Web-studio46.ru

Обучение и образование
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Тайм менеджмент практикум по управлению временем

Тайм-менеджмент. Практикум по управлению временем. Калинин С.И.

СПб .: Речь, 2006. — 371 с.

Книга посвящена очень актуальному в нашу эпоху вопросу: как управлять временем своей жизни, как успевать сделать все необходимое, не потратив при этом слишком много сил. В книге представлены основные принципы тайм-менеджмента, предложены методики индивидуальной и групповой работы для формирования навыков управления временем. Книга будет полезна многим: психологам, консультантам, коучам, работающим в бизнес-среде, менеджерам различного профиля, всем, кто интересуется проблемой времени или заинтересован в оптимальной организации своей жизни.

Размер: 1 3, 3 Мб

Оглавление:
Неформальное предисловие
Введение
Глава 1
ПРИРОДА ВРЕМЕНИ
1.1. Что такое время?
1.2. Исторический темпорализм
1.3. Виды времени
1.4. Социальное время
1.5. Экономическое время
1.6. Жизненный цикл фирмы (ЖЦФ)
1.7. Жизненный цикл товара (услуги)
1.8. Индивидуальный фонд времени и его структура
1.9. Фонд времени организации (подразделения)
1.10. Этапы карьеры
1.11. Типы карьеры
1.12. Причины медленной и неудачной карьеры
1.13. Виды психологического времени
1.14. Временная перспектива и временная трансспектива
1.15. Основные типы внутренних концепций времени
Глава 2
ВРЕМЯ КАК РЕСУРС И ЦЕЛЬ
2.1. Время — стратегический ресурс организации и человека
2.2. Основной закон времени как стратегического ресурса
2.3. Помехи («воры времени»)
2.4. Внутренние и внешние помехи
2.5. Тайная причина внутренних помех
2.6. Почему гибнут великие компании?
2.7. Энергетический потенциал работы
2.8. Как улучшить способ работы?
2.9. Система управления временем
2.10. Компетентность организации во времени
2.11. Компетентность менеджера во времени
2.12. Собственная система управления временем
2.13. Историческая справка о ТМ
Глава 3
ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ И АНАЛИЗ ВРЕМЕНИ
3.1. Основные методы инвентаризации личного и организационного времени
3.2. Алгоритм инвентаризации и анализа времени
ЭТАП 1. Подготовка к инвентаризации
ЭТАП 2. Проведение инвентаризации (хронометраж)
ЭТАП 3. Анализ времени
ЭТАП 4. Изменение стратегии/способов управления временем
3.3. Поточная карта
3.4. Поточная диаграмма
3.5. Карта совместных операций
3.6. Сетевой анализ
3.7. Простой органайзер
3.8. Органайзер для качественного учета времени
3.9. Категории временных затрат (кодификатор)
3.10. Категории временных затрат менеджера
3.11. Хронокарта Гастева
3.12. Анализ временных трат с использованием хронокарты Гастева
3.13. Ежедневный экспресс-анализ временных трат с использованием органайзера
3.14. Итоговый анализ временных трат с использованием органайзера
3.15. Анализ помех (углубленный анализ трат времени)
1. Листок учета дневных помех
2. Оценка важности помех за учетный период
3. Ментальные карты помех, листки-памятки
3.16. Результаты инвентаризации и анализа времени
Глава 4
ЦЕЛЕПОЛАГАНИЕ, ПЛАНИРОВАНИЕ, ИСПОЛНЕНИЕ
4.1. Главный секрет эффективного управления временем
4.2. Цели организации и цели личности
4.3. Назначение целей в организации
4.4. Ключевые аспекты целеполагания
4.5. Целеполагание и процесс достижения цели
4.6. Свойства целей
4.7. Поиск и формулировка целей
4.8. SMART-технология постановки целей (по Д. Доурдэну)
4.9. Проектная система постановки целей (по Г. Архангельскому)
4.10. Алгоритм и методы целеполагания
4.11. Ситуационный анализ (по Л. Зайверту)
4.12. Постановка целей: от общего — к частному
4.13. Семь главных проблем с целями
4.14. Принципы и правила планирования
4.15. «Золотые» пропорции планирования времени
4.16. Система планов
4.17. Планирование дня с помощью метода «Альпы»
4.18. Как выполнять дневной план?
Глава 5
ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ И КОНТРОЛЬ
5.1. Принятие решений
5.2. Принятие решений по отклонениям
5.3. Типы решений ворганизации
5.4. Виды контроля в ТМ
5.5. Метод «пяти пальцев» (по Л. Зайверту)
5.6. Контроль в организации
5.7. Правила и ошибки контроля
5.8. Использование карт контроля
Глава 6
СПОСОБЫ ПОВЫШЕНИЯ ЛИЧНОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ
6.1. Два главных направления повышения личной эффективности
6.2. 28 принципов лидерства
6.3. Стратегический алгоритм лидерства
6.4. Что можно делегировать?
6.5. Правила эффективного делегирования
6.6. Как преодолеть сопротивление делегированию
6.7. Для чего нужно делегирование?
6.8. Система заместителей
6.9. Коммуникативная компетентность
6.10. Деловое общение и принципы деловых коммуникаций
6.11. Построение системы коммуникаций в организации
6.12. Формализация информации
6.13. Система межличностных коммуникаций руководителя (менеджера)
6.14. Эффективное проведение совещаний (цели и участники)
6.15. Правила проведения совещаний
6.16. Планирование и подготовка совещаний
6.17. Совещание для руководителя
До совещания
Во время совещания
После совещания
6.18. Биоритмы человека
1. Суточные биоритмы человека
2. Недельные биоритмы человека
3. Периоды жизни (жизненные циклы)
6.19. Персональные правила «хорошего» рабочего дня
6.20. Персональная система работы с информацией
6.21. «Краткий курс» по повышению эффективности работы
с информацией
Работа с деловыми бумагами (документами)
Общение по телефону
Работа с почтой (деловой корреспонденцией)
Работа с книгами и печатной прессой (газетами, журналами)
Как конспектировать, делать выписки?
Использование «умной» техники
Заключение
ПРАКТИКУМ К ГЛАВЕ 1
Задание 1. Тест на восприятие времени «Субъективная минута»
Задание 2. Рисуночный тест «Персональная концепция времени»
ПРАКТИКУМ К ГЛАВЕ 2
Задание 1. Тест «Персональная компетентность во времени»
Задание 2. Анализ персональной системы управления временем
ПРАКТИКУМ К ГЛАВЕ 3
Задание 1. Кодификатор трат времени
Задание 2. Экспресс-анализ дневных затрат времени
Задание 3. Составление ментальной карты дневных помех
Задание 4. Заполнение аналитической поточной карты
ПРАКТИКУМ К ГЛАВЕ 4
Задание 1. Жизненные ценности личности
Задание 2. Целеполагание: постановка долгосрочных целей
Задание 3. Целеполагание: анализ взаимосвязей между целями
Задание 4. Целеполагание: анализ «цели — ценности»
Задание 5. Целеполагание: ситуационный анализ
Задание 6. Целеполагание: анализ «цель — средства»
Задание 7. Целеполагание: анализ «цель — задачи»
Задание 8. Планирование рабочего дня по методу «Альпы»
ПРАКТИКУМ К ГЛАВЕ 6
Задание 1. Оценка индивидуальных суточных ритмов
Задание 2. Анализ индивидуальной системы коммуникаций
Приложение. ТМ-БЛАНКИ

О том, как читать книги в форматах pdf , djvu — см. раздел » Программы; архиваторы; форматы pdf, djvu и др. «

Упражнения по управлению временем для учащихся и работающих

Работа и учеба, несмотря на некоторую схожесть, все же довольно разные занятия. И секреты продуктивности и правильного распределения времени для них тоже имеют свои особенности. В этой статье собраны лучшие техники тайм-менеджмента для каждой категории. Некоторые из них имеют прямое практическое применение, тогда как другие носят мотивирующий характер. Тем не менее, можно смело утверждать, что вы будете удивлены результатами этих упражнений. Вот только позитивное это будет удивление или нет – зависит исключительно от вас.

Упражнения по тайм-менеджменту для учащихся

Главная особенность обучения в любых учебных заведений – довольно гибкий график и большое количество времени для самостоятельной подготовки. Вы можете взяться за учебники в любой момент или же вообще провести весь вечер за компьютером. В этом случае особо актуальными будут техники, которые помогают организовать правильную учебную среду и избавиться от всего, что мешает вашей главной задаче.

#1 Выявление отвлекающих факторов

Мы живем в эпоху, когда все вокруг конкурирует за привлечение и удержание нашего внимания. Вот почему это первый номер из упражнений по управлению временем в этом списке: выполните его правильно, и вы вернете себе целые часы времени.

Начните с выявления ключевых отвлекающих факторов, которые съедают ваше время. Возможно, вы используете компьютер для учебы, но в конечном итоге тратите время на социальные сети, игры или сериалы. Или же смотрите телевизор, пытаясь прочитать учебник.

Чтобы выполнить это упражнение, возьмите лист бумаги и запишите все возможные отвлекающие факторы. После напишите напротив каждого способы избавления от него. И не забудьте воплотить это в жизнь.

Вот как это может выглядеть:

  • Мобильный телефон. Вы отвлекаетесь на просмотр соцсетей и звонки. Простым выходом будет удалить приложения и пользоваться веб-версией сайтов. Просто выходите из своего профиля каждый раз, как садитесь за учебники. Также ставьте телефон в авиарежим, чтобы не отвлекаться на звонки.
  • Случайный веб-серфинг. Такое бывает в процессе поиска нужной информации или написания эссе. Постоянно возникает соблазн перейти по какой-нибудь ссылке и почитать что-нибудь чрезвычайно интересное. Найдите всю необходимую информацию, скачайте ее и дальше работайте в оффлайн-режиме. Для этого отсоедините кабель или отключите wi-fi.
  • Видеоигры. Еще один сильный отвлекающий фактор. Чтобы избавится от него, занимайтесь в библиотеке или где-нибудь в университете. Это также поможет спрятаться от назойливых товарищей, желающих посплетничать с вами.

Следуя такой логике, проработайте все, что отвлекает вас. Так вы поймете, куда именно утекает драгоценное время и сразу же определитесь с тем, как изменить ситуацию.

#2 Организация рабочего пространства

Большинство людей (не только студентов) даже не подозревают, насколько сильно влияет их рабочее пространство на продуктивность. Проведите мысленный эксперимент и подумайте, сколько времени уходит на поиск нужных учебных материалов, попытки разобраться в многочисленных дедлайнах, поиск и скачивание нужной информации в интернете. Учтите, что вы не просто тратите время – вы еще и отвлекаете свое внимание, что мешает полностью сконцентрироваться над главной задачей – обучением. Поэтому заранее продуманная и подготовленная рабочая среда поможет значительно повысить продуктивность и сэкономить массу времени.

Выделите в своей комнате место для учебных материалов – там вы будете складывать папки, книги, тетради, блокноты и т.д. Если это полка, сделайте отдельные секции для каждого курса, где вы будете хранить разного рода заметки, распечатки, раздаточные материалы. Так вы всегда будете иметь доступ к пройденному материалу и сможете повторить его при необходимости.

Читать еще:  Продукт менеджер вакансии минск

Далее, закрепите на видном месте (например, на двери), ваше недельное расписание. Обозначьте на нем экзамены, дедлайны учебных работ и другие важные мероприятия. Это поможет держать в фокусе все важные события и не столкнуться с ними неподготовленным. Отмечайте выполнение целей, чтобы видеть свой прогресс.

Уберите с рабочего стола любые отвлекающие вещи – книги, постеры, фото, и все другое, что может мешать учебе. Стремитесь к минимализму. Вы должны видеть свои цели и инструменты для их выполнения. Все остальное – в топку.

Наконец, загрузите на телефон или планшет все необходимое и удобно рассортируйте это. Вам нужен быстрый доступ к учебным материалам в любое время и в любом месте – например, в транспорте или в очередях.

#3 Пятишаговый план

Эта техника позволяет быстро распределить ваш список на категории по приоритетам их выполнения и так же быстро приняться за их выполнение. Она особенно практична при составлении плана на неделю.

  1. Перечислите все: запишите все свои обязательства и дедлайны. Так вы увидите всю картину.
  2. Используйте технику Канбан– метод, который позволяет правильно расставить приоритеты. Распределите все дела в 3 категории по срокам важности: сейчас, скоро и позже. Всегда есть неотложные вещи, то, что требует скорейшего выполнения, но может подождать, и все остальное, что пока можно отложить.
  3. Разбейте на части. Разделите большие задачи на несколько мелких шагов. Трудно написать эссе на 2000 слов за один раз. Но блоки по 500 уже не будут казаться такими пугающими.
  4. Начните немедленно. Сразу же сделайте что-то из списка «сейчас». Вы сразу же почувствуете контроль над ситуацией, а маленький успех даст вам дополнительную мотивацию.
  5. Не останавливайтесь. Периодически возвращайтесь к своему плану и переносите дела из категории «скоро» в «сейчас», и из «позже» в «скоро».

Лучшие техники тайм-менеджмента для работающих

В отличие от студента у любого офисного (или неофисного) работника есть довольно жесткая система. У него есть рабочее место и время, в которое он приходит на работу и уходит с нее. В этом случае не так важно будет правильно распределять конкретные дела – скорее всего вы уже овладели искусством тактики. Куда важнее работать над стратегией – и вот какие упражнения могут вам помочь.

#1 $86 400

Представьте, что вам дали 86 400 долларов. Вы можете тратить их только на активности (не на физические товары), такие как занятия в тренажерном зале, уроки иностранного языка или работу над личным проектом. В конце дня эти деньги списываются, вне зависимости от того как и на что вы их потратили. Вы не можете накапливать их.

Подумайте, на что бы вы потратили эти деньги и запишите это на листе бумаги. Записали?

На самом деле речь идет не о долларах или другой валюте. Каждый день мы совершенно бесплатно получаем на свой счет 86 400 секунд, которые можем потратить на что угодно. Сравните то, как вы тратите свои бесценные секунды с тем, как вы потратили бы виртуальные доллары из упражнения.

И наконец, подумайте, куда бы вы смогли инвестировать свои секунды с умом. Вы не можете откладывать их про запас. Вы не можете закопать их в тайном месте или открыть депозит. Вы можете потратить их только здесь и сейчас – и в будущем это принесет дивиденды. Или нет – все зависит от вас.

#2 Лента жизни

Для этого упражнения по тайм-менеджменту вам потребуется бумажная лента длиной 100 см и ножницы.

Бумажная лента будет символизировать 100 лет жизни. Однако средняя продолжительность жизни составляет 79 лет. Так что отрежьте от ленты 21 см – у вас останется 79.

Какой ваш возраст? Допустим, вам 25 лет. Эти годы – то, что можно назвать «невозвратными расходами». Вы уже ничего не сможете с ними сделать. Отрежьте еще 25 см (ваше количество лет).

Теперь длина ленты будет составлять 54 см. Что ж, теперь у вас осталось 54 года жизни?

Де-юре – да. Де-факто – нет. Это объясняется тем, что далеко не все время вы можете посвятить продуктивной деятельности. Вам все еще нужно учитывать множество переменных: выходные, праздничные дни, больничные. В каждом году 52 недели, так что это 52 воскресенья в году. Умножьте это на 54 (длина нашей ленты) и разделите на 365. Вы получите 7.6 лет. Уменьшите ленту еще на 7,5 см.

Та же логика действует и по субботам. Уменьшите ленту еще на 7,5 см. Добавьте сюда еще 14 государственных выходных каждый год, что при умножении на 54 составляет 2 года – минус 2 см. Примерно 40 дней в году мы проводим в отпусках и больничных. Это около 5 лет, так что отрезайте еще 5 см.
Итого у нас осталось 32 года. Но это еще не все. Вам нужно учитывать сон, еду и поездки. Мы проводим треть дня (8 часов) во сне. Это дает 122 дня в год или 18 лет. Отрезайте 18 см. Около 2-х часов уходит на завтраки, обеды, ужины и перекусы. Еще 4,5 года. Наконец, чуть больше часа в день отбирают поездки – минус 2 см. И столько же уходит на гигиену и прочий быт.

6,5 лет. Это и есть то пресловутое время, которым вы можете управлять для достижения всего лучшего в своей жизни. Не так и много, правда?

#3 Ретроспектива

Это упражнение помогает сравнить вашу действительность с вашими главными целями и понять, двигаетесь ли вы в нужном направлении.

Возьмите лист бумаги и запишите на нем все, что вы сделали вчера (или в течение недели). Не расписывайте подробно и не добавляйте комментариев, просто перечислите. Затем возьмите еще один лист и напишите на нем список из 5 ваших главных жизненных целей или приоритетов (их может быть больше или меньше).

А теперь посмотрите на оба списка и сравните их. Насколько все то, что вы делали на протяжении дня или недели, приближало вас к вашей цели? Как много времени вы посвятили своим пяти главным приоритетам? И насколько эффективными были ваши действия? Боюсь, вас будут ожидать неприятные сюрпризы. Вы удивитесь, насколько большим будет разрыв между вашими ежедневными действиями и глобальными целями.

И чтобы эта рефлексия не прошла впустую, сделайте еще один список. Напишите в нем по крайней мере 5 действий, которые будут действительно приближать вас к вашей цели – как минимум по одному на каждое из них. Можно больше.

Выполняйте это упражнение хотя бы раз в месяц, чтобы отслеживать свой прогресс.

Резюме

Несмотря на то, что мы разделили упражнения по различным категориям, вы можете попробовать их все. Найдите факторы, которые отвлекают вас от важной работы и подумайте, как можете устранить их. Организуйте свое рабочее пространство – удобно расположите все важные инструменты. Воспользуйтесь пятишаговым планом, чтобы быстро разделить дела по приоритетам. Помните, что ваш день состоит из 86400 секунд – инвестируйте их с умом. Посчитайте, сколько времени у вас осталось на воплощение своей мечты. И поймите, что начать следует уже сейчас. Сравните ваши цели со своими ежедневными действиями и подкорректируйте последние.

Понравилась статья? Присоединяйтесь к нашим сообществам в соцсетях или каналу в Telegram и не пропускайте выход новых полезных материалов:
Telegram Вконтакте Facebook

Тайм-менеджмент. Практикум. Часть 2: как все успеть?

Итак, в предыдущей статье мы исследовали нашу систему управления временем – как мы оцениваем задачи в нашей жизни, по каким приоритетам? Как сейчас выглядит ваш личный тайм-менеджмент?

Если вы выполнили упражнения, то у вас на руках должна оказаться заполненная матрица.

Теперь рассмотрим каждый квадрат матрицы отдельно.

Важное срочное

Это те задачи, где ты здесь и сейчас. То, чем ты обычно занимаешься. Ты не всегда хочешь делать эти задачи, но в них есть энергия, которая помогает прийти к результату. Можно воспринимать эту энергию как стресс, но в хорошем смысле – как нечто, что нас мотивирует и собирает перед прыжком.

В крайних случаях этот квадрат ассоциируется с “пожар, горит, дедлайн, надо сделать вчера. ”. Это происходит тогда, когда по каким-то причинам срок выполнения был упущен или уже конкретно поджимает. Фрилансеры и рекламщики называют это “пришел дед Лайн”.

Именно этими делами нужно заниматься в первую очередь. Но нужно также реально оценивать свои силы.

Читать еще:  Тайм менеджмент словарь

Срочное неважное

Второе название квадрата – “Чужие цели”.

  • из серии “не хочется, но надо”;
  • рабочая текучка;
  • связанные с целями других людей (задача, не относящаяся прямо к тебе, но которую ты по каким-то причинам делаешь).

Часто при выполнении этих задач есть ощущение, что тебя как будто выдрали из собственного потока, прервали какой-то процесс. Так и есть: задачи этого квадрата не приближают нас к нашему желаемому будущему, а только мешают. К сожалению, жизнь продолжает с нами случаться, и такие задачи все равно будут нам попадаться.

Прокрастинация чаще всего возникает как раз при невыполнении этих задач. Мы не хотим это делать и всячески саботируем. Это объяснимо: оно же нам НЕВАЖНО! И никак к нам лично не относится.

Этот квадрат рекомендуется “чистить” (выкидывать то, что можно выкинуть) или, по крайней мере, сократить время, уделяемое этим задачам.

  • по максимуму делегировать то, что можно делегировать;
  • пересмотреть приоритет срочности и отложить то, что можно отложить (часто мы переоцениваем срочность);
  • выделять меньше времени на выполнение именно этих дел;
  • свой вариант (поделитесь в комментариях).

И не надо говорить, что это невозможно. Возможно все.

Однажды мне дали спорный, на первый взгляд, совет по тайм-менеджменту: выделяй время на рабочую текучку каждый день не больше часа. Час прошел, все, до свидания, все остальное переносится на завтра.

Честно скажу, у меня так и не получилось выделять час, чаще полтора или два, но это все равно намного лучше, чем когда я уделяла текучке полдня. А еще меня это научило, что, если задача действительно срочная, она так или иначе тебя найдет. Если же на нее можно забить болт – не такая уж она и срочная. По-любому, солнце на голову не упадет.

Важное несрочное

Это мой самый любимый квадрат.

Это стратегия. Наша мудрость. То, чем на самом деле нужно заниматься, а мы не занимаемся. Наши долги – самим себе. Потому что чаще всего эти задачи мы не делаем. Они же вроде как несрочные:)

Задачи из этого квадрата делятся на 2 типа: имеющие определенный срок и не имеющие. Первые со временем перекочевывают в квадрат важного и срочного (когда уже нельзя откладывать), вторые продолжают висеть и не выполняться.

Это задачи, так или иначе связанные с нашим предназначением. Для тех из вас, кто только начинает искать то самое дело, которое зажигает – присмотритесь к этим делам.

Это задачи, которые строят наше будущее – такое, каким мы его хотим видеть.

Несрочное неважное

Еще его называют “Лишние вещи”.

В этот квадрат попадают дела:

  • приносящие эмоции и удовольствие;
  • любые пожиратели времени;
  • связанные с рутиной, обычной повседневной жизнью;
  • относящиеся к кому-то другому, не тебе.

Я бы могла сказать, что в идеале этот квадрат должен быть пуст, но это не совсем так. Здесь следует оставить задачи, выполнение или невыполнение которых повлечет за собой какие-то последствия. Например, вымыть пол на кухне – это и неважно, и вроде как несрочно. Но когда-то все равно это делать придется, и чем позже, чем труднее. А вот не посмотреть серию любимого сериала перед сном никаких последствий не повлечет.

Этот квадрат тоже рекомендуется “чистить”, даже если по времени ты успеваешь сделать все. Потому что, пока задача в твоей голове (твоей матрице), ты продолжаешь про нее думать, а это съедает твою энергию. Энергию же лучше поберечь для квадрата важного и несрочного.

Но, как правило, из этого квадрата задачи выкидываются легко – они же неважны.

Однако бывает так, что задача, вроде бы, и несрочная, и совсем неважная, но ее прямо не хочется выкидывать. Тогда присмотрись к ней повнимательнее. Действительно ли она неважна? Например, читать ленту Фейсбука может показаться несрочным неважным, но если ты так перезагружаешься на работе, может быть, она важна?

Также господа трудоголики в этот квадрат запихивают дела, связанные с отдыхом, потому что отдых кажется им неважным. Они не умеют отдыхать и отдых кажется им непозволительной роскошью. С этим коучи справляются с помощью другого инструмента, но об этом в другой раз:)

Тенденции расставления приоритетов

Я не сомневаюсь, что лично у вас будет уникальный неповторимый случай:) Я приведу несколько примеров типичных картинок матрицы – просто как информацию к размышлению.

Вариант 1. Больше всего задач в срочном и неважном

Увы, но это самый распространенный случай. Чаще всего это говорит о том, что вы – та самая белка в колесе, берете на себя задачи, не задумываясь.

Между тем, в грамотном управлении временем задачи не берутся из воздуха. Они поступают к нам, когда мы добровольно и осознанно решили их выполнить.

Кроме того, поскольку этот квадрат принадлежит чужим задачам, то подумайте, как так случилось, что большая часть вашего времени уделяется задачам, важным кому-то другому? И что вы теперь можете начать делать по-другому?

Вариант 2. Слишком много одновременно важного и срочного

Это говорит о том, что вы либо слишком много на себя берете (больше, чем можете сделать), либо неправильно расставляете приоритеты (то, что важно, не является таким уж важным, или таким уж срочным), либо много ленитесь и не делаете дела, пока не припрет. Либо все вместе.

Что делать? Еще раз посмотреть на эти задачи, и еще раз, только уже по-другому, расставить приоритеты.

Реально ли сделать все эти задачи в указанный срок? Если нет, то за что нужно взяться вначале, а что можно отложить?
Что еще можно сделать, чтобы задачи выполнились как можно быстрее?
Что вы теперь можете начать делать по-другому, чтобы в следующий раз получить другой результат?

Вариант 3. Очевидно, что задач слишком много, я не успею за такой срок

Здорово, что вы это осознали! Теперь вы можете начать что-то менять, чтобы в следующий раз ваша матрица выглядела по-другому.

Что делать конкретно сейчас?

  • пересмотреть приоритеты и взяться за то, что действительно важно;
  • делегировать то, что можно;
  • перенести то, что менее срочно, на следующий отрезок времени;
  • пересмотреть то, как к вам поступают задачи, и в будущем не брать на себя слишком много, исходить из своих реальных потребностей;
  • свой вариант (напишите в комментариях).

Вариант 4. Задачи распределены более-менее равномерно

Для кого-то это – свидетельство, что он развивается гармонично. Для кого-то это свидетельство, что в его жизни не расставлены приоритеты и в результате много задач везде. Если это ваш вариант, то я хочу спросить: про что это для вас? Что это у вас означает?

Ответ для каждого будет своим.

Вариант 5. Приоритет задач определяется их темой

Например, рабочие задачи более важны, чем личные/семейные. Если вы наблюдаете похожее, то я хочу вас спросить: про что это для вас? Что вы желаете с этим сделать?

Вариант 6. Нет задач в середине

Это говорит о том, что вы продолжаете оценивать задачи эмоциональным мозгом, деля на черное и белое. Либо важно, либо не важно. Либо срочно, либо не срочно. Середины, как видите, нет.

А как если бы на шкале были не только цифры 1 и 10, но и другие цифры, то как бы вы по-другому расставили задачи по матрице?

Практика показывает, что те задачи, которые находятся в середине, обычно относятся к балансу твоей жизни. А “крайние” задачи в любом виде вызывают стресс.

А теперь – сюрприз!

Я, как коуч, прекрасно понимаю, что у вас может быть все по-другому. Поэтому я не прошу вас верить мне на слово. Как раз наоборот, я прошу поисследовать себя и написать свои выводы! Мои рекомендации – это не более чем информация к размышлению из серии “а вот у некоторых людей так”.

Но как у вас – знаете только вы.

Те, кто сделал это упражнение и нашел что-то для себя новое и интересное, поделитесь в комментариях выводами.

А кто обнаружил много сюрпризов и понял, что работать тут надо много и, наверное, многое менять, записывайтесь ко мне на коуч-программу по тайм-менеджменту:

Людмила Прима
коуч личных достижений

Тайм-менеджмент. Практикум. Часть 2: как все успеть?

Итак, в предыдущей статье мы исследовали нашу систему управления временем – как мы оцениваем задачи в нашей жизни, по каким приоритетам? Как сейчас выглядит ваш личный тайм-менеджмент?

Если вы выполнили упражнения, то у вас на руках должна оказаться заполненная матрица.

Теперь рассмотрим каждый квадрат матрицы отдельно.

Важное срочное

Это те задачи, где ты здесь и сейчас. То, чем ты обычно занимаешься. Ты не всегда хочешь делать эти задачи, но в них есть энергия, которая помогает прийти к результату. Можно воспринимать эту энергию как стресс, но в хорошем смысле – как нечто, что нас мотивирует и собирает перед прыжком.

Читать еще:  Смм менеджер спб

В крайних случаях этот квадрат ассоциируется с “пожар, горит, дедлайн, надо сделать вчера. ”. Это происходит тогда, когда по каким-то причинам срок выполнения был упущен или уже конкретно поджимает. Фрилансеры и рекламщики называют это “пришел дед Лайн”.

Именно этими делами нужно заниматься в первую очередь. Но нужно также реально оценивать свои силы.

Срочное неважное

Второе название квадрата – “Чужие цели”.

  • из серии “не хочется, но надо”;
  • рабочая текучка;
  • связанные с целями других людей (задача, не относящаяся прямо к тебе, но которую ты по каким-то причинам делаешь).

Часто при выполнении этих задач есть ощущение, что тебя как будто выдрали из собственного потока, прервали какой-то процесс. Так и есть: задачи этого квадрата не приближают нас к нашему желаемому будущему, а только мешают. К сожалению, жизнь продолжает с нами случаться, и такие задачи все равно будут нам попадаться.

Прокрастинация чаще всего возникает как раз при невыполнении этих задач. Мы не хотим это делать и всячески саботируем. Это объяснимо: оно же нам НЕВАЖНО! И никак к нам лично не относится.

Этот квадрат рекомендуется “чистить” (выкидывать то, что можно выкинуть) или, по крайней мере, сократить время, уделяемое этим задачам.

  • по максимуму делегировать то, что можно делегировать;
  • пересмотреть приоритет срочности и отложить то, что можно отложить (часто мы переоцениваем срочность);
  • выделять меньше времени на выполнение именно этих дел;
  • свой вариант (поделитесь в комментариях).

И не надо говорить, что это невозможно. Возможно все.

Однажды мне дали спорный, на первый взгляд, совет по тайм-менеджменту: выделяй время на рабочую текучку каждый день не больше часа. Час прошел, все, до свидания, все остальное переносится на завтра.

Честно скажу, у меня так и не получилось выделять час, чаще полтора или два, но это все равно намного лучше, чем когда я уделяла текучке полдня. А еще меня это научило, что, если задача действительно срочная, она так или иначе тебя найдет. Если же на нее можно забить болт – не такая уж она и срочная. По-любому, солнце на голову не упадет.

Важное несрочное

Это мой самый любимый квадрат.

Это стратегия. Наша мудрость. То, чем на самом деле нужно заниматься, а мы не занимаемся. Наши долги – самим себе. Потому что чаще всего эти задачи мы не делаем. Они же вроде как несрочные:)

Задачи из этого квадрата делятся на 2 типа: имеющие определенный срок и не имеющие. Первые со временем перекочевывают в квадрат важного и срочного (когда уже нельзя откладывать), вторые продолжают висеть и не выполняться.

Это задачи, так или иначе связанные с нашим предназначением. Для тех из вас, кто только начинает искать то самое дело, которое зажигает – присмотритесь к этим делам.

Это задачи, которые строят наше будущее – такое, каким мы его хотим видеть.

Несрочное неважное

Еще его называют “Лишние вещи”.

В этот квадрат попадают дела:

  • приносящие эмоции и удовольствие;
  • любые пожиратели времени;
  • связанные с рутиной, обычной повседневной жизнью;
  • относящиеся к кому-то другому, не тебе.

Я бы могла сказать, что в идеале этот квадрат должен быть пуст, но это не совсем так. Здесь следует оставить задачи, выполнение или невыполнение которых повлечет за собой какие-то последствия. Например, вымыть пол на кухне – это и неважно, и вроде как несрочно. Но когда-то все равно это делать придется, и чем позже, чем труднее. А вот не посмотреть серию любимого сериала перед сном никаких последствий не повлечет.

Этот квадрат тоже рекомендуется “чистить”, даже если по времени ты успеваешь сделать все. Потому что, пока задача в твоей голове (твоей матрице), ты продолжаешь про нее думать, а это съедает твою энергию. Энергию же лучше поберечь для квадрата важного и несрочного.

Но, как правило, из этого квадрата задачи выкидываются легко – они же неважны.

Однако бывает так, что задача, вроде бы, и несрочная, и совсем неважная, но ее прямо не хочется выкидывать. Тогда присмотрись к ней повнимательнее. Действительно ли она неважна? Например, читать ленту Фейсбука может показаться несрочным неважным, но если ты так перезагружаешься на работе, может быть, она важна?

Также господа трудоголики в этот квадрат запихивают дела, связанные с отдыхом, потому что отдых кажется им неважным. Они не умеют отдыхать и отдых кажется им непозволительной роскошью. С этим коучи справляются с помощью другого инструмента, но об этом в другой раз:)

Тенденции расставления приоритетов

Я не сомневаюсь, что лично у вас будет уникальный неповторимый случай:) Я приведу несколько примеров типичных картинок матрицы – просто как информацию к размышлению.

Вариант 1. Больше всего задач в срочном и неважном

Увы, но это самый распространенный случай. Чаще всего это говорит о том, что вы – та самая белка в колесе, берете на себя задачи, не задумываясь.

Между тем, в грамотном управлении временем задачи не берутся из воздуха. Они поступают к нам, когда мы добровольно и осознанно решили их выполнить.

Кроме того, поскольку этот квадрат принадлежит чужим задачам, то подумайте, как так случилось, что большая часть вашего времени уделяется задачам, важным кому-то другому? И что вы теперь можете начать делать по-другому?

Вариант 2. Слишком много одновременно важного и срочного

Это говорит о том, что вы либо слишком много на себя берете (больше, чем можете сделать), либо неправильно расставляете приоритеты (то, что важно, не является таким уж важным, или таким уж срочным), либо много ленитесь и не делаете дела, пока не припрет. Либо все вместе.

Что делать? Еще раз посмотреть на эти задачи, и еще раз, только уже по-другому, расставить приоритеты.

Реально ли сделать все эти задачи в указанный срок? Если нет, то за что нужно взяться вначале, а что можно отложить?
Что еще можно сделать, чтобы задачи выполнились как можно быстрее?
Что вы теперь можете начать делать по-другому, чтобы в следующий раз получить другой результат?

Вариант 3. Очевидно, что задач слишком много, я не успею за такой срок

Здорово, что вы это осознали! Теперь вы можете начать что-то менять, чтобы в следующий раз ваша матрица выглядела по-другому.

Что делать конкретно сейчас?

  • пересмотреть приоритеты и взяться за то, что действительно важно;
  • делегировать то, что можно;
  • перенести то, что менее срочно, на следующий отрезок времени;
  • пересмотреть то, как к вам поступают задачи, и в будущем не брать на себя слишком много, исходить из своих реальных потребностей;
  • свой вариант (напишите в комментариях).

Вариант 4. Задачи распределены более-менее равномерно

Для кого-то это – свидетельство, что он развивается гармонично. Для кого-то это свидетельство, что в его жизни не расставлены приоритеты и в результате много задач везде. Если это ваш вариант, то я хочу спросить: про что это для вас? Что это у вас означает?

Ответ для каждого будет своим.

Вариант 5. Приоритет задач определяется их темой

Например, рабочие задачи более важны, чем личные/семейные. Если вы наблюдаете похожее, то я хочу вас спросить: про что это для вас? Что вы желаете с этим сделать?

Вариант 6. Нет задач в середине

Это говорит о том, что вы продолжаете оценивать задачи эмоциональным мозгом, деля на черное и белое. Либо важно, либо не важно. Либо срочно, либо не срочно. Середины, как видите, нет.

А как если бы на шкале были не только цифры 1 и 10, но и другие цифры, то как бы вы по-другому расставили задачи по матрице?

Практика показывает, что те задачи, которые находятся в середине, обычно относятся к балансу твоей жизни. А “крайние” задачи в любом виде вызывают стресс.

А теперь – сюрприз!

Я, как коуч, прекрасно понимаю, что у вас может быть все по-другому. Поэтому я не прошу вас верить мне на слово. Как раз наоборот, я прошу поисследовать себя и написать свои выводы! Мои рекомендации – это не более чем информация к размышлению из серии “а вот у некоторых людей так”.

Но как у вас – знаете только вы.

Те, кто сделал это упражнение и нашел что-то для себя новое и интересное, поделитесь в комментариях выводами.

А кто обнаружил много сюрпризов и понял, что работать тут надо много и, наверное, многое менять, записывайтесь ко мне на коуч-программу по тайм-менеджменту:

Людмила Прима
коуч личных достижений

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector