Web-studio46.ru

Обучение и образование
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Персональный тайм менеджмент используется для повышения

25 работающих техник тайм-менеджмента

Было бы здорово всегда держать под рукой универсальный сборник-помощник по организации времени. Мы подготовили универсальный список из 25 техник тайм-менеджмента, разделенных на категории по определению приоритета, планированию и организации процесса работы и отдыха.

Расстановка приоритетов

1. Анализ ABC

Эта техника основана на выражении в процентах наиболее важных и наименее важных дел. Все задачи распределяются на три класса в зависимости от их важности:

А. Наиболее важные дела, которые составляют 15% от общего количества дел и их вклад к достижению целей составляет 65%.

В. Важные задачи – 20% общего их количества, значимость для достижения цели равна 20%.

С. Менее важные задачи равны 65% общего их количества, а их значимость – 15%.

Для использования ABC-анализа необходимо сделать следующие:

  • составить список всех будущих задач;
  • разделить их по важности и установить очерёдность;
  • оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;

2. Матрица Эйзенхауэра.

Задачи разделяются на группы по срочности и важности:

А – Срочное и важное дело

В – Не срочное, но важнее дело

С – Срочное, но не важное дело

D – Не срочное и не важное дело

В зависимости от группы, в которую попала задача, зависит очередность ее выполнения или делегирование.

3. Метод Парето

Метод Парето представляет собой распределение задач по принципу 80/20: 80% задач может быть решено за 20% затрачиваемого времени; на оставшиеся 20% задач тратится 80% затрачиваемого времени.

Читайте также:

Планирование

4. Список всех дел

Запись абсолютно всех дел поможет при планировании объема работы на день, неделю, месяц. А также вы наглядно сможете увидеть свою загруженность и соотношение важных и не очень важных задач. Более того, если под рукой всегда будет такой список, вопрос “Чем заняться?” будет решаться незамедлительно.

5. Учет биологических ритмов

При планировании дел следует учитывать не только “жаворонок” вы или “сова”, но также и пик продуктивности. Его можно определить понаблюдав за своей работоспособностью в течение дня. Также было бы не плохо определить подходящее время для обеда. отдыха и саморазвития.

6. Ведите ежедневники

Организуйте ранее записанные дела в систему: запись в ежедневнике, таблица excel, приложение в телефоне и т.д. Главное, чтобы вы имели представление об объеме работы на день и не забыли даже о самом мелком поручении.

7. Правильные инструменты

Всевозможные приложения — наше оружие в борьбе с прокрастинацией и ловушками времени, поэтому лучше арсенал обновить. Самые удобные и проверенные программы и приложения для составления списков и командной работы читайте здесь.

8. Техника «Хронометраж»

Техника «Хронометраж» представляет собой фиксацию времени для любых задач, даже для таких примитивных, как утренняя зарядка или обед. Вы записываете каждое дело, на которое вы тратите время, тем самым в течение недели вы сможете решить следующие задачи:

  • определить, на что тратится ваше время;
  • выявить хронофагов, то есть «пожирателей времени»;
  • выработать «чувство эффективности» и «чувство времени».

9. Формула 10-3-2-1-0

Для использования этой техники необходимо запомнить формулу, описывающую здоровый график работы и личного времени, и придерживаться ее, составляя ежедневный план.

10 часов до сна: нет кофеину.

3 часа до сна: нет еде и алкоголю.

2 часа до сна: нет работе.

1 час до сна: нет электронным гаджетам.

0 раз: столько раз можно нажимать кнопку «Отложить» на будильнике.

10. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – это надежная техника визуального отображения задач и времени. На одной шкале графика указываются задачи, а на другой — время на их выполнение. Идеально подходит для любителей графиков, которые можно составлять в MS Project, Excel.

Организация работы и отдыха

11. Техника помидора

Принцип выполнения: заводим таймер на 25 минут, сосредоточенно работаем, не отвлекаясь пока не прозвенит таймер, после чего делаем перерыв на 5 минут. После 4-х повторений делаем долгий перерыв — 20-25 минут. Таким образом, вы постоянно чередуете работу и отдых, меняете деятельность и избегаете переутомления.

Читайте также:

12. Съесть лягушку

Лягушка – это самое неприятное дело. Лучше всего заняться им в первую очередь. После его выполнения уже и само дело покажется не таким страшным и противным, а другие задания и вовсе покажутся легкими.

13. Метод салями

Как незаметно съесть палку колбасы? Отрезая по маленькому кусочку. Точно также нужно сделать и со всеми сложными, много составными задачами: разделить их на маленькие части и выполнять по одной каждый день.

14. Делегирование

Если вы руководитель, делегируйте те дела, которые отнимают большое количество времени и не отличаются важностью, а сами сосредоточьтесь на более стратегически важных задачах.

15. Соблюдайте этапность дел

Стремитесь выполнять дела последовательно, сначала заканчивайте одно, и только затем начинайте другое. Мы уже рассказывали, что при переключении с одного дела на другое требует около 10-15 минут, чтобы полностью сосредоточиться на процессе. Постоянно перескакивая с задачи на задачу, вы теряете время, хотя создается иллюзия напряженной работы.

16. Хотя бы 10 минут

Эта техника относит не к рабочим делам, а скорее к личностному росту и саморазвитию. Например, если вы давно хотели выучить или вспомнить иностранный язык,попробуйте уделить ему хотя бы 10 минут в день. Тоже самое со спортом, книгами и т.д.

17. «Найденное время»

Суть техники: заранее выделить перечень 15-20 небольших заданий, на которые у вас не хватает времени, и быть готовым сделать их, когда у вас появится любое подходящее «окно». Постоянно дополняйте список.

18. Работа – это лучший способ, начать что-то делать

Бывают такие дни, когда производительность на нуле и работа в тяжесть. В таком случае для разгона лучше начать работу с мелких задач: почта, звонки, задачи, на выполнение которых понадобится не более 20 минут.

19. Назначайте важные встречи утром

20. Разделите рабочее время на блоки

Разделите рабочие процессы на блоки: звонки и почта, встречи, работа над проектом и т.д. Это поможет выделить время для сосредоточенной работы в течение дня.

21. Установите дедлайны для всего

Даже самая мелкая задача должна иметь срок выполнения, иначе поток дел “на потом” будет тянуться вечно.

Читайте также:

22. Погружение в работу

Выделите день или два на решение приоритетных задач, исключив такие отвлекающие факторы как звонки и встречи.

23. Говорите “нет”

«Нет» – это мощное слово. Когда вы говорите «нет» новому обязательству, вы демонстрируете уважение к уже взятым и получаете возможность успешно их соблюсти. Помните о том, что давая согласие, вы должны чему-то отказать или что-то отменить.

24. Боритесь с «тиранией срочного»

«Тирания срочного» – это мелкие неважные задачи, которые нужно выполнить прямо сейчас. Это создает большую проблему, потому что срочные действие обычно имеют очень маленький эффект. Поддавшись «тирании срочного», от нее уже сложно будет избавиться, а соответственно выделить время на что-то более важное.

25. Готовьтесь к завтрашнему дню перед выходом из офиса

Отличный способ завершить рабочий день – подготовиться к следующему. Подведите итоги дня, составьте план на следующий день, приведите рабочий стол в порядок.

Тайм-менеджмент для руководителей

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Тайм-менеджмент: как организовать себя и больше успевать

Рассказываем о четырёх техниках планирования и управления временем

Три главных проблемы, с которыми сталкиваются школьники средних и старших классов — как всё успеть; как заставить себя сделать все запланированные дела и как организовать свой день так, чтобы заниматься не только учёбой. Предлагаем несколько решений на выбор: несколько техник тайм-менеджмента, придуманных для повышения продуктивности. Они помогают ставить достижимые цели, составлять реалистичные планы, выстраивать приоритеты и эффективно использовать время, отведённое для занятий.

Читать еще:  Менеджер по продукту вакансии москва

Постановка задачи: техника S.M.A.R.T.

Эту технику впервые описал американский тренер по личностному развитию Пол Дж. Мейер в своей книге «Как достичь успеха» (Personal Success Planner). Техника предназначена для постановки задач и чёткой формулировки целей — важных шагов для повышения продуктивности и управления проектами.

S.M.A.R.T. (smart по-английски — «умный») — это аббревиатура, составленная из пяти букв:

S — Specific — конкретность,

M — Measurable — измеримость,

A — Achievable — достижимость,

R — Relevant — согласованность,

Именно этим условиям, по мнению разработчика техники, должна отвечать каждая задача, которую человек ставит перед собой.

Конкретность. Не используйте расплывчатые формулировки: «Хочу добиться успеха», «Хочу много зарабатывать», «Хочу учиться в хорошем вузе». Чем конкретнее звучит задача, тем проще мотивировать себя на её достижение. Примеры более удачно сформулированных целей: «поступить в Высшую школу экономики», «сдать ЕГЭ по русскому языку не меньше чем на 90 баллов», «закончить 11 класс без „троек“».

Измеримость. Ставьте задачу таким образом, чтобы результат можно было измерить. Не забудьте сразу определить, какие параметры будут измеряться, и установить единицы измерения. Измерима не только цель, например, постройнеть на 3 кг, но и цель поступить на определённый факультет университета — ведь факт выполнения задачи и в том, и в другом случае легко установить по цифре на весах или наличию студенческого билета.

Достижимость. Человек может эффективно двигаться лишь к той цели, которую он сам оценивает как реально возможную. Поэтому прежде чем ставить цель, проверьте её на достижимость.

Вариант первый: прислушайтесь к себе. Если чувствуете, что добиться желаемого реально, вы на верном пути. Если же возникают сомнения, то стоит пересмотреть цель или сформулировать её иначе.

Вариант второй: объективно оцените, какие ресурсы нужны для достижения цели, что у вас уже есть, а чего не хватает. Следующий шаг — выяснить, возможно ли получить недостающее, какой ценой и в какие сроки. Если для достижения цели требуется слишком много времени и сил, есть смысл отказаться от неё и выбрать что-то другое.

Согласованность. Любая задача, которую вы ставите перед собой, должна согласовываться с вашими ценностями, долгосрочными целями, а также желаниями и возможностями. В противном случае вы потеряете мотивацию решать эту задачу или обнаружите, что она не имеет решения.

Время. Когда вы ставите перед собой цель, обязательно определяйте и конкретные сроки её выполнения: «Закончить подготовку к ЕГЭ в апреле», «Пробегать 3 км за 15 минут через 2 месяца», «Выучить все неправильные глаголы в английском к 15 октября». Без постановки временного ограничителя достижение цели может растянуться до бесконечности.

Составление плана: пирамида Франклина

Технику назвали в честь американского политика Бенджамина Франклина. Он использовал её для создания плана собственной жизни. Этот метод планирования помогает согласовать краткосрочные и долгосрочные планы между собой, чтобы каждое ваше действие сегодня способствовало достижению задуманного завтра или спустя годы.

В основании пирамиды лежат глобальные жизненные ценности. Чтобы их сформулировать, необходимо понять, чего вы хотите от жизни, какое у вас призвание, что вы стремитесь оставить после себя. Поиск ответов на эти вопросы иногда продолжается всю жизнь, но чем раньше вы поставите их перед собой, тем меньше времени потеряете на пути к успеху.

На ступень выше лежит главная жизненная цель: кем стать, чего добиться, чтобы реализовать глобальную цель.

Следующие несколько ступеней (снизу вверх) посвящены планированию. На этом этапе нужно сформировать стратегию по достижению вышеупомянутых целей – чётко, по пунктам.

  • Сначала составьте долгосрочный план на несколько лет: на десять, на пять, затем на три года и на один год.
  • После этого можно переходить к составлению краткосрочных планов — на месяц, затем на неделю.
  • Вершина пирамиды — это план действий на каждый день. Если пирамида составлена правильно, в этом плане обязательно будут именно те дела, которые работают на ваше будущее.

Пирамида Франклина — гибкая конструкция. В течение жизни мы часто отказываемся от одних целей, но придумываем другие, соответственно, меняются и долгосрочные планы. Время от времени содержание пирамиды необходимо пересматривать и анализировать: проверять, какие пункты устарели, какие стали конкретнее, а какие остались актуальными.

Расстановка приоритетов: матрица Эйзенхауэра

Составляя планы на день и на неделю, мы добавляем в список множество текущих дел, которые не имеют прямого отношения к долгосрочным целям и даже отвлекают от их выполнения. Выстроить приоритеты поможет матрица Эйзенхауэра — инструмент планирования, придуманный американским президентом Дуайтом Эйзенхауэром.

Разделите лист бумаги на четыре равные части. Получится таблица из четырёх ячеек. Распределите все дела по таблице следующим образом:

В правом верхнем углу таблицы находятся те дела, которые согласуются с нашими долгосрочными целями и глобальными жизненными ценностями. Но именно их мы склонны откладывать до тех пор, пока они не перейдут в разряд срочных, после чего выполняем их в режиме форс-мажора и не всегда качественно.

Большая часть ежедневных задач группируется в левом верхнем углу таблицы. Это важные и срочные дела, которые невозможно или некуда отложить. Ими приходится заниматься в первую очередь.

Однако для успешного достижения жизненных целей необходимо в течение дня делать хотя бы одно дело из списка важных и несрочных. Неважные и несрочные дела, наоборот, можно смело откладывать до момента, когда появится «окно».

Организация времени: «Хронометраж» и «45/15»

С утра нам кажется, что времени хватит на всё, но вечером мы обнаруживаем, что опять ничего не успели. Чтобы эффективно использовать каждую минуту, нужно для начала определить, на что уходит время в течение дня, а потом выбрать эффективный для себя рабочий ритм. Художница и писательница Яна Франк в своей книге «Муза и чудовище» предлагает для этого две методики: «Хронометраж» и «45/15». Для лучшего результата стоит сочетать обе методики.

1. Заведите специальный блокнот и в течение дня записывайте по минутам всё, чем вы занимаетесь. Список может выглядеть так:

10 минут — продолжал спать, пока будильник не прозвонил во второй раз;

5 минут — умывался и чистил зубы;

5 минут — заправлял кровать и искал одежду;

5 минут — одевался и причёсывался;

15 минут — собирал портфель и искал пропавший учебник литературы.

Пишите так до самого отбоя и делайте эти записи минимум три дня подряд.

2. Изучите записи и проанализируйте, на что уходит ваше время. Подсчитайте, сколько часов в день вы учитесь, делаете домашние задания, сколько уходит на питание и гигиену, уборку в комнате, гаджеты, общение с друзьями в сети или в реале, разговоры с родителями.

3. Подумайте, как можно оптимизировать ваш ежедневный график, за счёт чего вы можете сэкономить время. Например, меньше играть в гаджеты, выделить на общение с друзьями час в день и не больше, заранее собирать портфель после выполнения уроков, чтобы утром не тратить на это лишние минуты. Составьте список домашних дел, которые нужно делать каждый день: умывание, уборка комнаты, приготовление завтрака; и повесьте его на видное место.

4. Переходите к технике «45/15». Выделите несколько часов в день на занятия: выполнение домашних заданий, подготовку к экзаменам, изучение дополнительного материала. 45 минут каждого часа посвящайте этим занятиям, а 15 минут — отдыху или смене деятельности.

За эти 15 минут можно:

  • сделать небольшую разминку, растяжку, повисеть на турнике;
  • разобрать рабочий стол;
  • выполнить одно из домашних дел по списку из пункта 3;
  • написать письмо или сообщение другу в социальную сеть;
  • перекусить или выпить чаю;
  • полежать с закрытыми глазами.
Читать еще:  Резюме продакт менеджера

Важно, чтобы деятельность в течение этих 15 минут была разнообразной и отличалась от умственного труда за учебниками. Тогда мозг успевает передохнуть, совершает перезагрузку, и материал усваивается лучше.

Что нужно запомнить

1. Техника S.M.A.R.T. помогает ставить задачи и повышает продуктивность. Для успешного решения задача должна быть конкретной, измеримой, достижимой, согласованной с другими аспектами жизни, иметь чёткие сроки реализации.

2. Пирамида Франклина — методика планирования, позволяющая выстроить единую жизненную стратегию и ежедневно реализовывать её.

3. Матрица Эйзенхауэра — инструмент для выстраивания приоритетов, помогающий отделить важные дела от неважных и сосредоточиться на главных задачах.

4. «Хронометраж» и техника «45/15» предназначены для составления ежедневного графика: «Хронометраж» помогает проанализировать временны́е затраты, а техника «45/15» позволяет структурировать время, чтобы продуктивно заниматься учёбой.

Хотите получать новые статьи во «ВКонтакте»? Подпишитесь на рассылку полезных статей

Тайм-менеджмент как способ повышения эффективности использования человеческих ресурсов предприятия Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

Аннотация научной статьи по экономике и бизнесу, автор научной работы — Иванов Д.Ю.

Описана концепция планирования времени, показаны этапы и способы внедрения тайм-менеджмента на предприятиях.

Похожие темы научных работ по экономике и бизнесу , автор научной работы — Иванов Д.Ю.

TIME MANAGEMENT AS A WAY TO IMPROVE THE EFFICIENCY OF THE USE OF HUMAN RESOURCES OF THE ENTERPRISE

Described the concept of time planning , showed the steps and implementation methods of time management in the enterprises.

Текст научной работы на тему «Тайм-менеджмент как способ повышения эффективности использования человеческих ресурсов предприятия»

Секция «Программные средства и информационные технологии»

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ КАК СПОСОБ ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЧЕЛОВЕЧЕСКИХ РЕСУРСОВ ПРЕДПРИЯТИЯ

Д. Ю. Иванов Научный руководитель — А. И. Пахирка

Сибирский государственный аэрокосмический университет имени академика М. Ф. Решетнева

Российская Федерация, 660037, г. Красноярск, просп. им. газ. «Красноярский рабочий», 31

Описана концепция планирования времени, показаны этапы и способы внедрения тайм-менеджмента на предприятиях.

Ключевые слова: тайм-менеджмент, планирование, взаимодействие, отношение «руководитель-подчиненный».

TIME MANAGEMENT AS A WAY TO IMPROVE THE EFFICIENCY OF THE USE OF HUMAN RESOURCES OF THE ENTERPRISE

D. Y. Ivanov Scientific Supervisor — A. I. Pahirka

Reshetnev Siberian State Aerospace University 31, Krasnoyarsky Rabochy Av., Krasnoyarsk, 660037, Russian Federation E-mail: dmitriyfix@gmail.com

Described the concept of time planning, showed the steps and implementation methods of time management in the enterprises.

Keywords: time management, planning, interaction, relationship «manager-subordinates».

Согласно концепции управления человеческими ресурсами, одним из важнейших организационных ресурсов является человек — сотрудник организации [1]. В свою очередь, немаловажным человеческим ресурсом является время, оптимизировав использование которого, мы сможем оптимизировать свою работу, как сотрудника, и, следовательно, улучшим работу всего предприятия в целом.

Технология управление временем, или тайм-менеджмент — включает в себя методы планирования, которые применяются для самостоятельного повышения эффективности использования рабочего и личного времени. Основные критерии и правила тайм-менеджмента, которых нужно придерживаться для успешного управления ресурсом времени, представлены в таблице [2].

При внедрении технологии управления временем на предприятии, необходимо пройти три основных этапа или направления внедрения: личный тайм-менеджмент, командный тайм-менеджмент и корпоративный тайм-менеджмент. Рассмотрим каждый их этих этапов подробнее:

Личный тайм-менеджмент (или просто тайм-менеджмент). Для данного этапа не существует каких-либо ограничений в методах или инструментах, здесь все зависит от индивидуальных особенностей человека. Самое главное — планирование. Необходимо утром или вечером перед ним составить список всех срочных дел и дел, которыми вы хотели бы заняться и записать их. Обязательно оставьте место и для отдыха. Способ хранения таких записей может быть абсолютно любой от бумажного ежедневника до Microsoft OneNote и Google Calendar для настольного компьютера или Timetable и Evernote для смартфонов.

Командный тайм-менеджмент. Если личный тайм-менеджмент работал со временем и эффективностью одного человека, то командный тайм-менеджмент охватывает группы людей (команды), их время и эффективность, как общую, так и индивидуальную. Методы и инструменты, соответственно, тоже несколько отличаются от обычного, личного тайм-менеджмента. Здесь ключевую роль играет взаимодействие. Необходимо заранее обговорить правила поведения/взаимодействия внутри

Актуальные проблемы авиации и космонавтики — 2016. Том 1

коллектива, например, правило обмена информацией (лучше всего передавать информацию в электронном виде). Инструментами структуризации работы в командном тайм-менеджменте могут стать различные системы управления проектами, обеспечивающие взаимодействие между сотрудниками в единой среде проекта. Примером такой системы может послужить Microsoft Project. Однако, из-за того, что доступ к Microsoft Project осуществляется по подписке, для некоторых организаций небольшого масштаба больше подойдет бесплатный Redmine или Google Docs.

Критерии и правила тайм-менеджмента

Критерии тайм-менеджемента Правила тайм-менеджемента

Материализованность Материализуйте мысли и задачи. Находясь «в голове», они не контролируемы

Измеримость результатов, времени и эффективности Хотите управлять — измерьте. Управляйте на основе фактов, а не мнений

Системность, согласованность и скоординирован-ность работы Систематизируйте работу: объединяйте по смыслу, структурируйте. Нет системы — нет результата

Гибкость деятельности, простота планирования, оперативность реагирования Планируйте максимально просто и гибко. Повышайте скорость реагирования на изменения

Целеориентированность, определенность направления Формулируйте цели. Оценивайте любое действие по вкладу, которое оно вносит в достижение целей

Приоритезированность, сфокусированность на главном Выделяйте важнейшее. Начинайте с него, уделяйте ему лучшее время и силы

Инвестиционность, ориентация на развитие Инвестируйте время в будущее. Это трудно, но окупается

Своевременность исполнения Ловите удачные возможности. План средство это делать, но не самоцель

Контролируемость исполнения Создавайте мониторинг исполнения задач

Легкость работы Управляйте рабочей нагрузкой: работайте «меньше, но умнее»

Внимание к эффективности Выработайте «чувство времени и «чувство эффективности». Остальное — приложится

Корпоративный тайм-менеджмент. Во многих чертах он идентичен командному тайм-менеджменту. Однако, здесь, основой является отношение «руководитель — подчиненный». Важным является умение руководителя грамотно оценивать способности сотрудников, например, при проведении вступительного собеседования при приеме или промежуточных аттестаций уже в процессе работы, и, согласно этим способностям, ставить перед работниками задачи. Инструменты — Microsoft Project или Redmine, а именно их модули планирования и управления [3].

Каждый этап по-своему важен и является самодостаточным, поэтому может быть внедрен в отрыве от остальных. Однако, пройдя все этапы и постоянно следуя критериям тайм-менеджмента, сотрудники предприятия смогут максимально грамотно оценивать свои силы и уже по ним планировать свою дальнейшую работу.

Тайм-менеджмент — 7 принципов управления временем

У многих в том, числе у меня возникали и возникают трудности с выполнением задач по времени. Я думаю у тебя тоже возникает ощущение, где взять 25-й час в сутках. А теперь давай разберемся на практике и выясним, как правильно управлять временем, с чего начинать контроль и планирование действий, какие трудности могут возникнуть на пути и как это все преодолеть.

Вообщем погружаемся в интересный мир тайм-менеджмента и разберемся в принципах и правилах.

Принцип 1. Планируй действия

Планирование дел на ближайший день или неделю имеет большое значение в любой работе. Самое интересное, абсолютно неважно : сидишь ли ты в офисе, стоишь ли ты в конвейере, работаешь курьером в свободное время — четкий план твоих действий приносит пользу, повышая твою результативность. Помни, что все успешные люди планируют свою жизнь.

Важнейшие аксиомы тайм-менеджмента :

  • Фиксируй цель письменно. Если ты не пропишешь на бумаге свою цель, то значит она не просто не существует.
  • Планируй свой день. Представляешь, составленный список заданий и действий увеличит твою продуктивность на 25%.
  • Дроби большие задачи. Всегда разделяй объемные по времени выполнения дела. Тебе нужно их разделять на несколько мелких задач. Не хватайся за масштабный проект, если не продумал заранее последовательность своих действий.
Читать еще:  Компьютеризация тайм менеджмента

Планирование должно стать твоим помощником, твоей третьей рукой. Возьми себе за правило составлять план действий на завтрашний день перед сном. Это поможет освободить твою голову. Ты уже утром на работе будешь знать, что ты будешь делать и когда.

Планируя свой день закладывай временной резерв на непредвиденные обстоятельства. Время затрачиваемое на планирование с лихвой окупятся в будущем.

Принцип 2. Формулируй конкретные цели и задачи

Научись грамотному целеполаганию. По русски выражаясь, научись четко формулировать цель и грамотно разбивать ее на мелкие конкретные задачи.

К примеру
Т ы маркетолог коммерческой фирмы и твоей главной задачей является поднять продажи в текущем сезоне на 40%.
Разбиваешь ее на несколько мелких подзадач для эффективного воплощения этой цели:
— проведение рекламных акций в конкретной торговой точке
— изменить ценообразование на некоторые позиции товаров
— коррекция цен
— организация и проведение масштабной рекламной компании в интернете и СМИ

Существует множество инструментов формулирования и постановки задач и целей, но мне ближе по духу принцип SMART.

Согласно этому чудесному принципу цель должна быть :

  • конкретной (Specific);
  • измеримой (Measurable);
  • достижимой за определенный период (Attainable);
  • актуальной — необходимо понимать, действительно ли эта задача поможет в достижении цели (Relevant);
  • ограниченной во времени (Time-bound).

Разбивая цель на локальные задачи помни, что задача должна быть конкретной. Двигаясь в направлении крупной цели, ты должен выполнять последовательно локальные задачи. Таким образом сокращается время выполнения работы.

Помни, что последовательность и сосредоточенность на конкретных пунктах – залог будущего успеха.

Принцип 3. Фиксируй план действий

В природе существует несколько действительно действенных и рабочих инструментов, которые позволяют сделать планы и задачи наглядными, конкретными.

Наиболее эффективным является «Диаграмма Ганта» . Давай разберемся на примере.

К примеру.
У тебя стоит цель — построить дом.

Разбиваешь задачу на этапы или локальные подзадачи:
— покупка земельного участка
расчистка площадки под дом
— вырыть траншеи под фундамент
— подвести коммуникации (в частности воду и канализацию)
— заложить фундамент
— произвести возведение дома
— внешняя отделка дома
— проведение внутренних коммуникаций
— внутренняя отделка дома
— благоустройство дома

В самой диаграмме Ганта ты указываешь все задачи своего масштабного проекта (дополняя ее сроками выполнения задач, временными промежутками и очередность выполнения).

Однотипные задачи группируй в один пункт, а более объемные разбивай в несколько последовательных задач. Пойми одну вещь, ведь наглядное составление плана действий с экономит не только твое время. Такая фишка позволяет другим людям быстро понимать положение дел и включаться в работу на нужном этапе.

Принцип 4. Расставляй приоритеты

Всегда своевременно и четко определяй главную цель. Твоей главной задачей должно быть, последовательное выполнение текущих задач разной степени трудности, т.е. не нужно перескакивать с одного на другое.

Для выполнения этого принципа подойдет очень простой способ, именуемый «Способ ABCD » .

Суть способа ABCD:
«А» – самое важное дело дня
«Б» – менее важное дело
«В» – задача средней значимости и т.д. (думаю принцип расстановки от большего к меньшему понятен).

Самое важное дело или дела дня выполняешь первым. Обычно его мусолят и постоянно откладывают на потом из-за сложности и трудоемкости. А бывает, что при упоминании задачи появляется страх или лень. Только вот секрет состоит в том, что твоя эффективность зависит от выполнения именно этой важной задачи.

Известный всему миру Брайан Трейси говорит, что этот вопрос необходимо решать жестко и без компромиссов. Свой метод он назвал забавно: «Съесть лягушку на завтрак». В качестве пресловутой «лягушки» он назвал самое сложное и неприятное дело или задачу сегодняшнего дня.

Суть в том, чтобы выполнить это задание сразу же и не мучаться угрызениями совести из-за того, что не сделал его и перенес на потом. Это потом никогда не закончиться, а твоя продуктивность из-за этого трудного дела упадет в разы.

Принцип 5. Фокусируйся на главном

Держать фокус внимания на главном — важнейший практический навык. Он позволяет решать приоритетные задачи и овладеть искусством продуктивного тайм-менеджмента.

Всегда помни о том, что не восполнимым ресурсом является время. К примеру, потратив 50 тысяч рублей ты можешь их заработать вновь, а потратив 1 минуту времени уже не вернешь обратно.

Также невозможно получить 25 час в сутках, но можно освободить свое время от бесполезных занятий и дел, тем самым занимаясь наиболее важными вещами.

Чтобы освободить свое время для более важных дел, можно овладеть техниками управления времени. Нет нет, это не машина времени и не портал переносящий в прошлое или будущее.

Пожалуй самой эффективной техникой является делегирование, т.е. поручение рутинных и не важных задач другим людям (ассистенту, личному помощнику).

К примеру, свое авто можно самостоятельно вымыть, а можно воспользоваться услугами автомойки.

Запомни раз и навсегда:
Любую задачу, которую лучше предоставить другим, поручай другим.
Чем выше будет стоимость твоего личного времени, тем больше второстепенных и не сложных задач можно будет поручить помощникам.

Не важные дела и задачи, выполняй в свое не ресурсное время, т.е. тогда, когда ты не на пике своих умственных и физических сил (к примеру, конец дня, когда ощущается усталость).

Освой еще один не менее важный навык: умение говорить «нет».

Навык говорить нет, предполагает отказывать людям и делам, которые лишают тебя энергии и времени не давая ничего взамен.

К примеру, говори нет болтливому человеку, газетам и журналам, социальным сетям, телевиденью.

Не стоит забывать, что даже малюсенький не запланированный перерыв, когда тебя что-то или кто-то отвлекает от важных дел, может совершенно спокойно стать причиной срыва всех планов.

Принцип 6. Анализируй свой опыт и создавай свои правила тайм-менеджмента

Необходимо периодически анализировать свой опыт управления временем и делать соответствующие выводы. Старайся изучать свои ошибки и принимать меры по их исправлению.

Старайся всегда быть осознанным и со стороны смотреть на то, что происходит с жизнью, т.е. в каком направлении ты движешься и с какой скоростью.

Бывают такие моменты, что ты почувствовал, что утратил контроль за ситуацией и слишком углубился в решение задачи, не думая о затрачиваемом времени. В такие моменты необходимо остановиться, сделать привал и подумать, как можно оптимизировать действия для решения задачи. Помни, твоя жизнь бесценна.

В гонке за успехом и результатами, многие забывают давать себе отдых. Представляешь, его тоже можно и нужно планировать. К примеру, отдохнувший спортсмен гораздо быстрее придет к финишу, нежели не отдохнувший спортсмен.

Небольшой пример из жизни Радислава Гандапаса
Успешный российский бизнес-тренер и оратор Радислав Гандапас, всегда планирует в своем расписании дни для посещения гольф-клуба. Он всегда их выделяет красным цветом, как дела или задачи не подлежащие переносу.
Если этого не делать, то ему просто не удастся поиграть в гольф из-за дел по важнее.

В случае с Радиславом Гандапасом, находиться на пике своих возможностей, ему помогают игры в гольф. У тебя это могут быть любые занятия, которые приносят тебе удовлетворение и восстанавливают твои силы.

Никогда не экономь на собственном сне, выходных и общении с близкими. Никогда! Эти факторы не менее важны в тайм-менеджменте, чем планирование и постановка целей. Такие вот простые, но эффективные принципы.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector