Web-studio46.ru

Обучение и образование
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Понятие тайм менеджмента

Тайм менеджмент: основы управления временем

Тайм менеджмент (рус. основы управления временем) – вы знакомы с этим понятием? Мы – люди, у нас много задач, необходимых для решения. Быстрый ритм жизни не дает вовремя выполнять намеченные дела, это отражается на продуктивности. Расскажем об искусстве управления временем, историю. Проанализируем основы управления временем, виды, методики, правила. Расскажем о мотивации.

Time management

В списке много дел: подписать договор с партнерами на работе, отвести ребенка в садик, прочитать книгу, как все успеть? Хватаясь за все и сразу, мы начинаем нервничать, быстро устаем, начинается апатия. Напряжение увеличивается, продуктивность падает, понятное дело, что все это в нашей голове, но с этим нужно работать. Тайм менеджмент это — стратегия времени, цель которой повышение работоспособности. Понятие пришло в Россию из Англии. Эта группа действий, цель которой тренировка контроля вашего времени. Вы сможете правильно распределять время на работу, учебу, отдых, увеличив уровень своей продуктивности.

История происхождения техники

Кратко рассказать историю происхождения, очень трудно, поскольку история очень длинная. Бенджамин Франклин был ответственным человеком, об этом можно судить по его профессии. Ему было важно рационально использовать каждую минуту своего времени. Когда Франклину было около девятнадцати лет, он начал вести личный дневник. Описывал в нем переживания, невзгоды , желания. В своем дневнике он расчертил таблицу, в которой отмечал исполнение тринадцати добродетелей , это была одна из его техник. Его дневник превратился в ежедневник, в котором сутки были разделены на блоки: утро, день, вечер. Каждому периоду соответствовал вопрос, например, сегодня я сделал полезное? Сейчас в интернете много техник планирования, среди которых есть «техника Бенджамина Франклина».

Основы time management

Обозначьте то, чего хотите добиться в будущем:

  • Если можно кому-то доверить решение задачи, то сделайте это. Делегирование помогает.
  • Анализируйте и фиксируйте в дневнике или приложении на телефоне, сколько ресурсов тратите на выполнение дела.
  • Расставляйте приоритеты правильно. Если нужно выполнить работу в срок, то делайте сначала ее, только потом все остальное. Например, важные и срочные.

Обычно, зная о том, что у нас много свободного времени, мы часто тратим его впустую, постепенно снижая личную эффективность. Этого делать не нужно. Устройте отпуск, развивайтесь, смотрите поучительные фильмы, читайте интересные книги, вот на что нужно тратить в частности свободное время, изредка позволяя себе лежать на диване и прокрастинировать.

Виды тайм-менеджмента

Бизнесмены и предприниматели, выделяют виды тайм-менеджмента: социальный, личный, профессиональный. Поговорим о них подробнее. Личный используется человеком, как для работы, так и в собственных целях. Для начала распланируйте свой день: зарядка, чтение книги, работа. Далее, подкрепите все это мотивацией: цитатой известного человека или высказыванием из фильма. Вспомните, что именно приносит вам удовольствие, тем и займитесь в ближайшее время. Это поможет вам достичь результата.

Социальный — используется на работе, дома, компаниях и на предприятиях. Нужен он для того, чтобы эффективность в группах была выше среднего уровня. Представим ситуацию: вы начальник крупной корпорации, со своей командой разрабатываете план на будущую неделю. Эффективность выполнения плана зависит от того, как будут работать подчиненные. Если работа в группе будет слаженной, то выручка компании вырастет, соответственно доход подчиненных улучшится. Но, если в группе будут конфликты и не налажена личная эффективность, успеха не видать. Помните об этом.

Следующий вид профессиональный. Актуален в компаниях, для начальников подразделений. Он необходим для грамотного планирования деятельности крупных компаний, разбора рабочего графика подчиненных. Именно в этом виде тайм-менеджмента в полной степени используется метод расстановки приоритетов. Владелец бизнеса понимает, какие задачи имеют вторичный или первичный характер. В соответствии с этим руководитель определяет задачи конкретно для подчиненных и контролирует их выполнение точно в срок.

Методы тайм-менеджмента

Управленцы, начальники, бизнесмены используют методики управления временем. Первая, которую мы рассмотрим, составление списка дел. Каждый из вас не раз составлял список того, что нужно сделать, поэтому этот метод прост. Вы прописываете дела в соответствии с приоритетностью выполнения: важно, срочно, подождет.

Следующая методика управления личным временем носит имя «Paretto». Итальянский экономист задумался о том, сколько сил мы вкладываем на достижение целей и задач. Он установил, что двадцать процентов вложенных в дело усилий, средств и ресурсов, обеспечат восемьдесят процентов результата. Представим ситуацию: скоро экзамен, подготовиться к экзамену нужно, но вы не знаете нужную информацию. Тогда, обратимся к книгам, словарям и энциклопедиям. Если вы приложите двадцать процентов усилий, то найдете восемьдесят процентов нужной информации для экзамена.

Еще одна техника называется ABC, в честь первых букв английского алфавита. Используя этот метод, вы делите задачи на три группы: первостепенные задачи, требуют выполнения сегодня. Они трудоемкие. Группа задач, которые не так важны, как первые. Делегируйте их. Третья группа-это дела, на которые можно тратить много времени. У них нет срока сдачи, завтра или через неделю. Последний метод управления временем эффективен. Если следовать правилам и методикам, добьетесь личной эффективности.

Когда тайм-менеджмент бесполезен?

Время это дорогой и невосполнимый ресурс. Тайм-менеджмент нельзя использовать для возврата времени, потраченного впустую. Мы контролируем только то время, которое у нас здесь. Вы живете последовательным решением задач, по списку. Вы в ущерб себе бьетесь и решаете задачи для результата.

Мотивация

Основами управления временем можно овладеть за короткий срок. Предлагаем список книг, с описанием и отдельными характеристиками к прочтению. После изучения, вы сможете в полной мере контролировать время и добиться результата и продуктивности.

Тайм-менеджмент. Полный курс. Учебное пособие. Под редакцией Архангельский Г., Лукашенко М., Телегина Т., Бехтерев С. Методы планирования времени показаны на личном, социальном и профессиональном уровнях. В книге правила достижения человека успеха с помощью мотивации и приоритетных расстановок. Изучите понятия и задачи тайм-менеджмента. Тогда с легкостью сможете применить на практике.

Искусство управлять временем. Автор: Бодо Шефер. В книге автор показывает, что такое искусство руководства. Это то, где вы создаете и планируете жизнь. Изучив приемы и методы книги, вы найдете время на задуманное.

Пожиратели времени. Как избавить от лишней работы себя и сотрудников. Автор книги, Александр Фридман, рассказывает читателю о пожирателях времени, которые отрицательно сказываются на работе подчиненных и точного управления.

Корпоративный тайм-менеджмент. Энциклопедия решений. Книга Глеба Архангельского подтверждает факт: для ведения бизнеса, начальнику постоянно нужно контролировать и стимулировать работу подчиненных.

Изучите высказывания известных людей. Они помогут с мотивацией. Читайте книги и самосовершенствуйтесь. Помните о правилах и методиках.

Подумайте, какая мотивация вам больше подходит. В конце периода — месяца или года — выпишите все, что удалось сделать. Обязательно поощрите себя.

Заключение

Владения основами Тайм-менеджмента помогут распределить время грамотно. У тайм-менеджмента 15 плюсов и всего 3 минуса. Овладев этими техниками и применив их, первые положительные результаты вы заметите уже через неделю. Главное – анализируйте работу правильно, расставляйте приоритеты. Это позволит добиться поставленных целей.

Напоследок расскажем о принципе равновесия. У вас скоро интересный проект? Объем работы вырастет? Приготовьтесь заранее к выполнению. Не паникуйте и выполняйте спокойно. Работая до изнеможения, вы навредите себе и окружающим. Следите за здоровьем, уделяйте время работе, физическим нагрузкам, семье, друзьям и любимым.

Тайм-менеджмент

Содержание

Тайм-менеджмент – это эффективное планирование рабочего времени для достижения целей, нахождение временных ресурсов, расстановка приоритетов и контроль выполнения запланированного. Его основная задача — больше успевать в единицу времени и эффективно расходовать собственные ресурсы.

Читать еще:  Профессия трафик менеджер

В психологии различают два вида тайм-менеджмента – простой и системный. В основе системного лежат глобальные цели, что позволяет говорить о тайм-менеджменте как о жизненной философии. Простой тайм-менеджмент представляет собой набор методик, которые помогают постепенно продвигаться к достижению этих глобальных целей.

Тайм-менеджмент основан на четырех основных принципах:
— умение работать с целями;
— распределение приоритетов;
— знание инструментов планирования;
— наработка привычек.

Обращаясь к целеполаганию, следует понять, что цель должна быть реальной, конкретной, измеримой и иметь срок реализации. Если цель не обладает одним из этих параметров, то она перестает быть целью.

Умение расставить приоритеты — основная часть тайм-менеджмента, т.к. если каждое дело или работу считать неотложными и наиболее важными, то эффективно спланировать время не удастся.

Ассортимент инструментов планирования достаточно широк и разнообразен, главное – выбрать из них наиболее удобный. Это могут быть записи в ежедневнике или календаре, специально составленный план дел на определенный период времени, который должен постоянно корректироваться, пополняться новыми задачами.

Привычки являются показателем того, что искусство тайм-менеджмента освоено. Они будет проявляться в развитом чувстве времени, которое поможет выполнять все дела в срок и повысить личную эффективность.

Выполнение планов, основанное на принципах тайм-менеджмента происходит в четыре этапа:

  1. Постановка целей. Определение и формирование целей.
  2. Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных задач для выполнения.
  3. Реализация, то есть конкретные шаги и действия в соответствии с намеченным планом и порядок достижения цели.
  4. Контроль достижения цели и выполнения плана.

Использование принципов тайм-менеджмента имеет следующие безусловные плюсы:
— возможность способа планирования рабочего времени и контроль над результатами;
— возможность сконцентрироваться на выполнении первоочередных задач.

Некоторой сложностью в применении метода является то, что не все умеют объективно оценивать свою деятельность и переадресовывать часть дела коллегам или подчиненным.

Наиболее важные моменты в практическом применении тайм-менеджмента выделил консультант по тайм-менеджмент компании British Gas Джерард Харгривес:

Составьте план рабочего дня, который поможет разумно распределить время и выделить первоочередные задачи.

Определите часы, когда легче всего сконцентрироваться, и запланируйте самую трудную работу именно на это время.

Отложите все дела, которые могут отвлечь. Выделите специальное время для просмотра электронной почты.

Все совещания старайтесь начинать точно в назначенный срок и не ждите опоздавших.

Наиболее важными делами занимайтесь по утрам, т.к. это самое продуктивное время суток.

Деловые встречи лучше всего проводить днем.

Регулярно корректируйте свой бизнес-план вслед за изменением ситуации.

Планируя день, постарайтесь предусмотреть разные случайности, которые могут помешать работе.

Это заготовка эницклопедической статьи по данной теме. Вы можете внести вклад в развитие проекта, улучшив и дополнив текст публикации в соответствии с правилами проекта. Руководство пользователя вы можете найти здесь

Управление временем: структура и оперативное планирование деятельности

Личная эффективность – главный секрет успеха во всех делах, а она зависит, в том числе, от умения правильно распределять временные ресурсы. Управление временем поддается научному изучению и планированию. Существуют особые техники, которые позволят правильно распределить время, чтобы его хватало на все.

Понятие тайм-менеджмента

Человек при рождении получает уникальный, невосполнимый ресурс – время. От того, как он им распорядится, зависит зачастую успех человека в делах, его результативность. Управление временем, или тайм-менеджмент, – это многоступенчатый процесс, включающий навыки планирования, анализа и организацию процессов.

Идея управления временем совсем не нова, еще в первые годы нашей эры римский философ Сенека писал о том, что время требует особого отношения, и сформулировал первые правила тайм-менеджмента: нужно вести дневник-учет времени, нужно оценивать, насколько полезно проведено время и как насыщен был временной отрезок событиями. Позже философы не раз размышляли о том, как удержать утекающее время, выдвигали теории и изобретали методы его экономии и рационального расходования.

Но научный подход к управлению этим ресурсом появляется только на рубеже 19 и 20 веков. Фредерик Тейлор, американский инженер, предложил концепцию управления временем работников и связал этот процесс с мотивацией и целеполаганием. Русские ученые в начале 20 века создали целое направление, называемое «научной организацией труда» и заложившее серьезный фундамент для современной теории управления временем. Термин «тайм-менеджмент» появляется только в 70-х годах 20 века, и к началу 21 века эта отрасль превратилась в одну из самых важных и проработанных частей менеджмента.

Виды времени

Для того чтобы чем-то управлять, нужно понять суть объекта. Время — специфический объект менеджмента, чтобы его грамотно расходовать, стоит разделить его на виды. Первая классификация базируется на понятиях работа и отдых, в этом случае время делится на рабочее и досуговое, или свободное. Управление временами года позволяет выделять такие виды, как сезонное время: высокий и низкий сезон расходования времени.

Также можно классифицировать временной ресурс в зависимости от деятельности, которой оно посвящено, тогда выделяется рабочее, личное и общественное время. Рабочее тратится на выполнение служебных обязанностей, планирование, личное включает отдых, образование, развлечения, а общественное тратится на семью, друзей, установление различных коммуникаций. Когда речь идет о планировании, то обычно в расчет берется рабочее время, хотя, безусловно, необходимо полученные навыки экономного расходования времени применять ко всем его видам.

Функции тайм-менеджмента

Любой менеджмент выполняет главную функцию – это рациональное использование ресурсов. Функции управления временем заключаются в планировании, распределении и расходовании этого невозобновляемого ресурса. Тайм-менеджмент необходим для того, чтобы наиболее эффективно использовать имеющийся запас времени, что напрямую отражается на результативности продуктивности человека или сотрудника. Главные функции тайм-менеджмента – это планирование использования времени, организация процессов по использованию времени, контроль за соблюдением принципов и фиксация расходов времени.

Преимущества применения тайм-менеджмента

Управление временем дает целый ряд положительных результатов. Чтобы достичь успеха в любой деятельности, нужно научиться правильно расходовать свое время. Человек, освоивший технологии тайм-менеджмента, получает такие преимущества:

  • быстрее и чаще достигает поставленных целей;
  • сам создает обстоятельства своей жизни и может их контролировать;
  • способен достичь любой цели и успеха в любой деятельности;
  • меньше испытывает нервных переживаний, так как в его жизни нет места суете и спешке;
  • имеет достаточно времени для самообразования и духовного развития;
  • имеет план действий на каждый день, становится более дисциплинированным и собранным;
  • больше отдыхает и поэтому чувствует себя бодрым и здоровым, имеет больше возможностей для общения с друзьями и близкими, на занятия хобби;
  • более результативен в работе;
  • в конечном итоге человек более уверен в себе и счастлив.

Структура процесса управления временем

Система управления временем включает в себя несколько основных процессов:

  • анализ — для того чтобы куда-то двигаться, нужно знать, чего хочешь и какими ресурсами обладаешь;
  • стратегическое планирование;
  • формулировка целей;
  • тактическое и оперативное планирование;
  • достижение цели;
  • контроль расходования ресурсов и достижения цели.

Есть и другие подходы к определению структуры тайм-менеджмента, в нем выделяют 4 области формирования знаний, навыков и привычек, к ним относятся:

  • целеполагание, освоение техники постановки целей;
  • умение распределять приоритеты;
  • умение пользоваться инструментами планирования и грамотное их применение;
  • выработка, закрепление и применение навыков рационального использования времени.

Виды управления временем

Как и любой менеджмент, основное управление временем можно разделить на стратегическое и оперативное планирование. Также можно разделить на виды управление этим ресурсом по срокам: долгосрочное и краткосрочное, которое, по сути, дублирует первую классификацию.

Читать еще:  Трафик менеджер резюме

Стратегическое планирование связано с достижением долгосрочных, глобальных целей, при этом время распределяется на год и более. Оно связано с прогнозированием, основывается на глубоком анализе ситуации.

Текущее управление временем связано с достижением целей в небольшой перспективе: от месяца до полугода. Оно встроено в стратегический план, но охватывает лишь ближайшую его часть.

Оперативное распределение времени связано с составлением планов на неделю и на день. Тактическое распределение ресурсов связано с реальной, текущей ситуацией, в которую обстоятельства могут вносить коррекцию.

Общие принципы управления временем

Процессы управления временем базируются на главных принципах, к ним относятся:

  • Правильная постановка цели. От этого зависит ее достижимость и мотивация к ее достижению. Существуют различные техники постановки целей, наиболее известной и эффективной является модель SMART.
  • Мотивация. Экономия времени должна быть осознанной и связанной с удовлетворением каких-то важных потребностей, иначе успеха от тайм-менеджмента ждать не приходится.
  • Экономия. Управление временем необходимо для того, чтобы снять или снизить временной дефицит, повысить результативность за те же отрезки времени.

Методы тайм-менеджмента

Сегодня известны различные стратегии и техники по распределению и использованию времени. Самые известные методы управления временем следующие:

— Матрица Эйзенхауэра. Этот метод заключается в заполнении матрицы по 4 характеристикам: важно-неважно, срочно-несрочно. Все дела на планируемый период оцениваются по этой шкале и ранжируются для выполнения. В первую очередь выполняются срочные и важные дела, менее срочные и важные дела откладываются на вторую очередь, главное — не затягивать их выполнение, чтобы они не перешли в первую категорию. Срочные и менее важные дела по возможности нужно делегировать подчиненным, несрочные и неважные дела не должны накапливаться, поэтому их стоит перепоручать или совсем не выполнять и исключать из планов.

— Пирамида Б. Франклина. Эта основательная модель требует в первый раз основательной подготовки, а затем ею легко пользоваться. Основанием пирамиды являются глобальные цели и жизненные ценности человека. Второй уровень — долгосрочные цели на 10-20 лет. Третий – стратегический план, решения о способах достижения глобальных целей. Далее – план на ближайший год, затем краткосрочный план. Наверху – план на день. Такую пирамиду нужно периодически подвергать ревизии и обновлению.

Существуют и другие техники управления временем, но все они базируются на умении отделять важное от неважного, навыках постановки правильных и достижимых целей и на мотивации к экономии времени.

Управление рабочим временем: основные приемы и правила

Рациональное распределение рабочего времени – это важнейшая задача для людей, стремящихся к повышению своей эффективности. Методы управления временем, менеджмент направлены на то, чтобы ликвидировать дефицит рабочего времени. Поэтому чрезвычайно важно планировать рабочий день, исходя из следующих принципов:

  • нужно обеспечить возможность фиксировать время, затрачиваемое на различные операции;
  • при составлении плана нужно 60 % времени отвести на плановые работы, 20 % — на непредвиденные дела, 20 % — на спонтанные задачи;
  • нужно выявить «поглотителей времени» и максимально устранить их;
  • нужно ранжировать рабочие задачи по срочности и важности;
  • планирование времени должно быть систематическим, последовательным, обоснованным.

Для управления временем в организации часто применяется метод АВС, он позволяет классифицировать ресурсы компании по степени значимости. Он строится на трех принципах:

  • наиболее важные дела выполняются руководителем, на их выполнение он тратит 15 % своего времени;
  • задачи средней важности делегируются менеджерам, им отводится 20 % рабочего времени;
  • менее важные задачи делегируются исполнителям, которые тратят 65 % своего времени.

Тайм-менеджмент в организации

Управление временем в компании – это способ сэкономить до 30 % рабочего времени специалиста. Поэтому необходимо уделять этому должное внимание. Управление временем в организации ложится на плечи менеджеров, которые составляют оперативные и среднесрочные планы работы для исполнителей. Сегодня есть немало компьютерных программ, которые позволяют планировать рабочее время сотрудников, а также контролировать выполнение задач и затрачиваемое время. Например, Toggl, Битрикс «Команда» и «Проект». Существует три основных стратегии тайм-менеджмента организации:

  • Ускорение. Необходимо максимально уменьшить затрачиваемое время на выполнение типичных, особенно повторяющихся операций.
  • Накопление. Следует выявить резервы и приоритеты на каждом производственном этапе, сформировать резерв времени для выполнения непредвиденных заданий.
  • Упорядочение. Необходимо внедрять эффективные системы планирования и контроля расходования времени.

Управление свободным временем

У любого человека всегда ощущается недостаток свободного времени, и его нужно так же тщательно планировать, как и рабочее. Для этого нужно научиться строго отделять работу от отдыха, чтобы было время восстановить работоспособность. Во время отпуска нужно ограничить себя от звонков и сообщений по работе, чтобы полноценно отдохнуть. Бытовые работы нужно научиться организовывать с максимальной экономией времени. Нужно сформировать навык выявления самых важных задач, чтобы хватало времени не только на расслабление, но и на саморазвитие. Также следует научиться отказываться от мелких рутинных, никому не нужных дел, оставляя максимум времени для достижения приоритетных целей.

Система тайм-менеджмента. Задачи, принципы, правила. Основные методы. Какие есть недостатки?

В условиях стремительного развития общества и ежедневного получения большого объема информации человеку нужно все больше времени, чтобы использовать предоставленные ресурсы в полном объеме.

Команда редакторов Promdevelop: предоставляем полезные статьи для любимых читателей

Ускорение темпов жизни приводит к тому, что люди должны либо чем-то жертвовать во благо главных целей, либо построить деятельность наиболее рациональным и эффективным образом, сокращая временные издержки. В этом им может помочь тайм-менеджмент как своеобразное направление или технология управления временем, позволяющая использовать этот ценнейший ресурс в правильном русле.

Хаотичность в построении деятельности, беспорядок в графике выполнения операций и отсутствие продуманного плана мероприятий приводят к тому, что человек не успевает совершать все необходимые дела. Вследствие этого возникает напряженность, нервозность, бесполезная трата сил и времени, что негативно отражается на результатах жизнедеятельности людей.

Тайм-менеджмент направлен на то, чтобы упорядочить ваши действия и операции, а также построить график их выполнения для достижения поставленных целей в максимально полном объеме и с минимальными затратами времени.

История возникновения тайм-менеджмента

Еще в давние времена люди пытались построить режим своей деятельности таким образом, чтобы в короткое время совершить необходимые мероприятия и при этом достичь максимального эффекта. Однако управлению временем не уделялось должного внимания, поскольку в этом не было особой необходимости.

С развитием научно-технического прогресса и ускорением темпов жизни в обществе появляется новое направление мысли — тайм-менеджмент — как наука об управлении временем. Становление этого понятия относится ко второй половине XX в. (70-80 гг.), когда этим вопросом стали всерьез заниматься как ученые мирового сообщества, так и наши соотечественники.

В XXI веке теория и практика тайм-менеджмента широко используется разными категориями и группами людей. К ним относятся и сотрудники предприятий, и фрилансеры, и домохозяйки, и люди, занимающиеся свободным творчеством, то есть практически каждому человеку следует подробно изучить правила и методы тайм-менеджмента для повышения производительности на работе и дома.

Цель и задачи тайм-менеджмента

Главная цель тайм-менеджмента, основанная на сущности данного понятия, представляет собой управление временем и достижение максимально положительного результата. В соответствии с поставленной целью тайм-менеджмент решает следующие задачи:

  1. расстановка операций и действий в порядке приоритетности для человека;
  2. ранжирование целей по степени важности;
  3. распределение обязанностей и ответственности между членами группы или коллектива;
  4. построение графика выполнения операций как наиболее эффективного способа планирования времени (см. Что снижает эффективность работы персонала?);
  5. построение наиболее рациональной модели поведения при использовании временного ресурса;
  6. повышение производительности труда, и, как следствие, его эффективности и результативности;
  7. поиск скрытых резервов времени, которые можно использовать более эффективно.
Читать еще:  Школа продакт менеджеров яндекс

Перечисленные задачи представляют собой укрупненные направления деятельности, а потому каждый блок может быть разделен на множество более мелких подзадач. Какими именно они будут — решать каждому человеку в индивидуальном порядке. Главное — все они должны подчиняться основной цели.

Благодаря решению данных задач каждый человек может научиться грамотно управлять своим временем, используя его максимально эффективно. Такая деятельности позволяет научиться самоконтролю и анализу, самостоятельному изучению различных методик и практик, организации личного времени для труда и отдыха.

Принципы тайм-менеджмента

Как и любая другая область знаний, тайм-менеджмент базируется на определенных принципах, разработанных специалистами и принятых за основу использования. Необходимо выделить следующие принципы управления временем:

Планирование

Эффективное управление временем возможно только в том случае, если оно будет четко разделено на определенные периоды для выполнения каких-либо действий. При этом для удобства можно использовать различные способы планирования — записывать в блокноте или органайзере, в специальных приложениях на телефоне или компьютере. Наглядное планирование позволяет давать зрительную оценку составленному графику, что помогает более детально проанализировать его на предмет эффективности.

Определение сложности выполнения задач

При составлении плана необходимо ориентироваться на то, что некоторые задачи и операции являются более сложными, требующими максимальной концентрации внимания или большого объема времени. Именно их следует выполнять в первую очередь и желательно в первой половине дня, поскольку в этот период человек имеет больше сил, он сконцентрирован и его производительность намного выше.

После выполнения сложных задач можно уже заниматься более простыми операциями, которые могут быть выполнены в полуавтоматическом привычном режиме. Если же построить график в противоположном виде, то есть сначала делать легкие дела, а затем сложные, то с большой долей вероятности человек не сможет выполнить тяжелую работу, поскольку у него просто не останется сил;

Разделение сложных процессов на простые

Если при планировании появляются особо сложные пункты, требующие затратить большой объем ресурсов, грамотнее всего разделить их на более мелкие. В этом случае казалось бы неразрешимая цель будет выполнена, когда будет достигнуто выполнение совокупности простых подцелей;

Поиск скрытых резервов времени

Зачастую люди не замечают того, что некоторые отрезки времени можно было бы использовать более продуктивно, а вместо этого они тратят их на бесполезные дела. Бич современного общества — социальные сети и Интернет, в котором так много информации (полезной и не очень), что порой человек не замечает, как может провести за компьютером или телефоном несколько часов подряд.

Это время вполне можно было бы использовать с большей результативностью. Необходимо определить для себя те операции, которые являются малоэффективными и ненужными, и начать сокращать потраченное на них время. Вместо них можно придумать для себя занятия, которые бы действительно давали какой-то положительный результат.

Кроме того, можно эффективно совмещать два занятия, если они не мешают друг другу. К примеру, если человек ожидает своей очереди, он одновременно может почитать познавательную научную статью по своей профессии или начать составлять план на следующий день;

Мотивация

Замотивированный человек осуществляет деятельность с гораздо большей производительностью. Внутренняя мотивация — это некий рычаг или катализатор, благодаря которому проявляется более высокая степень усидчивости, концентрации внимания, нацеленности на получение конечного результата (см. Тренинг по мотивации).

Мотивация может быть выражена в конкретном виде, и наиболее часто — это финансовый результат, то есть получение денежных средств за проделанную работу. Чтобы замотивировать себя, можно придумать, на какие блага будут потрачены денежные средства.

Кроме того, мотивация может быть и чисто эмоциональной, когда человек получает психологическое или физическое удовлетворение от результата своей деятельности (см. Эмоциональный интеллект).

Правила тайм-менеджмента

Эффективный тайм-менеджмент предполагает следование определенным правилам поведения, которые заключаются в следующем:

  • используйте различные средства и методики планирования своего времени;
  • сохраняйте чистоту на рабочем месте, чтобы не тратить время на поиски документов;
  • не изучайте информацию, которая не нужна при выполнении конкретной задачи;
  • не тратьте время на бесполезное просматривание социальных сетей;
  • не выполняйте несколько дел одновременно, концентрируйтесь на одном;
  • учитесь отказывать людям, если они просят выполнить не нужную вам работу (см. Как правильно делегировать);
  • определите периоды, в которые у вас наиболее высокая умственная и физическая активность — выполняйте сложную работу именно в это время;
  • находите время для отдыха и научитесь расслабляться полностью, а не урывками.

Правила тайм-менеджмента направлены на то, чтобы в общем виде определить тактику организации рабочего процесса. Их применение необходимо для того, чтобы эффективно повысить производительность человека и сформулировать линию его поведения при осуществлении рабочего процесса.

Методы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент — это руководство к действию, нацеленное на управление временем, и в нем содержатся конкретные методы осуществления данного мероприятия. Среди них наиболее часто используются такие способы:

  • Метод создания графика работы на основе биоритмов — «сова» или «жаворонок». Он предполагает, что каждый человек относится к одному из двух типов биоритмов, активность которых проявляется в разное время суток. Формировать план и график работы нужно таким образом, чтобы выполнение самых сложных и трудоемких задач приходилось на период повышенной активности организма.
  • Метод первого шага основывается на том, что начинать трудное дело всегда непросто, но для этого нужно всего лишь сделать первый шаг. Дальнейшее продвижение будет более легким, поскольку человеку всегда сложно именно начинать. Чтобы первый шаг был успешным, следует создать конкретный шаблон, по которому можно будет осуществлять аналогичные операции;
  • Метод ограничения, помогающий принимать решения в случае неопределенности. Если человек не знает, какое решение ему принять в конкретной ситуации, он ставит себе определенное ограничение — к примеру, за 10 минут выбрать из двух вариантов или при непринятии решения сделать именно это действие;
  • Метод записывания в комплексном виде предполагает, что все записи необходимо делать в одном блокноте или органайзере, а не на множестве разрозненных листочков. Так всегда будет проще найти нужную информацию, и она никогда не потеряется, будучи скрепленной со всеми необходимыми сведениями;
  • Метод графического записывания предполагает, что иногда информацию проще и удобнее отобразить с помощью схемы или графика. Так она будет более понятна и легка для запоминания, и времени на фиксирование будет потрачено гораздо меньше.

Недостатки тайм-менеджмента

Планирование по тайм-менеджменту всегда дает ощутимые результаты, но вместе с тем оно имеет и ряд недостатков. К ним следует отнести такие моменты как:

  1. Возникающие форс-мажорные обстоятельства могут нарушить составленный график. Но, если задачи запланированы, их нужно все равно решать, и тогда начинается новый поиск свободного времени. Нарушение составленного графика может повлечь за собой нервозность и раздражительность, и, как следствие, ухудшение самочувствия человека;
  2. Высвобождение свободного времени предполагает использование его для выполнения новых задач, в связи с чем человек сознательно перегружает себя работой. В ситуации увеличения объема операций и повышения производительности может наблюдаться рост усталости, способной перейти в хроническую степень;
  3. Четкий график — это хорошо, но может возникнуть ощущение, что каждый день наступает «день сурка». Человеку каждый день нужно совершить много различных дел, после которого все начнется сначала.
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector