Web-studio46.ru

Обучение и образование
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Компьютеризация тайм менеджмента

Курс лекций по дисциплине (модулю) Б1.В. ДВ.3.2 Самоменеджмент: Управление временем (стр. 5 )

Преимущества такого подхода:

· Дает возможность на весь день сохранить ощущение одержанной победы.

· Избавляет от чувства тревоги: съеденная лягушка не маячит весь день на горизонте, отравляя вам жизнь.

· Снижает уровень тревоги и страха: вы делаете не неприятное дело, а всего лишь избавляетесь от «лягушки».

Тема № 7. Корпоративный тайм-менеджмент.

Корпоративный тайм-менеджмент — это инструмент построения всей системы работы компании, позволяющий как можно более эффективно использовать время каждого работника. Сейчас стало нормой то, что топ-менеджеры организаций берут на себя огромный объем работы. Даже обычным сотрудникам передается все больше полномочий. Поэтому изыскание резервов времени становится жизненно необходимой задачей. Тайм-менеджмент принято считать наукой по управлению временем, но надо помнить, что время — понятие относительное, им управлять невозможно. Зато можно управлять организацией деятельности. Правильная постановка целей и задач, умелое оперирование бизнес-процессами, грамотный расчет времени, выделенного на определенный проект — вот основные ключи корпоративного тайм-менеджмента, который может принести успех вашей компании.

Итак, что с чего же начать внедрение технологий тайм-менеджмента? Первым делом нужно провести обучение персонала, сопровождаемое различными пред — и пост-треннинговыми мероприятиями. Затем следует выявить, насколько правильно организован рабочий процесс сотрудников компании. По результатам этой диагностики появится возможность оценить реальную картину, которая наглядно покажет все достоинства и недостатки системы работы фирмы. Анализ полученных данных позволит выявить основные проблемы ежедневной деятельности сотрудников, подразделений и даже компании в целом.

После этого логично приступить к формализации полученных знаний и их закреплению в виде корпоративных стандартов. Здесь в качестве корпоративных стандартов могут выступать: правильно поставленные задачи (приоритетность, срочность, виды дедлайнов), единые стандарты отчетности и планирования, личные и командные настройки электронных органайзеров и др. Кроме того, обязательно нужно определить глоссарий тайм-менеджмента — термины, которые относятся к планированию времени. И, маленький секрет — регламенты, подкрепляемые санкциями. Например, введение штрафных санкций за опоздания автоматически дисциплинирует сотрудников компании.

Эффективность корпоративного тайм-менеджмента

Древние римляне говорили, что наилучшим законом является всего лишь оформление устоявшегося обычая. В этом отношении наиболее эффективны стандарты, найденные и введенные в обиход людьми самостоятельно. Поэтому стоит присмотреться к тому, как ведут себя наиболее успешные работники и привести их пример в качестве наиболее предпочтительной модели тайм-менеджмента для остальных.

Но применять ко всем отделам одни и те же правила тайм-менеджмента не стоит. Каждому — свое. Только так можно рассчитывать на повышение эффективности работы компании в целом. Рассмотрим подробнее, как может измениться жизнь каждого отдела вашей фирмы после внедрения корпоративного тайм-менеджмента.

1. Отдел продаж — уменьшение расхода времени менеджеров по продажам на второстепенные операции и увеличение непосредственного общения с реальными и потенциальными клиентами.

2. Сервисное подразделение, имеющее непосредственную связь с клиентами: сall-центр или reseption — улучшение качества сервиса для клиентов, которые незамедлительно приведут к повышению финансовых показателей.

3. Внутреннее подразделение, не имеющее связи с клиентами — прогнозируемость итогов деятельности отдела, а также минимализация количества стрессов среди сотрудников.

Внедрение корпоративного тайм-менеджмента, в идеале, должно привести к снижению сроков реализации проектов, и сэкономленное время позволит сотрудникам увеличить объемы работы. Кроме того, тайм-менеджмент позволяет сотрудникам находиться в едином временном и информационном поясе.

Тема № 8. Компьютеризация тайм-менеджмента.

Использование комплексных программных решений с функционалом для автоматизации делопроизводства, тайм-менеджмента, работы с контрагентами и кадрами, бюджетирования позволяет существенно увеличить эффективность деятельности любой организации.

Сервисы и программы для планирования и управления временем

Google Keep – электронный блокнот с возможностью создания обычных записей и пронумерованных списков, простейшая программа, поддерживающая все мобильные платформы, а также имеющая браузерную и оффлайн версию. Полезным данный сервис является в том плане, что из любого устройства, где выполнен вход в ваш Google-аккаунт, вы сможете получить доступ ко всем имеющимся записям; кроме того, можно начать работать над документом со смартфона ещё в транспорте по дороге на работу, а продолжить уже в офисе с ПК.

Эта программа, как маньяк, преследует вас весь день. В хорошем смысле, конечно же. С момента запуска программы она собирает информацию об открытых приложениях и времени работы с ними, что в конце рабочего дня можно использовать для анализа времени, затрачиваемого на разные действия (процент и реальное время). Из данной статистики видно, сколько в день вы работали в текстовом редакторе, сколько в браузере, на сколько отвлекались на другие приложения. Если определённое время не выполнять на компьютере никаких действий, а потом вернуться за него – Maniac Time встретит вас вопросом, где вы были и почему не работали?

Эта программа совмещает в себе сразу несколько полезных функций – календарь, планировщик, органайзер, менеджер файлов. Широкий функционал дополняется возможностью индивидуальной настройки (выделение приоритетов), способностью визуализировать представление или ход выполнения проектов, синхронизировать свои данные между устройствами на разных платформах и с Outlook. Оценить все достоинства программы перед покупкой разработчики предлагают за 45 дней бесплатного использования.

Многим данный продукт известен как почтовый клиент, но это лишь одна из функций. На самом деле Outlook предоставляет также возможность работы с календарём и планировщиком – достаточно удобными и понятными для всех пользователей пакета Office. Об использовании этой программы в качестве инструмента для тайм-менеджмента читайте в статье Глеба Архангельского http://www. improvement. ru/bibliot/outlook/01.shtm.

Ещё один сервис из пакета Microsoft Office, с недавнего времени распространяющийся бесплатно. Программа не является чем-то революционным, хотя и предлагает достаточно сильный инструментарий: возможность древовидного отображения списка дел, добавления к задачам аудио и медиа файлов. Особенность – поддержка рукописного ввода для планшетов.

Этот сервис, предназначенный для личного использования, созданный авторами Мегаплана – успешного корпоративного инструмента планирования. Один из самых известных и функциональных российских продуктов.

Remember the Milk

Одна из наиболее известных программ по GTD. Помимо списка дел/планировщика, данный сервис оснащён целым рядом современных технических решений, призванных разгрузить память. Среди них: настройка E-mail и sms-оповещений о предстоящих делах, управление заметками Evernote (который, к слову, можно также использовать в целях управления временем), работа с приложением при отсутствии Интернета, возможность синхронизации с календарём Google (ещё одним самостоятельным практичным инструментом, выполненным по аналогии с ежедневником).

Корпоративный тайм-менеджмент как современная технологии развития персонала

В одной из своих последних работ гуру менеджмента Питер Друкер замечает: в XX веке менеджмент в совершенстве овладел искусством повышения эффективности физического труда. Задача менеджмента в XXI веке — научиться управлять эффективностью управленческого и творческого труда.

Отчасти эту задачу решает тайм-менеджмент (управление временем, организация времени). Но лишь отчасти. Проблема в том, что классические технологии управления личным временем разрабатывались для свободного применения людьми, уже мотивированными на повышение личной эффективности. Классические пособия по тайм-менеджменту не содержат информации о том, как оптимально «встроить» предлагаемые методы в систему управления фирмой, далеко не все сотрудники которой имеют четкие жизненные цели и мотивацию на их достижение с помощью инструментов управления временем.

Конечно, можно ограничиться проведением тайм-менеджерского тренинга: кто захочет внедрить ТМ-методы в своей личной работе — тот внедрит. Но разве способность сотрудника укладываться в сроки, выделять время на приоритетные задачи, грамотно управлять рабочей нагрузкой — это только его личное дело?

Регламент или органайзер?

Когда мы говорим о «встраивании» тайм-менеджмента в систему управления фирмой, мы неминуемо приходим к вопросу о тех или иных корпоративных стандартах, как бы они ни назывались — правилами, должностными инструкциями, регламентами, и т.п.

При этом корпоративный ТМ-стандарт может воплощаться как в формальных регламентах — например, разрабатываемых в рамках системы менеджмента качества по стандартам ISO, включаемых в виде «системы персональных сбалансированных показателей для такой-то должности» в корпоративный Balanced Scorecard, так и в любых инструментах организации деятельности.

Читать еще:  Собеседование менеджер проектов

Если деятельность фирмы достаточно хорошо «электрифицирована», могут быть чрезвычайно полезны готовые текстовые блоки и формы в соответствующих программах. Например, в Outlook можно настраивать пользовательские формы представления задач, включая в них необходимые при постановке задачи поля. Такая форма, появляясь перед менеджером при постановке задачи для подчиненного, сама «напомнит», какие значимые параметры задачи необходимо указать. Другой пример — популярная почтовая программа The Bat, которую во многих организациях из соображений безопасности предпочитают Outlook’у, позволяет для каждой папки настроить шаблоны, используемые при ответе, пересылке письма, и т.п.

Независимо от того, будет ли стандарт воплощаться в регламентах, органайзерах, плакатах с призывами — важно обеспечить его системность. Этому поможет следующая классификация:

Личный (персональный) тайм-менеджмент. Соответствующий раздел стандарта указывает, с помощью каких методов, инструментов, приемов сотрудник должен организовывать свою работу. Наиболее тонким вопросом в формулировании таких стандартов является соблюдение баланса между свободой и принуждением, корпоративное вмешательство в те и только те аспекты техники личной работы сотрудника, которые значимы для эффективности фирмы.

Командный тайм-менеджмент. Этот раздел стандарта содержит правила «тайм-менеджерского» взаимодействия «по горизонтали», между не подчиненными друг другу сотрудниками. Это наиболее значимая область для корпоративного стандарта, поскольку именно вопросы взаимоотношения сотрудников, согласования индивидуальных целей, планов и приоритетов, в условиях неизбежных функциональных и личностных конфликтов, требуют корпоративного централизованного регулирования.

Корпоративный тайм-менеджмент. Стандарт в этом разделе регулирует отношения «по вертикали», причем как от начальника к подчиненному, так и в обратную сторону. Причем направление «снизу вверх» здесь представляется наиболее интересным. Для того, чтобы «построить» подчиненных оптимальным образом, у руководителя есть все необходимые инструменты; а вот предложить руководителю новые схемы его деятельности, которые могут повысить эффективность подразделения, подчиненному бывает не так просто.

Невидимые резервы эффективности

В заключение рассмотрим еще один важный аспект корпоративных стандартов, напрямую относящийся к организации деятельности сотрудников и их взаимодействия. Это вопрос о стандартизации языка.

Часто ли вам приходится слышать от коллег на вопрос «к какому сроку» ответ «как можно скорее»? Дает ли вам такой ответ удобоваримую информацию для того, чтобы «встроить» задачу коллеги в ваши личные планы?

Приходилось ли вам читать записку о сделанном вам телефонном звонке, и мучительно пытаться из нее понять, о чем же собственно шла речь? Проваливать встречу из-за того, что вы имели в виду как само собой разумеющийся один вход, а контрагент — другой? И наконец, пытаться разобраться в бумагах и планах сотрудника, которого вам пришлось подменить, либо — со скрипом пытаться ввести нового сотрудника в курс дел, которыми занимался старый?

Все это — примеры отсутствия у менеджеров даже одной фирмы важнейшей вещи — общего языка. Ни один специалист, ни один рабочий не будет говорить со своим коллегой о работе на обыденном, общечеловеческом языке. У них обязательно есть свой язык, со своим словарем, со своими устойчивыми конструкциями и оборотами, благодаря которому в профессиональных вопросах они понимают друг друга однозначно, без всяких разночтений и недоумений. Между тем менеджмент, которому как отдельной профессии перевалило как минимум за полвека, еще не имеет однозначного и четкого профессионального языка даже в рамках одной фирмы. Безусловно, есть много «местных диалектов», более или менее выполняющих такую роль, но как правило они привязаны к конкретике деятельности, к ее содержанию, которое может быть индивидуальным для каждого подразделения или даже отдельного специалиста. А вот вопросы организации деятельности, которые как раз требуют взаимодействия разных менеджеров и подразделений, такой общепонятной и однозначно толкуемой лексики, как правило, не имеет.

Здесь стоит сделать важное уточнение: дела обстоят лучше в той области, которая связана с корпоративной организацией труда. Например, если в фирме внедрено проектное управление, менеджеры имеют достаточно ясный общий язык для организации взаимодействия. Но нас в данный момент интересует именно личная работа, и вот здесь дело обстоит гораздо хуже, поскольку TMBOK’а, Time Management Body of Knowledge, еще не существует. Приходится в рамках фирмы создавать его самостоятельно.

Управление временем: структура и оперативное планирование деятельности

Личная эффективность – главный секрет успеха во всех делах, а она зависит, в том числе, от умения правильно распределять временные ресурсы. Управление временем поддается научному изучению и планированию. Существуют особые техники, которые позволят правильно распределить время, чтобы его хватало на все.

Понятие тайм-менеджмента

Человек при рождении получает уникальный, невосполнимый ресурс – время. От того, как он им распорядится, зависит зачастую успех человека в делах, его результативность. Управление временем, или тайм-менеджмент, – это многоступенчатый процесс, включающий навыки планирования, анализа и организацию процессов.

Идея управления временем совсем не нова, еще в первые годы нашей эры римский философ Сенека писал о том, что время требует особого отношения, и сформулировал первые правила тайм-менеджмента: нужно вести дневник-учет времени, нужно оценивать, насколько полезно проведено время и как насыщен был временной отрезок событиями. Позже философы не раз размышляли о том, как удержать утекающее время, выдвигали теории и изобретали методы его экономии и рационального расходования.

Но научный подход к управлению этим ресурсом появляется только на рубеже 19 и 20 веков. Фредерик Тейлор, американский инженер, предложил концепцию управления временем работников и связал этот процесс с мотивацией и целеполаганием. Русские ученые в начале 20 века создали целое направление, называемое «научной организацией труда» и заложившее серьезный фундамент для современной теории управления временем. Термин «тайм-менеджмент» появляется только в 70-х годах 20 века, и к началу 21 века эта отрасль превратилась в одну из самых важных и проработанных частей менеджмента.

Виды времени

Для того чтобы чем-то управлять, нужно понять суть объекта. Время — специфический объект менеджмента, чтобы его грамотно расходовать, стоит разделить его на виды. Первая классификация базируется на понятиях работа и отдых, в этом случае время делится на рабочее и досуговое, или свободное. Управление временами года позволяет выделять такие виды, как сезонное время: высокий и низкий сезон расходования времени.

Также можно классифицировать временной ресурс в зависимости от деятельности, которой оно посвящено, тогда выделяется рабочее, личное и общественное время. Рабочее тратится на выполнение служебных обязанностей, планирование, личное включает отдых, образование, развлечения, а общественное тратится на семью, друзей, установление различных коммуникаций. Когда речь идет о планировании, то обычно в расчет берется рабочее время, хотя, безусловно, необходимо полученные навыки экономного расходования времени применять ко всем его видам.

Функции тайм-менеджмента

Любой менеджмент выполняет главную функцию – это рациональное использование ресурсов. Функции управления временем заключаются в планировании, распределении и расходовании этого невозобновляемого ресурса. Тайм-менеджмент необходим для того, чтобы наиболее эффективно использовать имеющийся запас времени, что напрямую отражается на результативности продуктивности человека или сотрудника. Главные функции тайм-менеджмента – это планирование использования времени, организация процессов по использованию времени, контроль за соблюдением принципов и фиксация расходов времени.

Преимущества применения тайм-менеджмента

Управление временем дает целый ряд положительных результатов. Чтобы достичь успеха в любой деятельности, нужно научиться правильно расходовать свое время. Человек, освоивший технологии тайм-менеджмента, получает такие преимущества:

  • быстрее и чаще достигает поставленных целей;
  • сам создает обстоятельства своей жизни и может их контролировать;
  • способен достичь любой цели и успеха в любой деятельности;
  • меньше испытывает нервных переживаний, так как в его жизни нет места суете и спешке;
  • имеет достаточно времени для самообразования и духовного развития;
  • имеет план действий на каждый день, становится более дисциплинированным и собранным;
  • больше отдыхает и поэтому чувствует себя бодрым и здоровым, имеет больше возможностей для общения с друзьями и близкими, на занятия хобби;
  • более результативен в работе;
  • в конечном итоге человек более уверен в себе и счастлив.
Читать еще:  Работа менеджер проекта

Структура процесса управления временем

Система управления временем включает в себя несколько основных процессов:

  • анализ — для того чтобы куда-то двигаться, нужно знать, чего хочешь и какими ресурсами обладаешь;
  • стратегическое планирование;
  • формулировка целей;
  • тактическое и оперативное планирование;
  • достижение цели;
  • контроль расходования ресурсов и достижения цели.

Есть и другие подходы к определению структуры тайм-менеджмента, в нем выделяют 4 области формирования знаний, навыков и привычек, к ним относятся:

  • целеполагание, освоение техники постановки целей;
  • умение распределять приоритеты;
  • умение пользоваться инструментами планирования и грамотное их применение;
  • выработка, закрепление и применение навыков рационального использования времени.

Виды управления временем

Как и любой менеджмент, основное управление временем можно разделить на стратегическое и оперативное планирование. Также можно разделить на виды управление этим ресурсом по срокам: долгосрочное и краткосрочное, которое, по сути, дублирует первую классификацию.

Стратегическое планирование связано с достижением долгосрочных, глобальных целей, при этом время распределяется на год и более. Оно связано с прогнозированием, основывается на глубоком анализе ситуации.

Текущее управление временем связано с достижением целей в небольшой перспективе: от месяца до полугода. Оно встроено в стратегический план, но охватывает лишь ближайшую его часть.

Оперативное распределение времени связано с составлением планов на неделю и на день. Тактическое распределение ресурсов связано с реальной, текущей ситуацией, в которую обстоятельства могут вносить коррекцию.

Общие принципы управления временем

Процессы управления временем базируются на главных принципах, к ним относятся:

  • Правильная постановка цели. От этого зависит ее достижимость и мотивация к ее достижению. Существуют различные техники постановки целей, наиболее известной и эффективной является модель SMART.
  • Мотивация. Экономия времени должна быть осознанной и связанной с удовлетворением каких-то важных потребностей, иначе успеха от тайм-менеджмента ждать не приходится.
  • Экономия. Управление временем необходимо для того, чтобы снять или снизить временной дефицит, повысить результативность за те же отрезки времени.

Методы тайм-менеджмента

Сегодня известны различные стратегии и техники по распределению и использованию времени. Самые известные методы управления временем следующие:

— Матрица Эйзенхауэра. Этот метод заключается в заполнении матрицы по 4 характеристикам: важно-неважно, срочно-несрочно. Все дела на планируемый период оцениваются по этой шкале и ранжируются для выполнения. В первую очередь выполняются срочные и важные дела, менее срочные и важные дела откладываются на вторую очередь, главное — не затягивать их выполнение, чтобы они не перешли в первую категорию. Срочные и менее важные дела по возможности нужно делегировать подчиненным, несрочные и неважные дела не должны накапливаться, поэтому их стоит перепоручать или совсем не выполнять и исключать из планов.

— Пирамида Б. Франклина. Эта основательная модель требует в первый раз основательной подготовки, а затем ею легко пользоваться. Основанием пирамиды являются глобальные цели и жизненные ценности человека. Второй уровень — долгосрочные цели на 10-20 лет. Третий – стратегический план, решения о способах достижения глобальных целей. Далее – план на ближайший год, затем краткосрочный план. Наверху – план на день. Такую пирамиду нужно периодически подвергать ревизии и обновлению.

Существуют и другие техники управления временем, но все они базируются на умении отделять важное от неважного, навыках постановки правильных и достижимых целей и на мотивации к экономии времени.

Управление рабочим временем: основные приемы и правила

Рациональное распределение рабочего времени – это важнейшая задача для людей, стремящихся к повышению своей эффективности. Методы управления временем, менеджмент направлены на то, чтобы ликвидировать дефицит рабочего времени. Поэтому чрезвычайно важно планировать рабочий день, исходя из следующих принципов:

  • нужно обеспечить возможность фиксировать время, затрачиваемое на различные операции;
  • при составлении плана нужно 60 % времени отвести на плановые работы, 20 % — на непредвиденные дела, 20 % — на спонтанные задачи;
  • нужно выявить «поглотителей времени» и максимально устранить их;
  • нужно ранжировать рабочие задачи по срочности и важности;
  • планирование времени должно быть систематическим, последовательным, обоснованным.

Для управления временем в организации часто применяется метод АВС, он позволяет классифицировать ресурсы компании по степени значимости. Он строится на трех принципах:

  • наиболее важные дела выполняются руководителем, на их выполнение он тратит 15 % своего времени;
  • задачи средней важности делегируются менеджерам, им отводится 20 % рабочего времени;
  • менее важные задачи делегируются исполнителям, которые тратят 65 % своего времени.

Тайм-менеджмент в организации

Управление временем в компании – это способ сэкономить до 30 % рабочего времени специалиста. Поэтому необходимо уделять этому должное внимание. Управление временем в организации ложится на плечи менеджеров, которые составляют оперативные и среднесрочные планы работы для исполнителей. Сегодня есть немало компьютерных программ, которые позволяют планировать рабочее время сотрудников, а также контролировать выполнение задач и затрачиваемое время. Например, Toggl, Битрикс «Команда» и «Проект». Существует три основных стратегии тайм-менеджмента организации:

  • Ускорение. Необходимо максимально уменьшить затрачиваемое время на выполнение типичных, особенно повторяющихся операций.
  • Накопление. Следует выявить резервы и приоритеты на каждом производственном этапе, сформировать резерв времени для выполнения непредвиденных заданий.
  • Упорядочение. Необходимо внедрять эффективные системы планирования и контроля расходования времени.

Управление свободным временем

У любого человека всегда ощущается недостаток свободного времени, и его нужно так же тщательно планировать, как и рабочее. Для этого нужно научиться строго отделять работу от отдыха, чтобы было время восстановить работоспособность. Во время отпуска нужно ограничить себя от звонков и сообщений по работе, чтобы полноценно отдохнуть. Бытовые работы нужно научиться организовывать с максимальной экономией времени. Нужно сформировать навык выявления самых важных задач, чтобы хватало времени не только на расслабление, но и на саморазвитие. Также следует научиться отказываться от мелких рутинных, никому не нужных дел, оставляя максимум времени для достижения приоритетных целей.

Тайм-менеджмент — что это такое

Тайм-менеджмент завоевал большую популярность в современном мире. Бешеный ритм жизни не дает расслабиться, хочется с максимальной выгодой использовать один из главных ресурсов – время. Как его контролировать и повысить продуктивность, изучает тайм-менеджмент. Статья даст понятие «тайминг», что это за категория, и как она влияет на эффективность деятельности.

Что такое тайм-менеджмент

Что такое тайминг, или тайм-менеджмент:

  • управление временем;
  • способность использовать его с получением наибольшего эффекта.

При успешной реализации механизма работать приходиться меньше, а выгода продолжает расти.

Зачем управлять временем

Управление временем, соответственно, его экономия, позволяет больше внимания уделять любимым занятиям. Применение тайм-менеджмента поможет делать то, что приносит удовольствие. Останется больше времени на сон и отдых с семьей. Все оставшиеся дела будут разделены на важные и второстепенные.

Обратите внимание! Тайминг дает возможность делегировать обязанности другим исполнителям, разгрузив рабочий день и освободив память от множества задач.

История развития тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент появился еще в древности. Знаменитый философ Сенека разделял все совершенное за день на полезное и лишенное смысла. Он призывал учитывать, сколько времени потрачено на определенное дело и отдых. Позже появился хронометраж как способ измерения временных затрат с помощью секундомера.

Франклин, испытывавший нехватку времени, начал вести дневник. На его заполнение он тратил утренние часы:

  • Завтракая и делая зарядку, составлял план на текущий день. При этом распределял дела по важности;
  • Вечером он проверял список и отмечал, что полезного ему удалось выполнить.

Вклад в развитие тайм-менеджмента внес Парето, известный экономист и социолог. Он установил, что из всех проводимых за день манипуляций только 20 % имеют ценность. Они помогают в достижении основной цели на 80 %. Оставшиеся дела – рутина, большая часть может быть исключена из ежедневного плана. Их отсутствие или перепоручение другим лицам не изменит конечного результата.

Читать еще:  Кто такой менеджер

Сам термин «тайм-менеджмент» появился в 70е годы прошлого века. В это время распространение получили тренинги, курсы, нацеленные на повышение эффективности работы персонала. Сейчас каждый менеджер понимает, что такое тайминг, эти знания помогают ему справляться с обязанностями на высоком уровне.

Существует направление тайм-менеджмент для женщин, дающее советы, как совмещать работу, домашние обязанности и при этом не забывать об отдыхе.

Женщина, которая все успевает

Инструменты тайм-менеджмента

Инструменты тайминга эффективны только тогда, когда их применяют ежедневно. Они сделают работу эффективной и результативной.

Целеполагание

Правильная постановка целей – начало эффективной деятельности. Человек определяет желаемый результат, оценивая свои возможности и потребности. Для достижения главной цели определяются промежуточные задачи. Они помогают выполнить работу и оценить прогресс.

Цели могут быть найдены разными путями:

  • Интуитивным способом;
  • Методом изобретения и эксперимента;
  • Вычислением. Когда существует несколько целей, и нужно выбрать одну, оценивая каждую;
  • Выбором из уже поставленных кем-то задач и предписанием их себе.

Планирование

При постановке целей нужно оценить возможности и распределить средства, ресурсы. Это есть планирование, задача которого достичь результата с наименьшими затратами. Действовать нужно по следующим направлениям:

  • предусмотреть программу действий;
  • продумать варианты решения;
  • найти исполнителей, озвучив их задачи, права и обязанности.

Планирование может быть стратегическим, тактическим, решать текущие вопросы или оценивать работу в комплексе.

Расстановка приоритетов

При расстановке приоритетов каждой задаче отводится определенная роль. Все пункты плана распределяются по значимости. Нужно понять, что следует делать в первую очередь, какое дело может подождать.

Обратите внимание! Если приоритетная задача не будет выполнена, это приведет к серьезным последствиям для бизнеса, план окажется под угрозой срыва. Когда не свершится дело, находящееся по важности в конце списка, это окажется незаметным, на результат не повлияет.

Мотивация

Отсутствие мотивации – тормоз успешного выполнения дел. Человек должен понимать, для чего он работает, что его ждет по завершению запланированных мероприятий. Если он будет прилагать усилия, не видя в этом смысла, то его запал скоро иссякнет, и эффективность снизится. Мотивация может быть личной. Например, для человека это дело чести, он пытается доказать, на что способен. Или его мотивировало руководство, пообещав вознаграждение, повышение по службе или внеочередной отпуск.

Делегирование

Делегирование, как один из компонентов тайм-менеджмента, применяется для освобождения времени, когда возникает понимание, что с задачей могут справиться другие люди. Она не требует личного участия, не отличается сложностью, или есть более компетентный в этой области человек. Это позволит найти время для выполнения других, более важных на данный момент задач.

Обратите внимание! Делегирование улучшает взаимоотношения в коллективе, позволяет выполнить свою работу только тому, к кому есть доверие. Это характеризует здоровое взаимодействие между людьми, повышает эффективность работы группы, способной действовать как единый механизм.

Иногда лучше отказаться от принципов и перепоручить работу профессионалам. Это проще и быстрее, чем потратить время на обучение и совершенствование навыков. Особенно, когда в данный момент получение знаний не стоит в приоритете. Успешный тайм-менеджер пользуется этим инструментом, увеличивая продуктивность работы.

Применение методов управления временем

Существует несколько концепций тайм-менеджмента, позволяющих усовершенствовать организацию времени и добиться желаемого результата:

  • Матрица Эйзенхауэра. Американский государственный и военный деятель предложил сортировать дела, обращая внимание на их важность и срочность. Нужно понять, насколько они ценны для достижения главной цели, непосредственно на нее влияют, сопутствуют ее свершению или представляют собой рутинные обязанности. От последних, ежедневных действий, а также от развлечений можно отказаться без ущерба для основной задачи. Срочность определяется влиянием на главную цель, насколько в данный момент манипуляция способна ускорить приближение результата. Важные дела нужно выполнять моментально или заняться ими в основное рабочее время. Неважные – делегировать или отменить;
  • Пирамида Франклина. Способ помог американскому политику составить план на всю жизнь. В основе пирамиды – ценности и установки, которых человек придерживается, его жизненная опора. Затем определяется глобальная цель, следом – пути ее достижения, промежуточные задачи. В соответствии с ними составляется долгосрочный и краткосрочный план, позволяющий разбить основную задачу на составляющие. Для них ставятся сроки выполнения, отступать от которых нежелательно, иначе эффективность снизится. На вершине пирамиды – ежедневные дела;
  • Метод «АБВГД». Он позволяет расставить приоритеты между существующими задачами. Нужно составить список дел с их кратким содержанием, затем еще раз внимательно его изучить. Каждому пункту присвоить букву, в зависимости от важности. Так, «А» – наиболее приоритетная задача, без которой невозможно обойтись. «Б» – менее важное дело, невыполнение которого косвенно отразится на результате. Свершение задачи «В» улучшит итог, но ее исключение некритично. Пункты «Г» можно перепоручить для выполнения другим людям, а «Д» вовсе убрать, они не влияют на результат;
  • Метод Шваба. Он заключается также в составлении плана на день и определении приоритета задач. Значимость обозначается цифрами. После выполнения очередного пункта нужно проверить список и оценить важность оставшихся дел. Возможно, приоритет их выполнения изменился, а какие-то оказались неважными. Значит, стоит пересмотреть план и сделать новую нумерацию;
  • Правило «Помидора». Оно поможет справиться с конкретной задачей, персональной, рассчитанной на день. Помидор – это таймер, заводимый на определенное время, в течение которого нельзя отвлекаться от работы. Обычно это 25 минут. После сигнала нужно отдохнуть пару минут, затем возобновить трудовой процесс. После шести циклов предусмотрен более длительный перерыв – полчаса. Такой метод освоит даже ребенок при подготовке к экзаменам;
  • «Съесть лягушку». Всегда есть задачи, выполнение которых постоянно откладывается. Они кажутся неприятными и трудными. Методика рекомендует начать день именно с них. После получения положительного результата от свершения самого сложного дела настроение повышается вместе с самооценкой. Остальные задачи кажутся не такими сложными, выполняются легко и непринужденно.

Обратите внимание! Методы могут использоваться не только в рабочей обстановке, но и для достижения задач личного характера, постановки жизненных целей.

Как научиться управлять временем

Как управлять временем, увеличив эффективность его использования:

  • По утрам составлять план дел, вечером отмечать выполненные пункты, оставшиеся переносить на следующий день;
  • Не отвлекаться от выполнения задачи, полностью погружаясь в процесс. Перерывы делать можно, но только, чтобы восстановить силы, не в ущерб деятельности;
  • Отделять работу от отдыха. Распланировать дела так, чтобы успеть завершить важные в течение дня. После этого отложить работу и со спокойной душой посвятить себя семье и друзьям, не нужно продолжать трудиться дома, пренебрегая отдыхом. Если без этого не обойтись, время распределено неверно, нужно пересмотреть приоритет задач и исключить второстепенные;
  • Устанавливать сроки выполнения целей. Ограничение по времени повышает работоспособность и скорость;
  • Деловые встречи планировать на утро, чтобы остаток дня посвятить работе, не отвлекаясь на волнение о предстоящей беседе;
  • Задачи, похожие друг на друга, делать вместе;
  • Работать и отдыхать в одно и то же время, режим поможет настроиться и сконцентрироваться;
  • Не нужно торопиться, главное – обдуманно подходить к выполнению каждого шага. Ведь исправление недочетов и ошибок потребует больших временных затрат;
  • Научиться говорить «нет», отказываясь от неважных задач или тех, выполнение которых не соответствуют знаниям, образованию, опыту. Обучение приведет к огромной потере времени.

Приемы улучшат концентрацию внимания, увеличат работоспособность. Они позволят успевать то, что раньше казалось невыполнимым.

Тайм-менеджмент – это инструмент, который учит, что изменить в планировании, как сэкономить время, обратить его в свою пользу и добиться оперативного выполнения поставленных задач. Его инструменты повышают производительность, а методы помогают достичь целей с высокой эффективностью, затрачивая минимум ресурсов и сил.

Видео

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector