Web-studio46.ru

Обучение и образование
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Составляющие тайм менеджмента

Урок 15. Составляющие тайм-менеджмента

Явление тайм-менеджмент опирается на четыре основных структурных элемента:

  • Целеполагание и понимание принципов постановки целей;
  • Корректное определение приоритетов;
  • Знание инструментов планирования;
  • Выработка навыка планирования времени.

1. Целеполагание

Говоря о постановке целей, обязательно надо помнить то, что цель должна соответствовать критерию SMART: быть конкретной (specific), измеримой (measurable), согласованной (agreed), достижимой (realistic) и быть обозримой во времени (timed).

В том случае, если один из критериев SMART не является характеристикой поставленной цели, то целеполагание становится затруднительным, а цель превращается в набор пожеланий.

При постановке целей будьте последовательны и осуществляйте сначала цели на ближайшее время.

Не стремитесь сразу поставить глобальные и долгосрочные цели. Ставьте цели тактические: например, поставьте четыре главные цели на текущий год. Не забывайте о них, пусть они будут располагаться все время поблизости, чтобы вы о них не забыли — стремитесь ежедневно делать небольшой шаг в направлении их достижения.

Постановка целей — это возможность структурировать свою деятельность, способ достичь успеха.

  • 2. Определение приоритетов

Естественно желание большинства людей получить от жизни многого. Желательно — всё и сразу. И при попытке получить все одновременно складываются ситуации, когда человек не одолев ни одной из поставленных целей, бросает всё и плывет по течению.

Выполнение множества задач одновременно — непосильная работа. А попытки охватить неохватываемое приводят к краху и отчаянию.

Тайм-менеджмент представляет собой набор инструментов, с помощью которых возможно определить необходимость выполнения той или иной процедуры в текущую единицу времени. Тайм-менеджмент позволяет расставить ПРИОРИТЕТЫ.

Именно при правильном определении первоочередных и второстепенных задач в жизни и работе возможно эффективное управление временем. Тайм-менеджмент позволяет делать это правильно и быстро, что крайне важно при выработке навыка организации времени.

Не могу ответить за вас, но, вполне вероятно, что вы в своей профессиональной деятельности обращали внимание на тот факт, что какие-то дела, как оказывается, можно было и не делать. Какие-то могли бы занять у вас куда меньше времени, при том же эффекте. И лишь небольшая всего того, что вы предпринимали, действительно было важным: от этого зависело ваше будущее и настоящее.

Но что было бы, если бы вы прежде подумали о важности каждого из пунктов? Насколько могло бы сократиться количество количество усилий, которые вы потратили? Сколько бы времени вы могли сэкономить, отложив или вовсе не сделав то, что важным не было?

Если вы любите себя, если не желаете провести все время в метаниях между тем, что не несет никакой пользы — стремитесь определять ВАЖНЫЕ ДЕЛА из всего потока указаний и просьб, которые поступают к вам ежедневно.

Отсеяв второстепенное — вы подарите себе свободное время.

  • 3. Знание инструментов планирования.

Инструментарий. который применяется в тайм-менеджменте для организации своей деятельности огромен. Есть множество методик, которые вы сможете использовать. Основной положительный момент этого многообразия — возможность подобрать тот, который подойдет именно вам.

Можете запоминать — запоминайте; любите записывать в ежедневник общие моменты вашего дня — записывайте! Вам удобнее, когда каждое из ваших сегодняшних дел четко прописано по времени и месту — прекрасно! Самое главное, чтобы вы осознавали текущий статус исполнения важных, ключевых дел и понимали каковы на данный момент резервы времени.

Чувство времени — один из важнейших инструментов эффективного тайм-менеджмента.

По сути, чувство времени — внутренний таймер, который вы можете выставить на определенное время. Чувство времени должно напомнить вам в необходимый момент о том, что настало время начинать или завершать ту или иную задачу.

Используя эти “внутренние часы” эффективно, вы сможете правильно спланировать день, определить количество работы, которую сможете выполнить.

Чувство времени заключается в четком определении границ того или иного события: “мне потребуется 20 минут”.

Этот навык — чувствовать, сколько необходимо времени — возможно развить при помощи простого упражнения под названием “калибровка”. В его основе лежит самоконтроль: начиная какое-либо дело, самостоятельно задайте время, которое, по-вашему, уйдет на его осуществление. При завершении начатого — сверьтесь с вашим прогнозом: верно ли вы предсказали интервал? Частое использование этого упражнения позволит вам понимать затраты времени, которые необходимы для тех или иных процедур.

Когда чувство времени реализуется в навык, вы увидите, насколько лучще стало давться вам планирование вашего дня.

Привычки, или навыки, доведенные до автоматизма, являются показателем того, что теоретические выкладки и методики тайм-менеджмент достигли необходимой цели: вы используете их в своей жизни неосознанно. Вы начинаете больше успевать и меньше уставать.

Именно выработка привычки у человека управлять своим временем и является основной целью тайм-менеджмента.

Именно тому, как реализовать теоретические выкладки на практике и пойдет речь в данной рубрике в дальнейшем.

7 главных принципов тайм-менеджмента

А теперь перейдём к практике и выясним, как правильно управлять временем, с чего начать контроль и планирование своих действий, какие трудности обычно возникают на этом пути и как их преодолеть.

Принцип 1. Планируйте свои действия

Планирование дел на ближайший день (или ближайшую неделю) имеет практическое значение в любой работе. Неважно, сидите ли вы в офисе, стоите у конвейера, подрабатываете курьером в свободное от учёбы время – чёткий план действий всегда принесёт реальную пользу в виде повышения результативности (личной и профессиональной).

Даже если ваши действия строго регламентированы должностной инструкцией, всегда нужно иметь заранее составленный план – это поможет справляться с работой более эффективно и оперативно.

Помните, что все успешные люди планируют свою жизнь.

Запомните несколько важнейших аксиом тайм-менеджмента :

  • Фиксируйте цели письменно. Если на бумаге (или в электронном ежедневнике) не обозначена ваша цель, значит, её не существует.
  • Планируйте свой день. Заранее составленный список заданий и действий увеличивает продуктивность любого вида деятельности на 25%.
  • Дробите большие задачи. Объемные по времени выполнения дела нужно всегда разделять на несколько мелких подзадач – не хватайтесь за масштабный проект, не продумав заранее последовательность действий.

Необходимо, чтобы планирование стало вашей второй натурой: возьмите за правило составлять план действий на завтрашний день перед сном. Утром на работе вы уже будете точно знать, с чего начинать, чем продолжить и как закончить.

Всегда оставляйте определенный резерв времени на «форс-мажор» — непредвиденные обстоятельства.

Помните, что те несколько минут, что вы затратите на составление плана, с лихвой окупятся в будущем: результаты грамотного планирования вы оцените уже на первой неделе внедрения в жизнь.

Принцип 2. Формулируйте желаемый результат в конкретные цели и задачи

Стратегическое и эффективное планирование невозможно без грамотного целеполагания. Если говорить более простым языком, вы должны уметь четко формулировать основную цель и уметь разбивать её на более конкретные и локальные задачи.

В теории менеджмента этот навык именуется «декомпозиция целей» . Основной способ воплотить данное понятие на практике – это переход от общего к частному.

Пример
Вы работаете маркетологом в коммерческой фирме и ваша главная цель – поднять продажи в текущем сезоне на 30%.
Внедрение данной цели можно разбить на несколько подзадач: увеличить продажи в конкретной торговой точке путем проведения рекламных акций, пересмотреть вопрос ценообразования на некоторые позиции, скорректировать цены, провести масштабную рекламную кампанию в интернете и в СМИ.

Существует профессиональный инструмент (или принцип) для формулировки и постановки локальных задач в тайм-менеджменте и целеполагании.

Он называется принцип SMART .

Согласно данному принципу цель должна быть :

  • конкретной (Specific);
  • измеримой (Measurable);
  • достижимой за определенный период (Attainable);
  • актуальной или истинной – необходимо заранее понять, действительно ли данная задача поможет в достижении цели (Relevant);
  • ограниченной во времени (Time-bound).

Основной критерий полезности и эффективности локальной задачи – её конкретность. Начиная движение к крупной цели с выполнения последовательных задач, вы значительно сокращаете время выполнения работы.

Последовательность и сосредоточенность на конкретных пунктах – залог будущего успеха.

Даже самые великие творцы не создавали свои произведения сразу целиком – сначала они составляли план, а затем выполняли его по пунктам. Один из секретов успешного управления временем – в умении сосредоточиться на текущих задачах, не теряя общего направления.

Принцип 3. Фиксируйте ваш план действий

О необходимости обязательно фиксировать план действий уже было сказано выше. Здесь же рассмотрим, каким образом это лучше всего сделать. Существует несколько рабочих и действенных инструментов, позволяющих сделать свои планы и задачи более наглядными и конкретными.

Один из таких методов называется «Диаграмма Ганта» . Объясню, как это выглядит на практике.

Пример
Допустим, ваша цель – построить дом. Для начала следует разбить задачу на несколько этапов: расчистить площадку, вырыть и заложить фундамент, провести надземные работы, выполнить отделку помещений, провести коммуникации и заняться благоустройством.

В диаграмме Гранта указываются все задачи текущего масштабного проекта вместе со сроками их осуществления, продолжительностью во времени и очередности выполнения.Однотипные задачи можно группировать в один пункт, а более объёмные дела целесообразно разбивать на несколько последовательных задач.

Наглядное составление плана экономит не только ваше время, но и позволяет другим сотрудникам, участвующим в проекте, быстро уяснить положение дел и включиться в работу с нужного этапа.

Принцип 4. Расставляйте приоритеты

Своевременно и чётко определить главную цель – это необходимо и правильно. Но главная задача – это двигаться к достижению данной цели, последовательно выполняя текущие задачи разной степени трудности.

Для расстановки приоритетов в ежедневном планировании подойдет простой способ, который называется «Способ АБВГД» .

Способ АБВГД (ABCD)
«А» – это самое важное дело текущего дня, «Б» – менее важное, «В» – задача средней значимости и т.д.

Первое в списке дело следует выполнять первым. Обычно эта задача самая трудоёмкая и сложная. Иногда человек испытывает страх или ленится начинать день с главной задачи, но секрет в том, что именно от её выполнения зависит эффективность вашей текущей деятельности.

Специалист по практическому тайм-менеджменту Брайан Трейси советует решать данный вопрос жестко и однозначно. Его метод называется: «съесть лягушку на завтрак». «Лягушка» — это самое сложное и неприятное дело текущего дня. Вы постоянно переносите его на «послеобеда», на вечер, а то и на завтра.

Но суть в том, что тем самым создаётся постоянное эмоциональное напряжение, которое мешает вам продуктивно выполнять все остальные дела. Трейси говорит, что начинать день следует с самого трудного, тогда все остальные дела будут выполнятся практически сами собой.

Логическим продолжением метода Брайна Трейси здесь является закон или принцип Парето.

Закон Парето
20% наших усилий приносит нам 80% результатов, а остальные 80% наших усилий — лишь 20% результатов.

Таким образом наша задача — выявить эти 20% наших самых эффективных действий и сконцентрироваться именно на них.

Ещё один инструмент для эффективной расстановки приоритетов называется «Матрица Эйзенхауэра» . Политический и военный деятель, президент США Дуйат Эйзенхауэр был человеком практичным и весьма успешным.

Он придумал разделять все текущие дела на 4 категории :

  • срочные и важные;
  • важные, но не срочные;
  • срочные, но не очень важные;
  • неважные и несрочные.

Первая категория : срочные и важные — это первостепенные задачи следует выполнять обязательно сегодня и сейчас: их откладывание обязательно создаст ненужные трудности в будущем. Поручать их подчиненным не стоит – это нужно делать самому и немедленно.

По-другому этот сектор матрицы называют «Сектором пожара», находиться в котором долго чревато неблагоприятными последствиями, прежде всего для собственного здоровья.

Вторая категория : важные дела, не являющиеся срочными. Внимание, вот оно — ваше место силы!

Мой секрет тайм-менеджмента — находиться в секторе « Важные — Не срочные » .

Это самый эффективный сектор матрицы. Здесь вы спокойны, здесь вы планируете, обдумываете, действуете грамотно и взвешенно, здесь вы занимаетесь по настоящему важным.

Совет
Не допускайте перетекания важных дел в сектор срочных!

Третья категория : срочные и не очень важные дела – они могут отнять много времени, если заниматься ими с самого утра и лично. Именно такие задачи можно перепоручать подчиненным.

Дела из 4-ой категории (несрочное и неважное) можно смело вычеркивать из ежедневного списка.

Можно ежедневно составлять примерно такую таблицу, основанную на «Матрице Эйзенхауэра».

№ДелаСрочные делаНесрочные дела 1Важные делаРазрешение кризисных ситуаций, главные проектыПланирование новых задач, налаживание отношений2Неважные делаДеловые телефонные звонки, письма, совещанияРутинная механическая работа, пожиратели времени

Не поленитесь, и внедрите эту простую таблицу в свою систему планирования дня.

Принцип 5. Фокусируйтесь на главном

Я уже говорил, как важно достигать поставленных целей, в этом пункте расскажу о том, как делать это максимально эффективно.

Умение фокусироваться на главном, не отвлекаясь на постороннее, — важнейший практический навык, овладев которым, вы решите самые приоритетные задачи продуктивного тайм-менеджмента.

Время – не восполняемый ресурс, и самый ценный из всех существующих. Мы можем потратить 10 000 рублей и снова их заработать, но вернуть обратно прожитую секунду мы не в состоянии.

Мы также не способны продлить сутки до 25 часов, но можем освободить собственное пространство для тех занятий, которые нам действительно важны.

Чтобы второстепенные дела не сказывались на вашей личной результативности, необходимо овладеть конкретными техниками управления времени.

Одна из самых действенных техник высвобождения времени – делегирование. Точнее будет сказать, делегирование — это составляющая классического менеджмента.

Делегирование – это способ поручить часть наших дел другим людям.

Самые элементарные примеры: свою машину можно помыть не самостоятельно, а отдать в автомойку, или еще: потекший кран в ванной можно починить самостоятельно или вызвать профессионального сантехника.

Запомните
Любые задачи, которые целесообразнее (с точки зрения финансов и затрат времени) предоставить другим, нужно предоставлять другим.
Чем выше стоимость вашего личного времени, тем больше второстепенных и не слишком важных задач можно делегировать.

Менее важные дела можно выполнять в «не-ресурсное время».

Речь идет о той части дня, когда вы находитесь уже не на пике своих умственных и физических сил, например, в конце дня, когда есть усталость.

Также, к примеру, находясь в транспорте или в очереди, можно совмещать ожидание с обучением – прослушивать аудиокниги по профессиональному мастерству или развитию одного из навыков личной эффективности.

Ещё один важный навык для реальной экономии времени: умение говорить «нет».

Не подумайте, что отказывать нужно всем без разбора.

Умение сказать «нет» относится в первую очередь к тем людям и делам, которые лишают вас ваших энергетических и временнЫх ресурсов не давая ничего взамен.

Говорите «нет» болтливой соседке или сотруднице, чтению бульварной прессы, интернет-серфингу по соцсетям и развлекательным ресурсам, просмотру ТВ.

Помните, что даже небольшой незапланированный перерыв, когда кто-то или что-то вас отвлекло от дела, может стать причиной срыва планов.

Принцип 6. Анализируйте свой опыт и создавайте свои правила тайм-менеджмента

Периодически стоит оглядываться назад и делать прагматичные выводы из своего опыта управления временем. Изучайте свои ошибки и обязательно принимайте меры по их исправлению.

Обязательно анализируйте ситуации, в которых вы особенно интенсивно теряли личные ресурсы.

Всегда следует оставаться осознанными и со стороны смотреть, что именно происходит с вашей жизнью — в каком направлении и с какой скоростью она движется.

Если вы почувствовали, что утратили контроль и слишком углубились в решение задачи, не думая о затратах времени, самое время остановиться, сделать перерыв и попытаться оптимизировать собственные действия.

В конце концов, создавайте свои правила по управлению временем, свои фишки. Вся ваша жизнь, ваша деятельность — уникальна.

Принцип 7. Планируйте отдых

В погоне за успехом и личной результативностью никогда не пренебрегайте отдыхом, я скажу более того — планируйте отдых, также как и ваши бизнес-задачи! Для управления временем полноценный отдых – важнейший элемент успеха.

Пример из жизни Радислава Гандапаса
Известный российский бизнес-тренер и оратор Радислав Гандапас, как он рассказывал на одном из своих тренингов, планирует в своем рабочем расписании дни на посещение гольф-клуба. Это важное хобби в его жизни.
Эти дни он выделяет красным как мероприятия высшей степени важности, которые не подлежат переносу.
В противном случае, говорит Радислав, ему не удается поиграть в гольф в принципе, так как всегда находятся дела поважнее.

Оставаться на пике своих психофизиологических возможностей можно только с помощью регулярного восстановления сил.

Нельзя экономить на сне, собственных выходных и общении с близкими – это такие же важные факторы эффективного тайм-менеджмента, как планирование и постановка целей.

Как все успеть: 6 методик тайм-менеджмента

Иногда нам всем жизненно необходим двадцать пятый час в сутках, чтобы закончить горящий проект или выучить все билеты в ночь перед экзаменом. Дополнительное время мы вам не подарим. Зато поделимся шестью методиками тайм-менеджмента, которые помогут правильно организовать свое время. А в конце статьи вы найдете пять книг об управлении временем и пять приложений для планирования.

Метод помидора

Когда использовать: когда нужно выполнять рутинную работу, требующую много времени. Например, готовиться к экзамену, писать отчет или делать уборку.

В чем суть метода: возьмите таймер, засеките его на 25 минут и работайте, не отвлекаясь ни на что. После одного «помидора» сделайте пятиминутный перерыв, а после четырех отвлекитесь от задачи на полчаса. Метод разработал студент Франческо Чирилло, когда готовился к сессии. Название появилось потому, что он засекал время на кухонном таймере в форме помидора.

Почему это работает: мозг может запоминать информацию и активно работать в течение 30 минут, а потом устает. Небольшие перерывы дают ему перезагрузиться и снова быть на пике продуктивности.

Метод лягушки

Когда использовать: метод подходит для выполнения неприятных задач, которыми вам совсем не хочется заниматься.

В чем суть метода: начинайте каждое утром с какого-то задания (лягушки), которое вы давно откладывали. Съели лягушку — и можете спокойно заниматься более приятными и интересными делами. Распределите по неприятной задаче на каждый день недели, чтобы они не копились, а решались по мере поступления.

Почему это работает: с утра у людей больше силы воли, чем вечером. А еще после завтрака лягушкой вы получите чувство свободы и высокую мотивацию на весь день.

Метод слона

Когда использовать: слон — это объемная работа. Чтобы его съесть, нужно сделать из него стейки. Другими словами, разделите большую задачу на пункты, внесите их в ежедневный план и постепенно выполняйте. Так вы сможете управлять своим временем.

В чем суть метода: слон — это объемная работа. Чтобы его съесть, нужно сделать из него стейки. Другими словами, разделите большую задачу на пункты, внесите их в ежедневный план и постепенно выполняйте.

Почему это работает: большой проект вызывает ступор, и вы не знаете, с чего начать. А перед четко расписанным планом страх исчезает.

Метод швейцарского сыра

Когда использовать: когда нужно раскачаться, чтобы приступить к выполнению большой задачи.

В чем суть метода: методика работает так же, как со слоном, но вместо последовательного выполнения плана вы просто выбираете из большого проекта те задачи, которые вам нравятся, и решаете их в первую очередь. Таким образом, вы делаете в сыре дырки и уменьшаете его объем.

Почему это работает: задачи, которые вам интересны, завершаются быстрее и успешнее. Вы легко вычеркнете их из плана, и весь проект начнет вызывать приятные ассоциации. А еще, начав с несложных дел, вы сможете быстрее втянуться в процесс и оказаться в состоянии потока.

Метод резиновой уточки

Когда использовать: когда работаете над задачей, требующей свежего взгляда и креативности.

В чем суть метода: если вы зашли тупик, пообщайтесь с резиновой уточкой. Подробно объясните ей суть задачи, расскажите, что вы уже сделали и с какой проблемой столкнулись. Разговаривайте так, будто объясняете задачу новичку. Не стесняйтесь.

Почему это работает: иногда бывает, что вы зацикливаетесь и начинаете смотреть на проблему однобоко. Мозг не может прийти к решению, потому что идет по кругу, прогоняя одни и те же сценарии выхода из ситуации. Проговорив проблему вслух, вы, скорее всего, придете к неожиданному и простому решению. Вспомните, как это бывает, когда спрашиваете у друга совет: пока описываете вопрос, решение само приходит в голову.

Матрица Эйзенхауэра

Когда использовать: матрица пригодится при планировании дня, недели или года. Лучше всего составить ее перед тем, как приступите к задачам. Так вам будет понятно, с чего стоит начать, а что не так важно.

В чем суть метода: распределите свои задачи внутри четырех квадратов матрицы, отталкиваясь от их срочности и важности:

  • Квадрат A — срочно и важно. Впишите сюда неотложные дела и горящие проекты.
  • Квадрат B — важно, но не срочно. Здесь основная часть работы, слоны, долгосрочные проекты. При неправильном планировании эти таски попадают в квадрат А и начинают гореть.
  • Квадрат C — неважно, но срочно. Это задачи, которые не принесут вам особой пользы, но выполнить их все равно надо. Например, заказ воды для кулера. Такие дела лучше всего делегировать.
  • Квадрат D — неважно и не срочно. Обычно в этом квадрате лежит то, чем мы занимаемся во время прокрастинации: проверка соцсетей или просмотр видео на YouTube. Вместо этого запланируйте полноценные перерывы, чтобы качественно отдохнуть и вернуться к работе с новыми силами.

Почему это работает: матрица распределяет задачи по приоритетам и помогает понять, что нужно сделать как можно скорее, а чем вообще можно не заниматься. Такой подход поможет не тратить время впустую.

Тратим время с пользой

Собрали пять книг по методикам и техникам тайм-менеджмента. После них у вас не пройдет даром ни минуты:

  • «Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управление своей жизнью» Джулии Моргенстерн. Эта книга о повышении личной эффективности и о том, как планировать время, чтобы достигать целей.
  • «Оставьте брезгливость: Сначала съешьте лягушку» Брайана Трейси. Книга о методах организации работы и приоритизации задач.
  • «Искусство успевать» Алана Лэйкина. Автор учит рационально использовать время, чтобы никуда не спешить.
  • «Научите себя думать» Тони Бьюзена. В книге описаны подходы, которые позволяют лучше запоминать новый материал, развивать творческие способности и навыки скорочтения.
  • «7 навыков высокоэффективных людей» Стивена Кови. Книга о системном подходе к определению жизненных целей.

А еще нашли пять приложений, помогающих правильно распределять время между задачами:

  • Fabulous: Motivate Me! Relax, Meditate, Sleep. Приложение поможет составить распорядок дня и напомнит о каждом задании — от чистки зубов до завершения важного проекта.
  • TimeTune. Удобный планер, в котором можно составить расписание для себя и подчиненных.
  • Evernote. В этом приложении можно составлять планы. Оно позволяет организовывать важную информацию: составлять заметки, сохранять фото и аудиозаписи.
  • Хаос-контроль. Органайзер помогает выбрать приоритетные цели и расписать план их достижения.
  • Mindly. В этом приложении можно составить майндмап, разделив задачи по матрице Эйзенхауэра или удобному вам принципу.

Получите карьерную поддержку

Если вы не знаете, с чего начать карьеру, зашли в тупик или считаете, что совершили какие-то ошибки, спросите совета у специалистов. Заполните заявку и консультанты Changellenge >> окажут вам помощь. Это отличный шанс вместе экспертом проработать проблемные вопросы и составить карьерный план.

Подписаться на карьерную рассылку

Подписывайтесь на рассылку и получайте карьерные советы — от выбора индустрии и компании до лайфхаков по самоорганизации и развитию коммуникативных навыков.

Ваш распорядок дня — ключ к вашему успеху

Ключ к вашему успеху — грамотно составленные расписание и правила внутреннего распорядка. Причем это касается не только рабочего пространства, но и вашей частной жизни. Брать статью за истину в первой инстанции не стоит, однако прислушаться к нашим рекомендациям все-таки лишним не будет: всё проверено на себе.

Составляем распорядок дня: незыблемые правила

Итак, с чего начинается порядок в вашем дне? Конечно, со структуры и понимания всех грядущих дел. Потратьте несколько минут на планирование — неотъемлемую часть создания списка дел. Опирайтесь в этом непростом предприятии на несколько следующих правил:

  1. При составлении списка дел учитывайте правило “Лягушки”. Лягушка — это дело, которое вам не хочется выполнять, но очень надо. Так вот эту задачу ставьте в самое начало вашего дня — начинайте именно с нее. Тогда в течение следующих рабочих часов вы сможете больше времени уделять на креативные задания, и ничего не будет висеть над душой.
  2. Составлению списка дел следует уделять по 5 минут утром и вечером. Проснулись, выпили кофе и открыли ежедневник — так выглядит утро продуктивного человека. Запишите по часам все свои дела на день грядущий, а затем спокойно начинайте следовать плану. То же самое перед сном — распланируйте весь завтрашний вечер, а с утра внесите правки в зависимости от положения вещей.
  3. Не более 4 важных дел в день! И это далеко не последнее ограничение для ваших результатов.
  4. На каждое важное дело выделяйте не более часа. Если длительность задачи прогнозируется свыше 1 часа, то следует ее разбить на подзадачи — более мелкие дела, приводящие к достижению главной цели. И опять же: не более 1 часа на каждую задачу!
  5. Оставляйте дополнительные 15 минут на каждую задачу на случай, если выбьетесь из графика. Где-то эти 15 минут будут использованы, а где-то — не пригодятся. В итоге получится временной баланс, к чему каждый из нас так стремится.

С этих правил и начинается наш мануал о том, как правильно составить распорядок дня. Но что еще помимо планирования нам пригодится?

Основы тайм менеджмента для вашего дня

Испугались этого слова? Спокойно! Тайм менеджмент — это не волк, однако схожесть со зверем все-таки имеется: он беспощаден, ведь это контроль за главным нашим ресурсом по жизни — временем.

В крупных компаниях недавно начали создавать позиции тайм-менеджеров, которые занимаются оптимизацией рабочего времени сотрудников. Теперь понимаете, зачем нам это нужно? При помощи управления временем вы не только научитесь грамотно планировать, но и использовать свое свободное время.

Правило 1. Концентрируйтесь на одной конкретной задаче. Не позволяйте никому и ничему вас отвлекать от того дела, над которым трудитесь в данный момент.

Правило 2. Вы уже знаете, как правильно составить распорядок дня. Теперь дело за работой! Строго следуйте вашему плану.

Правило 3. Время составить некие правила внутреннего распорядка вашей жизни. Это может касаться и работы и личной жизни — это неважно, главное следовать им безукоризненно.

Правило 4. Подберите технику тайм менеджмента под себя. Эксперты сформулировали несколько очень интересных и рабочих гипотез, которые помогут вам в решении задач. Сейчас коротко расскажу о некоторых из них, и как только вы отыщите подходящую для себя (ориентируйтесь на продуктивность) — вносите ее в свои правила.

Методы тайм менеджмента: ищем подходящий

Перечислить и рассказать даже кратко о каждой из существующих методик — занятие пустое. Я обозначу самые популярные и, на мой взгляд, эффективные из них, но решать только вам. Итак, какой же метод выбрать для того, чтобы составить правила вашего внутреннего распорядка?

  1. Pomodoro: техника, которая поможет вам сконцентрироваться на конкретном деле. Чередуйте периоды в 25 и 5 минут, где 25 — это рабочее время, а 5 минут — короткий отдых. Затем вас ждет большая пауза длиной в 15 минут.
  2. GTD: в переводе на русский язык метод направлен на приведение ваших дел в порядок. Подробнее о методике смотрите в видео ниже:

Для правильного составления распорядка дня я рекомендую использовать список дел ЛидерТаск — там вы найдете и многие всемирно известные техники тайм менеджмента, реализованные как дополнительные программы.

Читать еще:  Методики тайм менеджмента
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector