Web-studio46.ru

Обучение и образование
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Основные принципы тайм менеджмента

Основные принципы тайм-менеджмента в работе мастера

Тайм-менеджмент или управление временем — очень важная способность, которая является одним из определяющих факторов успешности в любой работе, в том числе и в в нашей с Вами. В этой статье я бы хотела затронуть основные базовые принципы этой системы, которые могут помочь сделать работу более эффективной и результативной.

1.Планирование времени.

Каждый день очень полезно начинать с плана. Этот план обязательно должен быть «записан» — на бумаге, в ежедневнике или в смартфоне — это не важно, главное, что не «в уме». Когда мы планируем дела только лишь у себя в голове, особенно это касается тех людей, которым не привычно заниматься эти регулярно и систематически, мы уже на подсознательном уровне уменьшаем перед самими собой уровень ответственности за выполнение этих дел.

Планы и дела проще всего делить по их масштабности — краткосрочные — на день, среднесрочные — на неделю, долгосрочные — месяц-год. Все долгосрочные планы должны быть поделены на четкие среднесрочные задачи, а они, в свою очередь, на краткосрочные. Проще говоря, если вы хотите, скажем, хорошо подготовиться к новогоднему сезону, то внесите этот пункт в свой долгосрочный план действий. Обдумайте, что из себя должна представлять подготовка, с какими работами и в каком количестве вы хотите «войти» в сезон, составьте среднесрочный план — сколько таких работ нужно будет подготовить еженедельно или ежемесячно, чтобы выполнить этот план. Затем можно переходить к краткосрочному планированию — на день — сегодня нужно съездить за материалами, завтра начать делать и сделать то-то и столько-то. Задачи, разумеется, стоит ставить реальные и выполнимые. «Выполнимость» очень удобно отслеживать ретроспективно, анализируя свои записи за предыдущие дни и недели, внося необходимые коррективы — если вы решили непременно делать по 10 чудес в день, но день за днем, как ни стараетесь, не достигаете этого количества или же начинают страдать другие, тоже очень важные дела из плана — очевидно, что нужно вносить коррективы в свое планирование и вы либо перегнули палку, ставя себе задачи, либо не замечаете каких-то «вредных» раздражителей, мешающих достигать этих целей.

2. «Пожиратели» времени.

Это то, чем грешен почти каждый из нас. У всех пожиратели времени свои, но объединяет их то, что это всегда бесполезные занятия, не приносящие ничего, кроме как истребляющие время. Я не имею в виду отдых в данном случае, хотя отдых тоже полезно научиться планировать. Я, например, сделав все дела в магазине, порою склонна начать «зависать» и «затуплять» тут, на Ярмарке. Бесцельное блуждание по журналу, чередующееся с обновлением своей страницы, почтового ящика иногда может затянуться на час и более. При этом для меня это не есть отдых, потому что до этого, здесь же, на сайте, я занималась работой и не происходит психологического переключения и осознания окончания работы. Вот и получается, что ничем полезным уже не занимаюсь, а отдыхать — отдыхаю. Для меня это самый настоящий пожиратель времени.

Для начала, чтобы перейти на постепенное исключение пожирателей времени из своего дня, можно выделять на такую деятельность специальное определенное время, непременно после выполнения всех дел из дневного плана. Постепенно это время можно сокращать. Согласно одному интересному исследованию, на выработку любой привычки у человека уходи в среднем 66 дней. То есть контролируя себя чуть более двух месяцев, вы постепенно сами собой потеряете интерес к своим «пожирателям» времени.

Если вы точно не знаете, что именно бесполезно истребляет ваше время, попробуйте записывать эти вещи, каждый раз, как «засечете» их — список, возможно, получится немаленький.

3. Расстановка приоритетов.

Дела в свой дневной план, согласно принципам тайм менеджмента, нужно расставлять в порядке приоритета. Он формируется следующим образом. Первыми нужно ставить те дела, которые можно охарактеризовать как важные и срочны. Затем, те, которые являются срочными, но не очень важными, за ними — важные, но не срочные и, наконец, не важные и не срочные. То есть, например, я бы расставила приоритеты так: сначала выполнение заказа для покупателя, затем какие-то дела по подготовке планируемого мастер-класса или публикации, потом можно осмотреться в своем блоге, ответить на комментарии, подкорректировать описания работ и прочее и, наконец, дать себе время на эскиз какой-то новой идеи или дизайна, который маячит в голове или съездить в магазин за интересными материалами. Ну, это опять-таки, просто личный пример.

Помните, что выполняя свой план, надо придерживаться приоритетного порядка дел и не переходит менее срочным и важным, не закончив более важные и срочные.

Конечно, случаются форс-мажоры, новые дела могут появляться внезапно, для этого стоит оставлять несколько «зазоров» в своем графике, дела можно менять или отодвигать, если изменяется их приоритет в ходе дня или недели.

4. Отдых и личное время.

Об этом тоже нельзя забывать, составляя свой план. От эффективности отдыха зависит эффективность работы. Из времени на отдых можно формировать упомянутые в прошлом пункте «зазоры». Отдых тоже имеет свою классификацию — от пары минут передышки раз в час до обеденного перерыва и своевременного окончания рабочего дня. Учитывайте это время, записывайте, как пункты плана, если хотите, но главное не заполнять время отдыха или обеда тем, о чем упомянуто в пункте про «пожирателей» времени.

5. Держите мастерскую и компьютер в чистоте.

Это тоже очень влияет на эффективность расходования времени. Всегда сложно найти что-то нужное и даже просто сконцентрироваться на работе, если вы работает среди беспорядка и кучи хлама. Систематизируйте свои материалы, уложите все в красивые коробочки-ящички-шкафчики, подумайте, как сделать это функционально и не забывайте прибираться в конце каждого рабочего дня.

6. Деление сложных задач на простые.

Любое на первый взгляд невыполнимое дело теряет остается таковым, пока не найдешь способ поделить его на ряд простых и ясных задач. Поэтому не стоит записывать в свой график дело, которое не понятно как делать и сколько на это уйдет времени. Пишите только те дела, о которых вы хотя бы приблизительно можете сказать, сколько на них уйдет времени. Например, у меня в голове есть идея сшить сложный по конструкции рюкзак. Я даже не знаю точно, смогу ли сделать это за день или за два. Поэтому бессмысленно записывать его пошив как пункт плана. Гораздо удобнее и полезнее будет занести выполнение этой задачи как ряда подзадач — рассчитать выкройки, раскроить материал, выполнить пошив сверх накладных элементов и тому подобное. Сколько времени займет каждое из этих дел — я уже примерно могу себе представить и, таким образом, могу прикинуть общее время и последовательность действий, необходимое для изготовление рюкзака. И да, это будет не один день, кажется.

7. Мотивируйте себя.

Планируя и выполнения каждое дело из списка, думайте, прежде всего, о его результатах. Меня наверно сейчас просто закидают тапками, но я с детства привыкла снисходительно относиться к фразе «главное не победа, а участие». Я считаю, что этим можно только утешить ребенка, не выигравшего в конкурсе, а для взрослых, занимающихся делом, особенно, своим делом, людей — это путь к тому, чтобы стать неудачником. Главное в делах — результат, то есть победа. А участие без этой победы — лишь впустую потраченное время. Конечно, в каждом деле победа может быть разной, а иногда есть несколько исходов дела, которые можно считать победой. Главное, четко определить для себя, что именно в этом деле будет хорошим результатом, а что плохим. И стремиться к хорошему, меняя свой подход и анализируя ситуацию в случае его недостижения.

Читать еще:  Менеджер по внедрению проектов

На этом все, хотя тема и не исчерпана, тайм-менеджмент — объемная и непростая наука, об этом целые книги пишут. Спасибо за внимание, всем эффективных и результативных дел.

7 главных принципов тайм-менеджмента

А теперь перейдём к практике и выясним, как правильно управлять временем, с чего начать контроль и планирование своих действий, какие трудности обычно возникают на этом пути и как их преодолеть.

Принцип 1. Планируйте свои действия

Планирование дел на ближайший день (или ближайшую неделю) имеет практическое значение в любой работе. Неважно, сидите ли вы в офисе, стоите у конвейера, подрабатываете курьером в свободное от учёбы время – чёткий план действий всегда принесёт реальную пользу в виде повышения результативности (личной и профессиональной).

Даже если ваши действия строго регламентированы должностной инструкцией, всегда нужно иметь заранее составленный план – это поможет справляться с работой более эффективно и оперативно.

Помните, что все успешные люди планируют свою жизнь.

Запомните несколько важнейших аксиом тайм-менеджмента :

  • Фиксируйте цели письменно. Если на бумаге (или в электронном ежедневнике) не обозначена ваша цель, значит, её не существует.
  • Планируйте свой день. Заранее составленный список заданий и действий увеличивает продуктивность любого вида деятельности на 25%.
  • Дробите большие задачи. Объемные по времени выполнения дела нужно всегда разделять на несколько мелких подзадач – не хватайтесь за масштабный проект, не продумав заранее последовательность действий.

Необходимо, чтобы планирование стало вашей второй натурой: возьмите за правило составлять план действий на завтрашний день перед сном. Утром на работе вы уже будете точно знать, с чего начинать, чем продолжить и как закончить.

Всегда оставляйте определенный резерв времени на «форс-мажор» — непредвиденные обстоятельства.

Помните, что те несколько минут, что вы затратите на составление плана, с лихвой окупятся в будущем: результаты грамотного планирования вы оцените уже на первой неделе внедрения в жизнь.

Принцип 2. Формулируйте желаемый результат в конкретные цели и задачи

Стратегическое и эффективное планирование невозможно без грамотного целеполагания. Если говорить более простым языком, вы должны уметь четко формулировать основную цель и уметь разбивать её на более конкретные и локальные задачи.

В теории менеджмента этот навык именуется «декомпозиция целей» . Основной способ воплотить данное понятие на практике – это переход от общего к частному.

Пример
Вы работаете маркетологом в коммерческой фирме и ваша главная цель – поднять продажи в текущем сезоне на 30%.
Внедрение данной цели можно разбить на несколько подзадач: увеличить продажи в конкретной торговой точке путем проведения рекламных акций, пересмотреть вопрос ценообразования на некоторые позиции, скорректировать цены, провести масштабную рекламную кампанию в интернете и в СМИ.

Существует профессиональный инструмент (или принцип) для формулировки и постановки локальных задач в тайм-менеджменте и целеполагании.

Он называется принцип SMART .

Согласно данному принципу цель должна быть :

  • конкретной (Specific);
  • измеримой (Measurable);
  • достижимой за определенный период (Attainable);
  • актуальной или истинной – необходимо заранее понять, действительно ли данная задача поможет в достижении цели (Relevant);
  • ограниченной во времени (Time-bound).

Основной критерий полезности и эффективности локальной задачи – её конкретность. Начиная движение к крупной цели с выполнения последовательных задач, вы значительно сокращаете время выполнения работы.

Последовательность и сосредоточенность на конкретных пунктах – залог будущего успеха.

Даже самые великие творцы не создавали свои произведения сразу целиком – сначала они составляли план, а затем выполняли его по пунктам. Один из секретов успешного управления временем – в умении сосредоточиться на текущих задачах, не теряя общего направления.

Принцип 3. Фиксируйте ваш план действий

О необходимости обязательно фиксировать план действий уже было сказано выше. Здесь же рассмотрим, каким образом это лучше всего сделать. Существует несколько рабочих и действенных инструментов, позволяющих сделать свои планы и задачи более наглядными и конкретными.

Один из таких методов называется «Диаграмма Ганта» . Объясню, как это выглядит на практике.

Пример
Допустим, ваша цель – построить дом. Для начала следует разбить задачу на несколько этапов: расчистить площадку, вырыть и заложить фундамент, провести надземные работы, выполнить отделку помещений, провести коммуникации и заняться благоустройством.

В диаграмме Гранта указываются все задачи текущего масштабного проекта вместе со сроками их осуществления, продолжительностью во времени и очередности выполнения.Однотипные задачи можно группировать в один пункт, а более объёмные дела целесообразно разбивать на несколько последовательных задач.

Наглядное составление плана экономит не только ваше время, но и позволяет другим сотрудникам, участвующим в проекте, быстро уяснить положение дел и включиться в работу с нужного этапа.

Принцип 4. Расставляйте приоритеты

Своевременно и чётко определить главную цель – это необходимо и правильно. Но главная задача – это двигаться к достижению данной цели, последовательно выполняя текущие задачи разной степени трудности.

Для расстановки приоритетов в ежедневном планировании подойдет простой способ, который называется «Способ АБВГД» .

Способ АБВГД (ABCD)
«А» – это самое важное дело текущего дня, «Б» – менее важное, «В» – задача средней значимости и т.д.

Первое в списке дело следует выполнять первым. Обычно эта задача самая трудоёмкая и сложная. Иногда человек испытывает страх или ленится начинать день с главной задачи, но секрет в том, что именно от её выполнения зависит эффективность вашей текущей деятельности.

Специалист по практическому тайм-менеджменту Брайан Трейси советует решать данный вопрос жестко и однозначно. Его метод называется: «съесть лягушку на завтрак». «Лягушка» — это самое сложное и неприятное дело текущего дня. Вы постоянно переносите его на «послеобеда», на вечер, а то и на завтра.

Но суть в том, что тем самым создаётся постоянное эмоциональное напряжение, которое мешает вам продуктивно выполнять все остальные дела. Трейси говорит, что начинать день следует с самого трудного, тогда все остальные дела будут выполнятся практически сами собой.

Логическим продолжением метода Брайна Трейси здесь является закон или принцип Парето.

Закон Парето
20% наших усилий приносит нам 80% результатов, а остальные 80% наших усилий — лишь 20% результатов.

Таким образом наша задача — выявить эти 20% наших самых эффективных действий и сконцентрироваться именно на них.

Ещё один инструмент для эффективной расстановки приоритетов называется «Матрица Эйзенхауэра» . Политический и военный деятель, президент США Дуйат Эйзенхауэр был человеком практичным и весьма успешным.

Он придумал разделять все текущие дела на 4 категории :

  • срочные и важные;
  • важные, но не срочные;
  • срочные, но не очень важные;
  • неважные и несрочные.

Первая категория : срочные и важные — это первостепенные задачи следует выполнять обязательно сегодня и сейчас: их откладывание обязательно создаст ненужные трудности в будущем. Поручать их подчиненным не стоит – это нужно делать самому и немедленно.

Читать еще:  Компьютеризация тайм менеджмента

По-другому этот сектор матрицы называют «Сектором пожара», находиться в котором долго чревато неблагоприятными последствиями, прежде всего для собственного здоровья.

Вторая категория : важные дела, не являющиеся срочными. Внимание, вот оно — ваше место силы!

Мой секрет тайм-менеджмента — находиться в секторе « Важные — Не срочные » .

Это самый эффективный сектор матрицы. Здесь вы спокойны, здесь вы планируете, обдумываете, действуете грамотно и взвешенно, здесь вы занимаетесь по настоящему важным.

Совет
Не допускайте перетекания важных дел в сектор срочных!

Третья категория : срочные и не очень важные дела – они могут отнять много времени, если заниматься ими с самого утра и лично. Именно такие задачи можно перепоручать подчиненным.

Дела из 4-ой категории (несрочное и неважное) можно смело вычеркивать из ежедневного списка.

Можно ежедневно составлять примерно такую таблицу, основанную на «Матрице Эйзенхауэра».

№ДелаСрочные делаНесрочные дела 1Важные делаРазрешение кризисных ситуаций, главные проектыПланирование новых задач, налаживание отношений2Неважные делаДеловые телефонные звонки, письма, совещанияРутинная механическая работа, пожиратели времени

Не поленитесь, и внедрите эту простую таблицу в свою систему планирования дня.

Принцип 5. Фокусируйтесь на главном

Я уже говорил, как важно достигать поставленных целей, в этом пункте расскажу о том, как делать это максимально эффективно.

Умение фокусироваться на главном, не отвлекаясь на постороннее, — важнейший практический навык, овладев которым, вы решите самые приоритетные задачи продуктивного тайм-менеджмента.

Время – не восполняемый ресурс, и самый ценный из всех существующих. Мы можем потратить 10 000 рублей и снова их заработать, но вернуть обратно прожитую секунду мы не в состоянии.

Мы также не способны продлить сутки до 25 часов, но можем освободить собственное пространство для тех занятий, которые нам действительно важны.

Чтобы второстепенные дела не сказывались на вашей личной результативности, необходимо овладеть конкретными техниками управления времени.

Одна из самых действенных техник высвобождения времени – делегирование. Точнее будет сказать, делегирование — это составляющая классического менеджмента.

Делегирование – это способ поручить часть наших дел другим людям.

Самые элементарные примеры: свою машину можно помыть не самостоятельно, а отдать в автомойку, или еще: потекший кран в ванной можно починить самостоятельно или вызвать профессионального сантехника.

Запомните
Любые задачи, которые целесообразнее (с точки зрения финансов и затрат времени) предоставить другим, нужно предоставлять другим.
Чем выше стоимость вашего личного времени, тем больше второстепенных и не слишком важных задач можно делегировать.

Менее важные дела можно выполнять в «не-ресурсное время».

Речь идет о той части дня, когда вы находитесь уже не на пике своих умственных и физических сил, например, в конце дня, когда есть усталость.

Также, к примеру, находясь в транспорте или в очереди, можно совмещать ожидание с обучением – прослушивать аудиокниги по профессиональному мастерству или развитию одного из навыков личной эффективности.

Ещё один важный навык для реальной экономии времени: умение говорить «нет».

Не подумайте, что отказывать нужно всем без разбора.

Умение сказать «нет» относится в первую очередь к тем людям и делам, которые лишают вас ваших энергетических и временнЫх ресурсов не давая ничего взамен.

Говорите «нет» болтливой соседке или сотруднице, чтению бульварной прессы, интернет-серфингу по соцсетям и развлекательным ресурсам, просмотру ТВ.

Помните, что даже небольшой незапланированный перерыв, когда кто-то или что-то вас отвлекло от дела, может стать причиной срыва планов.

Принцип 6. Анализируйте свой опыт и создавайте свои правила тайм-менеджмента

Периодически стоит оглядываться назад и делать прагматичные выводы из своего опыта управления временем. Изучайте свои ошибки и обязательно принимайте меры по их исправлению.

Обязательно анализируйте ситуации, в которых вы особенно интенсивно теряли личные ресурсы.

Всегда следует оставаться осознанными и со стороны смотреть, что именно происходит с вашей жизнью — в каком направлении и с какой скоростью она движется.

Если вы почувствовали, что утратили контроль и слишком углубились в решение задачи, не думая о затратах времени, самое время остановиться, сделать перерыв и попытаться оптимизировать собственные действия.

В конце концов, создавайте свои правила по управлению временем, свои фишки. Вся ваша жизнь, ваша деятельность — уникальна.

Принцип 7. Планируйте отдых

В погоне за успехом и личной результативностью никогда не пренебрегайте отдыхом, я скажу более того — планируйте отдых, также как и ваши бизнес-задачи! Для управления временем полноценный отдых – важнейший элемент успеха.

Пример из жизни Радислава Гандапаса
Известный российский бизнес-тренер и оратор Радислав Гандапас, как он рассказывал на одном из своих тренингов, планирует в своем рабочем расписании дни на посещение гольф-клуба. Это важное хобби в его жизни.
Эти дни он выделяет красным как мероприятия высшей степени важности, которые не подлежат переносу.
В противном случае, говорит Радислав, ему не удается поиграть в гольф в принципе, так как всегда находятся дела поважнее.

Оставаться на пике своих психофизиологических возможностей можно только с помощью регулярного восстановления сил.

Нельзя экономить на сне, собственных выходных и общении с близкими – это такие же важные факторы эффективного тайм-менеджмента, как планирование и постановка целей.

10 главных заповедей тайм-менеджмента

Вопрос «Как все успевать?» наверняка регулярно посещает твою голову. И мы сразу ответим на него: никак. Но твое время может быть использовано более эффективно, а ты при этом избежишь нервотрепки, связанной с непредсказуемостью твоего дня и непониманием, за что хвататься в первую очередь. Итак, представляем твоему вниманию 10 заповедей, соблюдая которые ты сможешь лучшим образом использовать свой главный ресурс.

Ставь цели

Потрать немного времени, чтобы понять, какие простые и глобальные задачи ты хочешь воплотить в жизнь. Будь то разобрать шкаф, написать диплом, похудеть до определенного размера одежды или поднять английский до уровня Advanced. Если не забывать оценивать, насколько прошедший день приблизил тебя к твоим целям, ты сможешь отсечь ненужное и сконцентрироваться на том, что действительно важно.

Планируй

Допустим, с целями у тебя все более-менее ясно, теперь нужен план по их осуществлению. И здесь самый простой вариант — заведи себе ежедневник, электронный или бумажный, не важно, и трать каждый вечер по 10 минут, чтобы расписать планы на следующий день. Подсчитано, что такой подход поможет тебе сэкономить около часа рабочего времени. Но есть пара маленьких нюансов: планируй не более 60% всего времени, а оставшиеся 40% сохрани для решения непредвиденных задач.

Ешь слона по кусочкам

Выполняя предыдущий пункт ты наверняка столкнешься с проблемой: есть цели, к которым очень сложно приблизиться за один день. Что же делать? Просто разбей весь путь к достижению глобальной цели: сначала на «лестничные пролеты», а потом на отдельные «ступеньки» и выделяй на ступеньку по дню. Например, ты хочешь выучить английский, знание языка складывается из словарного запаса и умения строить речь грамматически правильно. Если ты каждый день будешь по 10 минут повторять слова, 10 уделять грамматическим упражнениям и еще 10 тратить на ведение дневника или общение с носителем языка, то уже через месяц ты станешь намного ближе к цели!

Расставляй приоритеты

Окинь взглядом список планов на грядущий день и задай себе 4 вопроса:

  • Что из этого срочно и важно?
  • Что из этого не срочно, но важно?
  • Есть ли среди этого что-то срочное, но не важное?
  • Что из этого не срочно и не важно?
Читать еще:  Менеджер по общению с клиентами

Вот и получился список приоритетов, в котором, например, сдать отчет начальству будет и важным, и срочным, договориться о встрече с партнером и повторить английский — не срочно, но важно, а посмотреть видео с котиками — не срочно и не важно.

Забудь о многозадачности!

Гай Юлий Цезарь мог делать несколько дел одновременно, но это не спасло его от печальной участи. Ты, слава богу, не древний римлянин благородных кровей, так что можешь себе позволить не быть многозадачным. Более того, ученые-когнитивисты на этом даже настаивают, ведь согласно их наблюдениям, концепция многозадачности в решении повседневных вопросов лишь создает видимость погружения в работу, но качество выполнения каждой отдельной задачи от этого страдает, и в итоге под конец дня у тебя не только ни одно дело не доведено до конца, но еще и глаз дергается.

Фокусируйся

Эти самые ученые из предыдущего пункта подсчитали, что в среднем, чтобы погрузиться в выполнение одной задачи, требуется 15 минут. Поэтому, если тебе приходится работать сразу с несколькими делами, выдели на решение каждого из них не менее 15-20 минут и чередуй. Важный момент! Проверка почты, лички в контакте, сообщений в скайпе и прочего тоже нарушают концентрацию внимания, поэтому оптимальным решением будет отключить на время работы все уведомления и закрыть все окна, которые могут тебя отвлекать. Но если уж совсем не выходит отказаться от соц.сетей или они являются частью твоей работы, выделяй на проверку сообщений около 10 минут каждый час.

Отсекай лишнее

Иногда просто надо говорить «Нет». Себе или еще кому-то. Да, хочется поставить галочку «выполнено» напротив очередной цели, характеризующей твою эффективность, погладить себя по головке и сказать: «Какой я молодец, все успел!», но в погоне за количеством выполненных дел можно заработать себе полное психологическое истощение и апатию, с которыми вообще потом не получится полноценно заниматься даже повседневными задачами. Поэтому 7 раз измерь свои силы, прежде чем брать внеочередной проект или бросать себе новый вызов из разряда «похудеть за неделю на 10 килограмм».

Обустрой рабочее место

Запомни: хаос на рабочем столе — значит хаос в мыслях. Регулярно убирай весь хлам и со стола, и из головы. Сделай свое рабочее место таким, чтобы тебе хотелось работать: удобный ежедневник, красивая и качественная канцелярия, фото любимых, чтобы помнить, на чьем благополучии в первую очередь скажется твоя лень, яркие стикеры и т. д. Это поможет тебе быть в тонусе и не скучать.

Забудь о перфекционизме и не ищи мотивации

Все мы знаем, что когда есть вдохновение, можно горы свернуть, причем с таким акробатическим изяществом, что все при этом ахнут! Но вдохновение, к сожалению, это не рубильник, который можно включить в удобный для себя момент. И зачастую все танцы с бубном для его призыва приводят лишь к пустой трате времени, которое можно было бы потратить на выполнение самой задачи. Запомни: дело, сделанное немного неидеально, в большинстве случаев лучше чем дело, несделанное вообще! Так что выдохни, и вперед, держа в уме слова классика: «Я сам властитель вдохновенья»!

Не забывай отдыхать

Это, пожалуй, самое главное правило из списка, поскольку без его выполнения следовать остальным не будет никакого желания. Выделяй себе время на здоровый сон, на встречи с друзьями, на новые впечатления, ведь именно они помогают твоему мозгу «перезагрузиться» и приступить к новым задачам с новой энергией, новыми идеями и куда большим желанием!

Как эффективно управлять своим временем: основные принципы тайм-менеджмента

Все про него слышали, но мало кто решался внедрять в жизнь. А зря: тайм-менеджмент одинаково нужен и руководителю, и офисному сотруднику, и домохозяйке. То есть всем, кто относится к своей жизни ответственно и серьезно.

В этой статье расскажем об основных принципах тайм-менеджмента и посоветуем несколько практик.

Теория: 5 основных принципов тайм-менеджмента

Если вы введете в гугле « принципы тайм-менеджмента », то потеряетесь в изобилии теорий. Все книги по тайм-менеджменту говорят об одном и том же, только под разными углами. Изучив их, мы выделили следующие 5 основных принципов:

Планируйте. Когда цель четкая, ее легче достигнуть. Составьте списки: на день, неделю, месяц, год. Это поможет оценить объем задач.

Расставляйте приоритеты . «Не знаю, за что хвататься». Знакомо такое состояние? Выделяйте ключевые задачи, отсеивайте лишнее, делегируйте. Если не знаете, как делать последнее, прочитайте статью о том, как научиться делегировать .

Найдите мотивацию . Вы спланировали работу, но не хватает мотивации. Обманывайте свой разум: обещайте себе за выполнение недельных планов бонус в виде приятной покупки. «Настраивайтесь» на выполнение сложных задач — придумайте ритуалы, например, составляйте план задач за чашкой кофе в любимой кофейне.

Уберите лишнюю информацию . Взявшись за работу, отключите уведомления соц.сетей. Не отвлекайтесь на лишние разговоры. Выделите отдельное время для проверки почты. Все это отнимает рабочее время и отдаляет выполнение важных задач.

Не забывайте отдыхать ответственно . Не забудьте запланировать отдых: час работайте — 15 мин пообщайтесь с коллегами. Следите за качеством своего отдыха: чем потратить перерыв на свайпы в инстаграме, куда лучше сделать разминку или прогуляться на свежем воздухе.

Практика: 5 способов управления временем

Придерживаясь основных принципов тайм-менеджмента , вы можете сами спланировать свою работу. А можете взять за основу одну из известных методик.

Getting Things Done (в переводе — «доведение дел до завершения») разработал теоретик продуктивности, Дэвид Аллен. Чтобы освободить разум от лишней информации, Дэвид советует перенести ее на внешний носитель, — ежедневник, электронный сервис, заметка в телефоне.

Хронометраж На что вы тратите свое время? 6 часов работы, 3 часа на дорогу, пару часов в соц. сетях…Без погрешности едва ли вы сможете назвать точные цифры. Суть метода «хронометраж» в записи всех действий и времени, потраченного на них. Уже спустя несколько дней практики вы увидите, сколько время тратите впустую и сможете пересмотреть расход.

«Метод помидора» — техника тайм-менеджмента из 80-х. Предлагает разбивать задачи на 25-минутные периоды («помидоры») и сопровождать их пятиминутными перерывами. После каждого 4-ого «помидора» нужно сделать длинный перерыв — 15-30 минут.

SMART ( в переводе — «умный») методика, которая отвечает основному принципу тайм-менеджмента — планированию. Это способ формулировки целей. Слово smart — аббревиатура, где каждая буква определяет цель:

  • Specific — конкретная
  • Measurable — измеримая
  • Achievable — достижимая
  • Relevant — релевантная
  • Time bounded — ограниченная во времени

«Матрица Эйзенхауэра» — четыре типа задач, которые делятся осями важности (по вертикали) и срочности (по горизонтали). В матрицу нужно записывать все задачи, и тогда вы сможете понять — что необходимо сделать в первую очередь, что – во вторую, а чем вообще заниматься не стоит.

Вам остается только выбрать наиболее подходящую для вас методику. Если в процессе планирования, вы выявили рутинные задачи, которые отнимают кучу времени, доверьте их решение Делегатору24 . Это сделает вашу работу еще эффективнее.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector