Web-studio46.ru

Обучение и образование
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Основные правила тайм менеджмента

Тайм-менеджмент: 21 совет как эффективно управлять своим временем

«Не говорите, что у вас не достаточно времени. У вас его ровно столько же, сколько было у Хелен Келлер, у Пастера, Микеланджело, Матери Терезы, Леонардо да Винчи, Томаса Джефферсона и Альберта Эйнштейна», — Джексон Браун-младший.

Многие наши современники стремятся к гипер-продуктивности.

Наверняка, вы знаете людей, которые снуют от задачи к задаче, постоянно проверяют электронную почту, что-то организовывают, куда-то звонят, выполняют поручения и т.д.

Люди, которые это делают, часто разделяют мнение, что «быть постоянно занятым» означает, что вы упорно трудитесь и становитесь все более успешным.

Такое убеждение может быть справедливо лишь до определенной степени, и оно часто приводит к бессмысленной «производительности», то есть к постоянной потребности что-то делать и к склонности тратить время на мелкие задачи. Но лучше применить другой подход.

Работать надо умнее, а не усерднее

Старая пословица гласит, что работать надо умнее, а не усерднее. Это утверждение следует брать за основу при подходе к работе любого рода.

Вместо роботизированного подхода к решению задач, необходимо задаться вопросом, что можно сделать более рационально или вовсе исключить из списка намеченных дел.

Эффективно управляя своим временем, вы не задаетесь вопросом, как можно выполнить больше задач за день, а стараетесь упростить и ускорить процесс, чтобы избежать перенапряжения.

Речь идет о высвобождении места в вашей жизни для отдыха и приятного времяпрепровождения.

В сутках действительно достаточное количество часов, чтобы заняться всем, чего бы вы хотели, но это время нужно выявить.

21 совет по управлению временем

Мы надеемся, что этот список из 21 совета подтолкнет вас в правильном направлении.

Помните о том, что есть бесчисленные фишки и уловки, чтобы эффективно планировать свое время. Мы находим эти советы полезными, хотя у вас может быть свое мнение по этому поводу.

Пусть этот список послужит катализатором, чтобы вы регулярно думали о том, как повысить результативность собственного труда.

1. Главное внимание главным вещам.

Самые важные задачи выполняйте в первую очередь. Это золотое правило тайм-менеджмента. Ежедневно определяйте два-три задачи, которые находятся в приоритете и выполняйте их в первую очередь.

Как только вы их завершите, день уже можно считать успешным. Переходите к другим вещам или отложите остальное не следующий день, ведь самые важные дела вы уже совершили.

2. Научитесь говорить «нет».

Решение большого количества задач за ограниченное временя может научить вас жонглировать различными проектами и управлять своим временем. И это превосходно.

Но здесь легко можно увлечься и не рассчитать свои возможности. Ваша цель состоит в том, чтобы взвалить на себя лишь те обязательства, на которые вы точно знаете, что у вас есть время, и вы с ними справитесь.

3. Уделяйте сну, по крайней мере, 7-8 часов.

Некоторые люди думают, что жертвовать сном это хороший способ увеличить производительность и высвободить пару дополнительных часов в сутках. Но это не тот случай.

Большинство из нас нуждаются в 7-8 часах сна, чтобы и тело, и разум функционировали оптимально. Вы это почувствуете, прислушайтесь к своему организму. Не стоит недооценивать значение сна.

4. Полностью сконцентрируйтесь на поставленной задаче.

Закройте все остальные окна браузера. Положите телефон в беззвучном режиме вне поля зрения. Найдите себе тихое укромное место для работы или включите музыку, если она вам помогает (мне, например, иногда нравится слушать классическую музыку или звуки природы).

Сконцентрируйтесь на одной-единственной задаче, погрузитесь в нее. Ничто другое не должно существовать в этот момент.

5. Начните раньше.

Почти все из нас страдают синдромом «откладывания на потом». Кажется, задача настолько простая, что вы всегда успеете ее выполнить и в конечном итоге затягиваете время.

Избавляйтесь от хронической прокрастинации, так как гораздо приятнее избежать перенапряжения, заранее выполнив запланированные дела. Это не так сложно, достаточно вашей твердой решимости.

6. Не отвлекайтесь на второстепенные детали.

Мы часто затягиваем проекты, слишком долго зацикливаясь на мелких деталях. Это характерно для перфекционистов.

Но гораздо эффективнее продвигаться вперед, выполнить больший объем проекта, отбросив прежнее желание во что-то постоянно углубляться. Лучше поскорее все выполнить, а по завершении пересмотреть отдельные моменты.

7. Превращайте в привычку регулярные задачи.

Если у вас есть регулярные обязанности, (например, написание статей для собственного блога и т.д.) вы можете их планировать и сделать своей привычкой. Делайте это ежедневно и не меняйте распорядка, тогда ваш мозг дисциплинируется и занятие превратится в привычку. Оно становится вполне естественным и приятным. Попробуйте!

8. Контролируйте количество времени, потраченное на ТВ / Интернет / игры.

Время, проведенное в соцсетях, за играми или просмотром телевизора может и должно подвергаться контролю. Попробуйте определить для себя количество часов, проведенных за перечисленными занятиями. Как правило, они отвлекают вас гораздо больше, чем вы хотели бы.

9. Определяйте временной лимит для каждой задачи.

Вместо того, чтобы просто сидеть над проектом с мыслью: «я просижу здесь, пока все не выполню», попробуйте перефразировать: «я поработаю над этим заданием три часа».

Ограниченность во время подтолкнет вас к сосредоточенности и большей эффективности, даже если немного позже вы вернетесь и доработаете.

10. Оставляйте временной зазор между задачами.

Когда мы несемся от задачи к задаче, нам сложно оценивать свои действия и оставаться сосредоточенными и мотивированными.

Перерыв между делами может стать глотком свежего воздуха для нашего мозга. Вы можете недолго прогуляться, помедитировать или сделайте что-нибудь другое для умственной разгрузки.

11. Не думайте о тотальности списка ваших дел.

Один из самых надежных способов сокрушить себя, это подумать о громадности списка дел. Сколько бы вы о нем ни думали, короче он не станет.

В конкретный момент времени необходимо сосредоточиться на одном деле. Это одна-единственная задача. Выполняйте все поэтапно. Сохраняйте спокойствие.

12. Физические упражнения и питание.

Многочисленные исследования связывают производительность труда со здоровым образом жизни. Достаточное количество сна, физические упражнения и здоровое питание повышают уровень энергетического заряда, очищают разум и позволяют вам легче сосредоточиться.

13. Делайте меньше.

«Делайте меньше» это еще один способ сказать «делайте то, что важнее всего». Такая тактика опять-таки подразумевает сосредоточение на наиболее значимых вещах.

Остановитесь, определите первостепенность задач и уделите им внимание. Выполните меньшее количество дел, но они должны быть приоритетными и иметь большую ценность, чем остальные.

14. Используйте выходные, но не переусердствуйте.

Если поразмыслить, вы удивитесь, обнаружив насколько можно уменьшить нагрузку в течение недели, немного поработав в выходные дни. Всего лишь 2-4 часа в день. Ваш досуг почти не пострадает.

15. Систематизируйте процесс.

Организованность сэкономит вам массу времени, и для этого вам не обязательно становиться самым организованным человеком в мире. Систематизировать свой труд совсем не сложно.

Создайте систему в регистрации документов. Убедитесь, что все элементы сохраняются соответствующим образом. Отпишитесь от ненужных рассылок и разгрузите свою электронную почту. Оптимизируйте, упорядочивайте и рационализируйте.

16. Заполняйте свободное время.

Как правило, у каждого есть незаполненное время. Это часы, проведенные в залах ожидания, в магазинных очередях, в общественном транспорте, на эллиптических тренажерах и т.д.
Найдите вещи, которые вы могли бы при этом делать. Чаще всего подойдет чтение, и не забывайте об аудиокнигах, которые можно слушать во время ожидания.

17. Изолируйтесь.

Никаких отвлечений, никаких оправданий. Иногда единственный способ что-то сделать, это закрыться у себя в комнате. Изолированность многим помогает.

18. Придерживайтесь плана действий.

Отчасти мы об этом упоминали, но не лишним будет повторить. Не отклоняйтесь от намеченного плана!

Решительно придерживайтесь запланированных дел, будьте профессионалом и идите до конца. Твердая воля и непоколебимость приведут вас к намеченной цели.

19. Связанные задачи выполняйте вместе.

Допустим, что за выходные вам нужно сделать два задания по программированию, написать три эссе и снять два видео. Вместо того, чтобы браться за работу в спонтанном порядке, определите группы подобных задач и выполняйте их последовательно.

Различные задачи требуют различного типа мышления, поэтому имеет смысл позволить своему мозгу продолжить выполнять типовые задания, а не переключаться лишний раз на что-то иное.

20. Находите время для тишины.

В современном мире слишком многие люди постоянно находятся в движении и не находят времени, чтобы просто остановиться. Тем не менее, практика тишины обладает удивительным эффектом. И действие, и бездействие должны играть ключевую роль в нашей жизни.

Состояние покоя и тишины уменьшает беспокойство и показывает, что нет никакой необходимости в постоянной спешке. Это также помогает сделать работу более приятной.

21. Исключайте несущественное.

Косвенно мы уже касались этого аспекта, но это один из самых полезных советов, который вы можете для себя почерпнуть.

Наша жизнь перезаполнена. Когда мы определяем лишнее и избавляемся от него, то нам становимся ясно, что наиболее значимо и больше всего заслуживает нашего времени.

И последний совет (очень важный)

Отметим еще один совет. Если вы что-нибудь запомните из этого списка, то пусть это будет следующее:
Целью всегда должно быть удовольствие. Работа может быть игрой.

Мы настолько погружены в занятость, что забываем наслаждаться тем, что делаем. Даже когда мы подходим к работе с умом, часто мы слишком сосредоточены на достижении цели.

Читать еще:  Менеджер продукты питания

Это никогда не должно быть на первом месте. Всегда спрашивайте себя: что я могу сделать, чтобы получить больше удовольствия от процесса?

Цель состоит в таком упорядочивании своих обязательств, чтобы ваша повседневная жизнь протекала в удовольствии, даже когда вы работаете.

Это может показаться несбыточной мечтой, но в современном мире это реальнее чем когда-либо. Будьте любознательны и открыты для новых возможностей. Познавайте себя.

С вами начнут происходить замечательные вещи. Мы желаем вам удачи и реализации этих советов!

Тайм-менеджмент: как управлять временем

Помните сказу о потерянном времени Евгения Шварца? Один из героев в исполнении Георгия Вицина рассказывает Пете Зубову, что может случиться, если тратить время впустую. Так вот, тайм менеджмент – это волшебная «пилюля», а точнее эффективная техника управления временем. Time Management с английского так и переводится. Да, напрямую воздействовать на четвертое измерение нашего мира мы не можем. Но в наших силах дорожить им себе же на благо.

Учитывая это, расширим определение тайм-менеджмента:

Time Management – учёт, организация и контроль собственных временных ресурсов для повышения эффективности их использования в бизнесе, личной жизни.

Те, кто внедрил такой подход в свою жизнь, говорят: успевай больше, тратя меньше времени . Это перекликается с принципом эффективности – правилом Парето, больше известном, как соотношение 20/80.

Небольшой экскурс в историю

Если вы думаете, что тайм-менеджмент – управление временем возник в недалеком прошлом, то ошибаетесь. Над принципами организации своей жизни задумывались ещё два тысячелетия назад. Известный философ Сенека писал своему ученику и другу: «Так и поступай, мой Луцилий! Отвоюй себя для себя самого, береги и копи время, которое прежде у тебя отнимали или крали, которое зря проходило».

Древнеримский мыслитель предлагал вести учет потраченного времени за день и анализировать каждый отрезок по степени наполненности.

В эпоху возрождения, итальянский ученый Альберти вывел несколько правил контроля времени, которые легли в основу современного учения об эффективности:

  • Ежедневно составляй перечень дел и выполняй его.
  • Распределяй дела по убыванию – значимые делай первыми, менее важные – последними.

В 70-х годах 20 века теоретические принципы управления временем сформировались в практическую науку. В нашей стране популярность обрел метод хронометража биолога Любищева. Ученый на протяжении 56 лет ежедневно записывал, сколько времени тратиться на работу, фиксировал потери. Каждый месяц составлял сводку и в конце года – отчет. Это позволило с точностью до 10 минут оценивать любую предстоящую работу по времени исполнения, планировать проекты на месяцы и годы вперёд.

Интересный факт, последние 25 лет жизни Любищев, пользуясь хронометражом, работал более продуктивно, чем в молодости.

В 2007 году в Финансово-промышленном институте Москвы открылась кафедра тайм-менеджмента, на то время – первая в стране.

Преимущества и недостатки

Что же получает человек, научившийся управлять временным ресурсом:

  • Завершает начатые дела, проекты, решает поставленные задачи;
  • Добивается лучших результатов в профессиональной сфере и личной жизни;
  • Получает больше времени на отдых и занятия хобби;
  • Повышает мотивацию достигать большего в жизни, позитивно мыслит;
  • Эффективно борется с прокрастинацией – откладыванием дел на потом, избавляется от стрессов и неудач;
  • Имеет четкий план действий на день, неделю, месяц и годы;
  • Контролирует свою жизнь.

Много это или мало? Как в любой технологии личностного роста эффективность метода познается на практике. Не попробуешь – не узнаешь. Но обещанные «плюшки» мотивируют хотя бы частично применять принципы управления временем к себе.

Недостатки метода:

  • Парадокс высвобожденных ресурсов. Например, вы эффективно распланировали и выполнили все рабочие дела на день до 13-00. У вас остается ещё 4-5 часов рабочего времени. На что его тратить? Ярый тайм-менеджер начнет делать работу за следующий день, потом за неделю, ещё и ещё. В итоге – перегруз, стресс, усталость и другие побочные эффекты. Свободное время тратьте на свои проекты, хобби. Не нужно награждать себя за быстро сделанную работу дополнительной работой. Это прямой путь к выгоранию.
  • Психологически трудно придерживаться распорядка. Это напоминает историю фильма «День сурка». Как бороться с этим расскажем чуть дальше.
  • Форс-мажоры. О, эти приятели выбьют из седла кого угодно. В таких ситуациях первым делом устраняют непредвиденные проблемы, а потом возвращаются на исходную позицию, то есть к выполнению плана.

Выделяют три разновидности тайм-менеджмента:

  • Личный – он завязан на развитие человеческих качеств, навыков. Например, помогает правильно планировать день, организовать дела и хобби.
  • Профессиональный – он повышает продуктивность работы сотрудников за счет эффективной организации труда и контроля времени.
  • Социальный – он регулирует взаимоотношения людей в коллективе, социуме. Часто используется в корпоративной среде.

Основные понятия

Для понимания, как работает система, достаточно знать следующее:

  • Концепция управления временем – как мы понимаем, воспринимаем и организуем наши дела, задачи. Сначала нужно ответить себе на вопрос «зачем» учиться управлять своим временем, осознать ценность этого навыка и внедрить в свою жизнь основные принципы.
  • Методология – это алгоритм действий, которые позволяют эффективно выполнить задачу с наименьшими потерями.
  • Система – комплекс методов и подходов, которые обеспечивают максимально быстрое продвижение к цели.

Задачи

Когда человек что-либо не успевает сделать, проваливает проект или забывает важные события в личной жизни, он говорит сакральную фразу: «не хватает времени». Её можно слышать дома, в офисе, цеху, на улицах, в магазинах, интернете. Дефицит драгоценного ресурса порождает спешку, а та, не лучшая помощница в делах.

Однако времени, если к нему относится бережно, хватит на всё. Это – аксиома, которую вам докажет любой тайм-менеджер. Ученые установили, что 50-60% этого ресурса мы тратим впустую. Половину дня прокрастинируем или пытаемся настроиться на работу, что не многим лучше. Time Management – это набор методов, задача которых устранить посторонние раздражители и помочь сконцентрироваться на поставленной задаче.

Как управлять?

Вся система контроля времени держится на трех китах: расстановка приоритетов, распределение ресурсов и оптимизация рабочего процесса. Понимая только основу этих методик, можно улучшить свои навыки в управлении делами, а также развить хобби, высвободить время для саморазвития.

Главное – не загоняйте себя, будто беговую лошадь. Оставляйте часть ресурса и на беззаботный отдых.

Правила тайм-менеджмента

Планируйте дела на завтрашний день, неделю, месяц. Этот пункт имеет ключевое значение для успеха в любой сфере: бизнес, работа по найму, личностный рост. Все продвинутые люди имеют четкий план на будущее.

Вот несколько рекомендаций:

  • Записывайте цели на бумаге или в электронном ежедневнике, который вы каждый день просматриваете. Пишите четкую формулировку: что нужно сделать. Например, позвонить Сергею в 10:30 и договориться о встрече.
  • Планируйте задачи. Составьте список дел и последовательно выполняйте их. Частая ошибка начинающих заключается в том, что записанные задачи просто игнорируются. Как будто они сами должны выполняться. Звучит смешно, но – делайте задачи из списка.
  • Разбивайте большие проекты на мелкие подзадачи, которые можно выполнить за 1-2 подхода.

Конкретизируйте результат . Зачастую написать сразу, что вы хотите получить по итогам работы сложно. Однако в системе разработали эффективную формулу целеполагания – SMART.

Согласно формуле цель должна быть:

  • S (Specific) – конкретной;
  • M (Measurable) – измеримой;
  • A (Attainable) – достижимой;
  • R (Relevant) – актуальной;
  • T (Time-bound) – ограниченной по времени.

Конкретная цель должна четко указывать, какой результат вы получите в итоге. Например, «стать богатым» не годится. А вот «Заработать 1 000 000 рублей за 12 месяцев на собственном деле» — уже теплее. Расширить её можно конкретным описанием своего бизнеса, то есть за счет чего вы планируете заработать деньги.

Фиксируйте процесс . Когда вы поставили цели и распределили их по важности, самое время завести таблицу в Excel. В ячейках слева написать задачи, а столбцы пронумеровать по числам месяца. Сделали план на сегодня – отметили зеленым цветом, не сделали – красным, наполовину – желтым. Простая маркировка помогает понять при еженедельном и месячном анализе, какие задачи провисают.

Расставляйте приоритеты. Мало просто поставить цель, нужно определить срочность исполнения. Для этого можно пользоваться системой ABCD, то есть самое важное дело – A, менее значимое – D. Например, Брайан Трейси называет приоритетное дело – лягушкой и рекомендует съедать её на завтрак. То есть сложное и важное делать вперёд остальных.

Для тех, кто любит научный подход, существует принцип Парето: 20% усилий приносит 80% результата, а остальные – только 20%. Таким образом, выполняя минимум приоритетных дел каждый день, вы будете продвигаться к цели семимильными шагами.

Также хорош метод Эйзенхауэра, именуемый матрицей.

Дела разбиваются на 4 категории:

  • Важные и срочные задачи. Это те самые 20% действий, которые определяют прогресс в делах. Эти задачи психологически давят на человека, к ним он подходит со слишком завышенными ожиданиями. Нужно чуть отпустить себя, то есть не выдавливать 110%, а легко и комфортно работать на 80-90%. Удивительно, но сняв избыточные потенциалы, дела решаются намного быстрее.
  • Несрочные, но важные дела. Это квадрат успешного тайм-менеджера. Искусство управления временем заключается в том, чтобы важные дела сделать не срочными и тем самым снизить психологическое давление.
  • Неважные, но срочные задачи. Часто их лучше делегировать сотрудникам, для которых они будут находиться в первом или втором квадрате.
  • Несрочные и неважные дела. Эти задачи вычеркивайте из списка – не тратьте время.
Читать еще:  Менеджер по продвижению сайтов

Анализируйте опыт . Все правила можно и нужно подстраивать под себя, поняв их основной принцип. Если что-то не работает – установите причину и найдите решение. Например, если вы работаете во фрилансе и развиваете проект-хобби, то список дел по заказам клиентов может оттеснять личные задачи. Устранить это можно, нарушив принцип системы – то есть смешать личные дела с заказами.

Отдыхайте . Управление временем включает и планирование отдыха, когда вы отключаетесь от рабочего поля, чтобы набраться сил, привести мысли в порядок или просто заняться любимым хобби.

Многих пугает серьезный подход к планированию времени – записывать, фиксировать, анализировать и прочее. Это словечки для бизнеса, но не для личностного роста. Предлагаем ряд оригинальных техник эффективного использования ресурса – «без зауми»:

  • Работайте помидорами. Этот метод был разработан итальянским специалистом в конце 20 века. Чтобы выделить время на работу, он заводил механический таймер (в виде помидора) на 20 минут и занимался только одной задачей. Когда звенел таймер, он откладывал дела и отдыхал 5-10 минут. Потом снова принимался за работу. Попробуйте – эффективность зашкаливает.
  • Метод колбасы. Все знают, как незаметно слопать палку салями – нужно есть по маленькому кусочку. Также и с делами. Большую задачу нужно разделить на много мелких простых дел. Выполнив их все, вы победите и главное чудище.
  • Небольшие задачки, но каждый день. Самый действенный способ из всех существующих – не напрягаясь выполнять малые задачи повседневно. Особенно он хорош в личностном росте, когда важно внедрять новые эффективные навыки взамен старых.

Мифы тайм-менеджмента

Как любая методика, связанная с эффективностью, Time Management оброс мифами:

  • Управлять временем нельзя. Да, это невозможно в нашем мире или пока невозможно. Но система говорит не о физическом замедлении или ускорении времени, а о прагматичном и разумном подходе к личной эффективности. Мы не трогаем сам ресурс, а меняем к нему отношение.
  • Будет больше работы и меньше отдыха. Если награждать себя за выполненную быстро и эффективно задачу новой и новой работой, игнорируя отдых и хобби – выгорание и депрессия обеспечена.
  • Все делать по списку – это для роботов. Мы уже давно живем в обществе, где все систематизировано. Если вы не будете прописывать свои задачи, то этим займутся другие люди и пропишут вам обязанности, которые будут решать их задачи. Так что управлять своим временем – это выбор не роботов, а осознанных людей.

Что ещё почитать про Time Management?

Мы рекомендуем обязательно прочесть шедевры Брайна Трейси – эксперта в личностной эффективности. Например, «Результативный тайм-менеджмент». Также хорошо дополняются тему книги российского специалиста Глеба Архангельского «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать».

На закуску обязательно прочтите «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» Д. Аллена.

Резюме

Мы рассмотрели, что такое эффективный тайм-менеджмент. Поняли, что напрямую управлять ресурсом нельзя, а можно только изменить отношение к нему. Зачем? Чтоб сделать свою жизнь продуктивной и счастливой. Привычка ценить время, как и любая другая, формируется за 20-30 дней. Всего месяц отделяет вас от успеха в делах – продержитесь!

Тайм-менеджмент — что это такое простыми словами

1 мин

Время — основной трудовой ресурс, которого постоянно не хватает в деятельности как любого сотрудника, так и целой компании. Эффективным распределением времени может похвастаться не каждый. Связано это с тем, что представленный ресурс невозможно возобновить. Поэтому, позволять сотрудникам впустую расходовать рабочее время — будет значить, что персонал не сможет справляться с поставленными задачами и не будет успевать выполнить их в установленный период. Хороший способ правильно применять рабочее время — это тайм менеджмент. Представляет собой особое искусство правильно распределять собственное время не только в работе, но и в личных делах.

Что это такое?

Представленное определение, которое в оригинальном языке звучит как time management, можно прямо перевести на русский в виде простой фразы — «планирование времени».

Неэффективное использование рабочего времени

Становление термина не подразумевает в себе необходимость обладать особыми врожденными способностями. Изучение и соблюдение менеджмента времени позволит человеку достичь больших результатов в выполнении текущих дел и научиться использовать распорядок.

Обратите внимание! Эффективное управление временем не является научной дисциплиной. Это всего лишь способ саморазвития и правильного распоряжения собственным временем.

Простыми словами, тайм менеджмент является способом работать меньшее количество времени, чтобы успеть решить большее количество задач.

История

Впервые задумывать о качественном расходовании времени начали еще в античные времена, когда начали появляться первые труды на эту тематику. Более точно и плотно изучать учения о временном менеджменте начал ученый по имени Альберти, который проживал в Италии. Им было указана взаимосвязь качественного использования времени и личного успеха. До сих пор правила и советы, созданные этим ученым, применяются на бизнес-тренингах по тайм-менеджменту. Они гласят об:

  • составлении и выполнении планов задач на день;
  • ранжирование дел и задач по значимости в порядке уменьшения.

Важно! Указанные два правила до сих пор составляют основу современного искусства распределения времени.

Кому это необходимо

Популярность к тайм-менеджменту пришла только относительно недавно. Качественно и эффективно распределять собственное время может понадобиться как персоналу компаний, от рядовых сотрудников до руководства, так и предпринимателям, писателям, и другим людям, которые работают в любой сфере. Это поможет достичь больших результатов в карьере и получить увеличенное количество свободного времени.

Просмотрев личную деловую и другую активность за определенный период, можно выявить, что огромное количество времени, человек расходует на бессмысленные дела. Из этого уже вычтены периоды на отдых, питание и другие нужные дела. Эффективно распоряжаясь собственным временем, можно получить увеличенные периоды на личные дела и больше жизненного пространства. Поэтому, изучить основные понятия тайм-менеджмента будет полезно каждому.

Задачи

Основная цель представленного искусства указывает на управление временем и получение наилучшего результата в процессе деятельности. В соответствии с установленной задачей, есть возможность решения таких вопросов и достижения целей:

  • поставить цели;
  • составить список шагов и дел по каждой цели;
  • качественно распределить обязанности и уровни ответственности между несколькими людьми, например, подчиненными или коллегами;
  • построить график выполнения заданий и целей на определенный период времени;
  • повысить производительность труда, его результативность и эффективность;
  • создать модель максимально рационального поведения с применением временного ресурса;
  • отыскать скрытые резервы времени, которые можно более качественно применить.

Планирование задач для женщин

Обратите внимание! Представленные в перечне задачи являются глобальными. Для достижения каждой, необходимо выполнить множество более мелких задач.

Устанавливать перечни подзадач каждый отдельный человек может самостоятельно. Все зависит от сферы деятельности.

На сегодняшний день разработано большое количество всевозможных подходов к расходованию и управлению временем. Среди них существует три основных вида:

  • социальный. Действует для группы из нескольких человек. Такой тайм-менеджмент согласовывает отношения и управление временем в коллективе или группе;
  • профессиональный. Направлен на более качественное выполнение собственных рабочих задач, правильную организацию периодичности и обязанностей в подразделении и прочее;
  • персональный. Направлен на правильную организацию собственного дневного распорядка и личностное развитие отдельно взятого человека.

Основные виды

Плюсы и минусы использования

Организация времени имеет множество плюсов, которые вытекают из его эффективного использования. Это позволяет выполнить большее количество дел за меньший временной промежуток.

Однако, такая система, кроме того, что улучшает результаты, имеет еще и негативные моменты, к которым относятся:

  • раздражительность и нервозность, которые могут случить в связи со сбоями в расписанном графике. Это снижает состояние здоровье и сильно влияет на психику.
  • некоторые непредвиденные ситуации могут вмешаться в график, однако человек продолжает ему следовать и заниматься задачами, отчего получается новый оперативный поиск свободного времени;
  • возникающий принцип «дня сурка», когда человеку кажется, что он проживает один и тот же день постоянно. На каждый день у него есть расписанный график, которому он следует. Это смешивает ощущения и делает каждый новый день похожим на предыдущий;
  • появление нового свободного промежутка заставляет человека занять его новыми задачами и делами. Это сопровождается перегрузкой от работы, растет уровень усталости, что может перерасти в хронические проблемы и снизить состояние психики.

Основные принципы

Система управления временем состоит из нескольких принципов:

  • управление собственным временем. Личные дела должны всегда быть распланированы. Это могут быть отдельные списки на установленный период, как долгосрочный, так и краткосрочный. Все их рекомендуется отображать наглядно, в письменном или электронном виде. Более крупные задачи и дела можно разбивать на более мелкие. Все последовательности шагов требуется продумывать заранее и резервировать запасы на чрезвычайные случаи;
  • расставлять цели правильно. Достаточно важное правило, при помощи которого достигается так называемое целеполагание. Дела следует устанавливать достаточно крупными и делить их потом на более мелкие. Всегда должна иметься четкая картина достижения поставленных целей;
  • расстановка приоритетов. Все задачи должны устанавливаться в порядке важности. Начать рекомендуется с максимально важных, а потом последовательно переходить к более простым. Однако, следует четко идти к основному направлению, поскольку все крупные дела состоят из мелких задач. Важно учитывать собственную производительность в течение дня.
Читать еще:  Трафик менеджер обязанности

Важнейшие правила

Специальные техники

Существует большое количество специальных техник, которые призваны помочь в распределении собственных жизненных обязанностей.

Колесо жизни

Смысл техники состоит в том, что жизненные цели на выбранный лично срок (месяц, год), следует отметить на специальной диаграмме. Она состоит из восьми секторов, каждая из которых обозначает определенную жизненную сферу.

Диаграмма

Принцип Парето

Основан на разработанной итальянским ученым схеме, которая звучит как: «Около восьмидесяти процентов результатов приносят только двадцать процентов усилий». ТО есть следует отыскать около 20 процентов наиболее эффективных действий и заниматься ими, чтобы получить максимум. Таким образом, можно избавиться от ненужных дел.

Переключение

Смысл принципа, что при смене задач, теряется около пятнадцати минут только на то, чтобы сосредоточиться на выполнении нового дела. Если человек постоянно переключается от одной задачи к другой, не доводя их до завершения, то очень много времени он теряет на переключениях. Однако, ему может казаться, что он напряженно работает.

Распространено множество мифов о тайм-менеджменте. Наиболее известный: использовать принцип нужно только тем, кто постоянно опаздывает. Также существует миф о скучности планирования времени и отсутствии смысла его распределять, потому что опаздывать или не успевать выполнять дела, это часть человеческой личности. Все эти мифы давно развеяны как психологами, так и ведущими специалистами.

Тайм-менеджмент представляет собой не очередное «модное» веяние, а является достаточно действенным принципом, который рекомендуется соблюдать каждому. Существует несколько видов, техник и специальных принципов, которые помогут развить умения эффективно распоряжаться делами и временем.

Секреты тайм-менеджмента, или Практика управления временем

Признайтесь, что нередко употребляете фразу «Жаль, что в сутках только двадцать четыре часа». Действительно, многочисленные профессиональные стрессы очень часто связаны с неумением планировать свой рабочий день, грамотно и рационально подходить к распределению временных затрат. Поэтому за последние десятилетия интерес к техникам управления временем неуклонно растет. О.Б. МИХАЙЛОВА

Управление временем (Time Manage­ment) — междисциплинарный раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах профессиональной деятельности.

Основные идеи: выполнение работы с меньшими затратами в лучших условиях с более качественными результатами. При этом без спешки и стрессовых ситуаций, с большей удовлетворенностью от работы. Как результат — повышение мотивации труда, рост квалификации, меньшая загруженность работой, отсутствие ошибок при выполнении профессиональных функций, цели достигаются кратчайшим путем. Но основной целью изучения тайм-менеджмента все-таки является максимальное использование собственных возможностей и сознательное управление течением времени.

Древние мореплаватели говорили: «Плыву не так, как ветер дует, а как парус поставлю!» Можно вспомнить и еще одну не менее древнюю и очень известную пословицу: «Время — деньги!» Время — это действительно стратегический ресурс человека.

Удобной иллюстрацией времени как стратегического ресурса может служить следующая формула:
ВРЕМЯ РАБОТЫ = ЦЕЛЬ х (СПОСОБЫ РАБОТЫ + ЭНЕРГИЯ) – помехи,
где ВРЕМЯ РАБОТЫ зависит от:

  • ее цели, которая должна быть «осознанной и понятной исполнителю;
  • способа работы (структура и состав конкретной деятельности, включая ее внутренние и внешние компоненты);
  • энергии, затраченной на деятельность (здесь под «энергией» понимаются любые затраты усилий и средств, позволяющие эффективно реализовать используемые способы работы), при отсутствии помех (любых внутренних или внешних препятствий, которые затрудняют или делают невозможными выполнение работы и достижение цели).

Помехи времени
Прежде всего необходимо выявить причины потери вашего времени. Просмотрите список самых существенных «поглотителей» времени, проанализируйте собственную работу и попытайтесь выбрать из них пять «своих» важнейших помех.

  1. Нечеткая постановка цели.
  2. Отсутствие приоритета в делах.
  3. Попытка слишком много сделать за один раз.
  4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.
  5. Нечеткое планирование трудово­го дня.
  6. Личная неорганизованность, «бумажные завалы».
  7. Чрезмерное чтение.
  8. Скверная система документообо­рота.
  9. Недостаток мотивации, нежелание активно работать.
  10. Поиск несистематизированной нужной информации (адресов, телефонов, записей).
  11. Недостатки кооперации или разделения труда.
  12. Отрывающие от дела телефонные звонки.
  13. Незапланированные посетители.
  14. Неспособность сказать «нет».
  15. Неполная, запоздалая инфор­мация.
  16. Отсутствие самодисциплины.
  17. Неумение довести дело до конца.
  18. Отвлечение (шум).
  19. Затяжные совещания.
  20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.
  21. Отсутствие коммуникации или неточная обратная связь.
  22. Разговоры на частные темы.
  23. Излишняя коммуникабельность.
  24. Чрезмерность деловых записей.
  25. Синдром «откладывания».
  26. Желание знать все факты.
  27. Длительность ожидания (например, запланированной встречи).
  28. Спешка, чрезмерная суетливость.
  29. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.
  30. Недостаточный контроль за порученными делами, их часто приходится переделывать.

Выделив свои пять «поглотителей времени» и ответив на следующие вопросы: «Насколько сильно эти помехи мешают достижению цели и замедляют вашу деятельность? Пытались ли вы бороться с ними? Каким образом, с каким результатом?», — вы уже сможете добиться значительного повышения продуктивности своей работы.

Рассмотрим несколько технологий тайм-менеджмента, которые помогут вам справиться с выявленными фактами потери времени.

«Золотые» пропорции планирования времени
Планирование времени основывается на определенных принципах. Один из самых известных сформулировал итальянский экономист Вильфредо Парето. Он рассчитан на рациональное использование времени и гласит: «Если все рабочие функции рассматривать с точки зрения критерия их эффективности, то окажется, что 80 процентов конечных результатов достигается только за 20 процентов затраченного времени, тогда как остальные 20 процентов итога поглощают 80 процентов рабочего времени».

Применительно к повседневной работе это означает, что не следует браться сначала за самые легкие и интересные или требующие минимальных затрат времени дела. При планировании необходимо решать в первую очередь жизненно важные проблемы, а уже потом — многочисленные второстепенные.

Техника анализа сложности задач
Последовательное применение принципа Парето помогает использовать на практике техника анализа сложности задач АБВ. Она основана на разделении всего объема задач на три группы.

А. Важнейшие задачи — составляют примерно 15 процентов от общего количества всех задач и дел, которыми мы заняты. Собственная значимость этих задач (достижение цели) составляет примерно 65 процентов.

Б. На важные задачи приходится в среднем 20 процентов от общего числа дел, и значимость данной категории задач составляет соответственно также 20 процентов.

В. Менее важные и несущественные задачи составляют, наоборот, 65 процентов общего числа задач, но имеют незначительную долю (примерно 15 процентов в общей «стоимости»).

Технологию анализа задач по принципу АБВ можно осуществить следующим образом:

1. Составьте список всех предстоящих в соответствующем периоде времени (день, месяц, квартал, год) задач.

2. Систематизируйте задачи по степени их важности, установите очередность дел в соответствии с их «стоимостью» для вашей деятельности.

3. Пронумеруйте свои задачи.

4. Оцените их в соответствии с категориями А, Б, В:
а) первые 15 процентов всех задач, относящихся к категории А, не подлежат перепоручению;
б) последующие 20 процентов — задачи категории Б;
в) остальные 65 процентов — задачи категории В.

5. Перепроверьте свой временной план на соответствие выделенного вами бюджета времени значению задач:

  • 65 процентов запланированного времени — задачи А;
  • 20 процентов запланированного времени — задачи Б;
  • 15 процентов запланированного времени — задачи В.

6. Проведите соответствующие корректировки, ориентируя свой план на задачи А.

7. Оцените задачи Б и В с точки зрения возможности их делегирования.

Психотехнические упражнения
Приучить себя к рациональному планированию и организации собственной деятельности поможет выполнение несложных упражнений.

«Полный порядок»
Возьмите себе за правило периодически систематизировать свои профессиональные материалы, книги, записи. Для начала наведите элементарный порядок у себя на столе. Определите каждому предмету конкретное место и в дальнейшем постарайтесь класть его именно туда.

«Навести порядок» в своих мыслях вы можете с помощью дневника или еженедельника, в котором следует записывать основные дела па предстоящий день и вечером проверять, все ли вы выполнили из того, что было задумано. Стремитесь осуществить все намеченное.

«Конец — делу венец»
Нужно учиться делать одно, пусть маленькое дело, но до конца. Установите очередность и приступайте к выполнению. Помните: делу — время, потехе — час. До тех пор пока вы работу не закончите, никаких увеселений, гостей, вкусных блюд, приятных занятий. Если трудно, то можно выполнять это упражнение всего один раз в неделю. Но обязательно одно дело доводим до конца.

«Планирование»
На листе бумаги запишите все свои планы на предстоящий день. Теперь подумайте и зачеркните то, что вы вряд ли сможете выполнить. Еще раз просмотрите оставшиеся пункты. Если не возникло желания вычеркнуть, то оставьте без изменений.

А теперь основное — все оставшееся нужно выполнить! Приучайте себя осуществлять намеченное. Лучше меньше намечать, но все выполнять. Рекомендуем составить такой же план на предстоящую неделю, месяц, год. И так же поработать с ним.

Технология делегирования
Технология делегирования (передачи, перепоручения отдельной задачи или деятельности другому лицу) позволяет освободить время для выполнения руководящих функций (задач А) и предоставляет возможность другим сотрудникам раскрыть свои способности. Успешное делегирование предполагает: готовность делегирования (желание); способность к принятию делегирования (возможности). Делегирование является достаточно тонким инструментом управления. Прежде чем говорить о технологиях, рассмотрим, что можно делегировать.
Таблица 1. Предмет делегирования

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector