении ответственности, прав и обязанностей в формализованной организационной структуре и в системе неформальных взаимоотношений внутри коллектива.

Задай вопрос специалистам и получи
ответ уже через 15 минут!

Читать еще:  Яндекс школа продакт менеджмент

Функции тайм-менеджмента

Среди основных понятий, характеризующих функции тайм-менеджмента, можно назвать:

  1. Осуществление анализ ситуации – процесса, позволяющего отследить нерациональность использования рабочего времени, причины этого, а также выделить из них главные, влияние которых наиболее неблагоприятно на использование времени.
  2. Постановка цели – это необходимый этап в управлении временными процессами, во время которого выясняются приоритеты осуществления управления временем, затем они ранжируются и определяются организационные, групповые и личные цели, их временные сроки и степень реализованности на данный момент. С помощью постановки цели в дальнейшем можно ориентироваться в существующих методах управления временем.
  3. Планирование – это процесс, во время которого составляется перечень задач, которые следует выполнить за заданный временной промежуток. Важно понимать, что планирование, будучи базовой функцией менеджмента, в рамках тайм – менеджмента имеет свою специфику, а значит нужно применять профессиональные методы и инструменты.
  4. Разработка методики борьбы с причинами временных потерь – это итоговая и основная функция тайм-менеджмента. В рамках данной функции могут быть использованы как общие схемы, так и индивидуальные способы, которые характерны для конкретной управленческой ситуации и организации в отдельности.

Так и не нашли ответ
на свой вопрос?

Просто напиши с чем тебе
нужна помощь

Тайм-менеджмент — 7 принципов управления временем

У многих в том, числе у меня возникали и возникают трудности с выполнением задач по времени. Я думаю у тебя тоже возникает ощущение, где взять 25-й час в сутках. А теперь давай разберемся на практике и выясним, как правильно управлять временем, с чего начинать контроль и планирование действий, какие трудности могут возникнуть на пути и как это все преодолеть.

Вообщем погружаемся в интересный мир тайм-менеджмента и разберемся в принципах и правилах.

Принцип 1. Планируй действия

Планирование дел на ближайший день или неделю имеет большое значение в любой работе. Самое интересное, абсолютно неважно : сидишь ли ты в офисе, стоишь ли ты в конвейере, работаешь курьером в свободное время — четкий план твоих действий приносит пользу, повышая твою результативность. Помни, что все успешные люди планируют свою жизнь.

Важнейшие аксиомы тайм-менеджмента :

  • Фиксируй цель письменно. Если ты не пропишешь на бумаге свою цель, то значит она не просто не существует.
  • Планируй свой день. Представляешь, составленный список заданий и действий увеличит твою продуктивность на 25%.
  • Дроби большие задачи. Всегда разделяй объемные по времени выполнения дела. Тебе нужно их разделять на несколько мелких задач. Не хватайся за масштабный проект, если не продумал заранее последовательность своих действий.

Планирование должно стать твоим помощником, твоей третьей рукой. Возьми себе за правило составлять план действий на завтрашний день перед сном. Это поможет освободить твою голову. Ты уже утром на работе будешь знать, что ты будешь делать и когда.

Планируя свой день закладывай временной резерв на непредвиденные обстоятельства. Время затрачиваемое на планирование с лихвой окупятся в будущем.

Принцип 2. Формулируй конкретные цели и задачи

Научись грамотному целеполаганию. По русски выражаясь, научись четко формулировать цель и грамотно разбивать ее на мелкие конкретные задачи.

К примеру
Т ы маркетолог коммерческой фирмы и твоей главной задачей является поднять продажи в текущем сезоне на 40%.
Разбиваешь ее на несколько мелких подзадач для эффективного воплощения этой цели:
— проведение рекламных акций в конкретной торговой точке
— изменить ценообразование на некоторые позиции товаров
— коррекция цен
— организация и проведение масштабной рекламной компании в интернете и СМИ

Существует множество инструментов формулирования и постановки задач и целей, но мне ближе по духу принцип SMART.

Согласно этому чудесному принципу цель должна быть :

  • конкретной (Specific);
  • измеримой (Measurable);
  • достижимой за определенный период (Attainable);
  • актуальной — необходимо понимать, действительно ли эта задача поможет в достижении цели (Relevant);
  • ограниченной во времени (Time-bound).

Разбивая цель на локальные задачи помни, что задача должна быть конкретной. Двигаясь в направлении крупной цели, ты должен выполнять последовательно локальные задачи. Таким образом сокращается время выполнения работы.

Помни, что последовательность и сосредоточенность на конкретных пунктах – залог будущего успеха.

Принцип 3. Фиксируй план действий

В природе существует несколько действительно действенных и рабочих инструментов, которые позволяют сделать планы и задачи наглядными, конкретными.

Наиболее эффективным является «Диаграмма Ганта» . Давай разберемся на примере.

К примеру.
У тебя стоит цель — построить дом.

Разбиваешь задачу на этапы или локальные подзадачи:
— покупка земельного участка
расчистка площадки под дом
— вырыть траншеи под фундамент
— подвести коммуникации (в частности воду и канализацию)
— заложить фундамент
— произвести возведение дома
— внешняя отделка дома
— проведение внутренних коммуникаций
— внутренняя отделка дома
— благоустройство дома

В самой диаграмме Ганта ты указываешь все задачи своего масштабного проекта (дополняя ее сроками выполнения задач, временными промежутками и очередность выполнения).

Однотипные задачи группируй в один пункт, а более объемные разбивай в несколько последовательных задач. Пойми одну вещь, ведь наглядное составление плана действий с экономит не только твое время. Такая фишка позволяет другим людям быстро понимать положение дел и включаться в работу на нужном этапе.

Читать еще:  Элементы системы тайм менеджмента

Принцип 4. Расставляй приоритеты

Всегда своевременно и четко определяй главную цель. Твоей главной задачей должно быть, последовательное выполнение текущих задач разной степени трудности, т.е. не нужно перескакивать с одного на другое.

Для выполнения этого принципа подойдет очень простой способ, именуемый «Способ ABCD » .

Суть способа ABCD:
«А» – самое важное дело дня
«Б» – менее важное дело
«В» – задача средней значимости и т.д. (думаю принцип расстановки от большего к меньшему понятен).

Самое важное дело или дела дня выполняешь первым. Обычно его мусолят и постоянно откладывают на потом из-за сложности и трудоемкости. А бывает, что при упоминании задачи появляется страх или лень. Только вот секрет состоит в том, что твоя эффективность зависит от выполнения именно этой важной задачи.

Известный всему миру Брайан Трейси говорит, что этот вопрос необходимо решать жестко и без компромиссов. Свой метод он назвал забавно: «Съесть лягушку на завтрак». В качестве пресловутой «лягушки» он назвал самое сложное и неприятное дело или задачу сегодняшнего дня.

Суть в том, чтобы выполнить это задание сразу же и не мучаться угрызениями совести из-за того, что не сделал его и перенес на потом. Это потом никогда не закончиться, а твоя продуктивность из-за этого трудного дела упадет в разы.

Принцип 5. Фокусируйся на главном

Держать фокус внимания на главном — важнейший практический навык. Он позволяет решать приоритетные задачи и овладеть искусством продуктивного тайм-менеджмента.

Всегда помни о том, что не восполнимым ресурсом является время. К примеру, потратив 50 тысяч рублей ты можешь их заработать вновь, а потратив 1 минуту времени уже не вернешь обратно.

Также невозможно получить 25 час в сутках, но можно освободить свое время от бесполезных занятий и дел, тем самым занимаясь наиболее важными вещами.

Чтобы освободить свое время для более важных дел, можно овладеть техниками управления времени. Нет нет, это не машина времени и не портал переносящий в прошлое или будущее.

Пожалуй самой эффективной техникой является делегирование, т.е. поручение рутинных и не важных задач другим людям (ассистенту, личному помощнику).

К примеру, свое авто можно самостоятельно вымыть, а можно воспользоваться услугами автомойки.

Запомни раз и навсегда:
Любую задачу, которую лучше предоставить другим, поручай другим.
Чем выше будет стоимость твоего личного времени, тем больше второстепенных и не сложных задач можно будет поручить помощникам.

Не важные дела и задачи, выполняй в свое не ресурсное время, т.е. тогда, когда ты не на пике своих умственных и физических сил (к примеру, конец дня, когда ощущается усталость).

Освой еще один не менее важный навык: умение говорить «нет».

Навык говорить нет, предполагает отказывать людям и делам, которые лишают тебя энергии и времени не давая ничего взамен.

К примеру, говори нет болтливому человеку, газетам и журналам, социальным сетям, телевиденью.

Не стоит забывать, что даже малюсенький не запланированный перерыв, когда тебя что-то или кто-то отвлекает от важных дел, может совершенно спокойно стать причиной срыва всех планов.

Принцип 6. Анализируй свой опыт и создавай свои правила тайм-менеджмента

Необходимо периодически анализировать свой опыт управления временем и делать соответствующие выводы. Старайся изучать свои ошибки и принимать меры по их исправлению.

Старайся всегда быть осознанным и со стороны смотреть на то, что происходит с жизнью, т.е. в каком направлении ты движешься и с какой скоростью.

Бывают такие моменты, что ты почувствовал, что утратил контроль за ситуацией и слишком углубился в решение задачи, не думая о затрачиваемом времени. В такие моменты необходимо остановиться, сделать привал и подумать, как можно оптимизировать действия для решения задачи. Помни, твоя жизнь бесценна.

В гонке за успехом и результатами, многие забывают давать себе отдых. Представляешь, его тоже можно и нужно планировать. К примеру, отдохнувший спортсмен гораздо быстрее придет к финишу, нежели не отдохнувший спортсмен.

Небольшой пример из жизни Радислава Гандапаса
Успешный российский бизнес-тренер и оратор Радислав Гандапас, всегда планирует в своем расписании дни для посещения гольф-клуба. Он всегда их выделяет красным цветом, как дела или задачи не подлежащие переносу.
Если этого не делать, то ему просто не удастся поиграть в гольф из-за дел по важнее.

В случае с Радиславом Гандапасом, находиться на пике своих возможностей, ему помогают игры в гольф. У тебя это могут быть любые занятия, которые приносят тебе удовлетворение и восстанавливают твои силы.

Никогда не экономь на собственном сне, выходных и общении с близкими. Никогда! Эти факторы не менее важны в тайм-менеджменте, чем планирование и постановка целей. Такие вот простые, но эффективные принципы.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector