Web-studio46.ru

Обучение и образование
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Кейсы по тайм менеджменту

Кейсы по тайм менеджменту

Ближайшие открытые семинары:

19-20 марта 2020 г.,
Мастер-класс Глеба Архангельского «Эффективный бизнесмен»
Получите программу и специальную цену: www.tminvest.ru

Департамент информатизации ОАО РАО «ЕЭС России» благодарит компанию «Организация Времени» за успешно осуществленный проект внедрения тайм-менеджмента на базе Microsoft Outlook. Сотрудники и руководство Департамента отмечают более эффективное использование рабочего времени, за счет применения контекстного планирования. Прочитать. >>

Впервые у нас?
Карта составлена специально для того, чтобы Вы могли быстро ознакомиться со структурой сайта и найти необходимую информацию. Потерялись —
Карта сайта. >>

Интересные кейсы с проектов внедрения ТМ

СКОЛЬКО СВОБОДНОГО ВРЕМЕНИ У НАС ЕСТЬ В ДЕНЬ?

На первый взгляд, вы скажете, что вопрос звучит некорректно – по всем разумным рассуждениям у занятого современного бизнес человека нет свободного времени. Однако, оценка рабочего времени руководителя говорит об обратном. Поделимся нашим опытом.

Перед каждым обучением мы проводим оценку личных и командных поглотителей времени- то есть, временных ресурсов, использование которых осуществляется руководителями неэффективно. И вот к какому выводу мы пришли.

Ниже представлены примеры поглотителей времени – наиболее часто встречающихся среди руководителей. И усреднённые показатели, наблюдаемые нами в процессе рабочего дня и рабочей недели руководителя. Обратите внимание, что, создавая корпоративные договорённости уважения ко времени в компании и работая над личной организованностью, руководитель может повысить свою эффективность и высвободить до 1,5 – 2х часов ежедневно или 7, — 10 часов в неделю.

Если представить на диаграмме, то мы увидим, что резервы есть всегда. Единственное, что требуется — разработать единый стандарт планирования времени, чтобы ваши коллеги говорили с вами на единой «языке» времени и уважали вашу загруженность как и вы – их.

  • Освоении навыков реалистичного планирования можно высвободить в день до 1 часа
  • Умении доделывать дела до конца и грамотно перераспределять задачи в графике дня – дополнительных 30 минут в день
  • Освоении навыков управления своей энергией, повышения концентрации внимания – плюс 1 час в день
  • Освоении навыков расстановки приоритетов – плюс 20 минут в день
  • Использовании грамотного делегирования задач – до 2 часов в день

А самое главное – это понимание, как регулярное планирование текущей работы влияет на достижение долгосрочных целей! Тогда успех вам обеспечен!

В компании Freudenberg, имеющей различные виды деятельности, в том числе производство уборочного инвентаря и расходных материалов, мы проводили диагностику на основе поглотителей времени.

Среди сотрудников в ходе обучения проводился опрос с оценкой актуальности тех или иных отвлечений. Респондентов попросили оценить их степень актуальности от «1» – «не актуально» до «5» – «очень актуально, часто встречается в работе». Приведём примеры командных поглотителей времени.

Как мы видим, если пересчитать часто встречающиеся корпоративные поглотители, то в среднем они могут «сжирать» от 2х часов времени!

ПОПРОБУЙТЕ ОТВЕТИТЬ НА СЛЕДУЮЩИЕ ВОПРОСЫ:

  1. Сколько времени в день лично у меня тратиться неэффективно? Насколько каждая минута моих действий нацелена на достижение приоритетных целей. Оценивал ли я когда-нибудь это?
  2. Сколько времени в день у моих сотрудников «сжирается» корпоративными поглотителями времени?
  3. Что я делаю каждый день, чтобы уменьшить количество неэффективно затрачиваемого времени?
  4. Что делают мои коллеги для этого?
  5. У нас есть какие-либо договорённости о времени? (например, во время обеда не звонить или, когда флажок на столе – не беспокоить)

Принимать решение вам – насколько в вашем бизнесе Время сотрудников используется эффективно. И сколько Времени упущено каждый день.

Нам важно получить от вас обратную связь! Пришлите письмо с ответом и темой «ОТВЕТЫ» и полными контактными данными (ФИО, должность, компания, телефон) на почту info@ov1.ru. А мы вам в подарок предоставим полезные материалы тайм-менеджмента по технологии Глеба Архангельского.

НАСКОЛЬKО СОТРУДНИКИ ЭФФЕКТИВНО ВЛАДЕЮТ OUTLOOK?

Почему данный вопрос стал актуальным? Да потому что 95% информации сейчас хранится, передаётся в электронном виде. И в каждой компании есть разные корпоративные ИТ-инструменты, быстрое и грамотное владение которыми является необходимым навыком современного офисного сотрудника.

Однако ввести ИТ-систему с понедельника – будь то новая CRM или проектное планирование в Project – не означает, что сотрудники будут её использовать на все 100%. И как показывает практика, за этим стоит многое: и особенности корпоративной культуры и бизнес-процессов, корпоративные стандарты и обучение сотрудников. Мы взяли «на пробу» наш любимый инструмент с точки зрения оперативного управления своими планами и делами – Microsoft Outlook. Несмотря на тенденцию последних лет уходить в облака и использовать более облегчённые варианты типа календарей Google или мегаплановских задач, в большинстве компаний MS Outlook продолжает негласно присутствовать.

Проводя среди сотрудников оценку уровня владения ими данным корпоративным планировщиком (а уж сколько лет назад он у нас появился!), мы пришли к выводу – с течением времени не очень сильно поменялся подход ко внедрению таких ИТ-систем.

Прежде всего мы оцениваем «широту» использования MS Outlook – количество разделов. А далее – «глубину» — количество функций в конкретных разделах в рабочей практике сотрудников.

Приведём данные. Как показали наши исследования, большинство использует почту как главный необходимый для общения раздел. Далее следует – Календарь – так как без встреч не может обойтись ни одна компания. Реже сотрудники пользуются списком задач, ещё реже – постановкой поручений в данном разделе. Примерно от 25 – 40% сотрудников используют Контакты для хранения информации по клиентам и партнёрам. В районе 5% сотрудников обращаются к Заметкам, был близок к нулю (при использовании версий программы до 2013го) показатель использования Дневника.

Проводя диагностику в одной из «дочек» Газпрома, мы получили вот такой срез:

Очень показательным на наш взгляд является статистика по хранению порученных задач. К сожалению, «раскидывание» информации по порученным задачам становится причиной, почему многие руководители не могут оперативно получить обратную связь от сотрудников, не имеют единого списка поручений, не контролирую сроки исполнения…

В Департаментах одной из областей России была проведена оценка степени владения сотрудниками MS Outlook в своей каждодневной практике до обучения и после проекта внедрения культуры тайм-менеджмента с применением на MS Outlook. Каждый Департамент оценивался по конкретным показателям с использованием шкалы: «0» – «не используется» , «1» — «используется слабо», «2» – «используется в полном объёме».

Читать еще:  Продакт менеджер зарплата

В таблице представлен средний показатель по конкретной технике по всем Департаментам.

Упражнения по управлению временем для учащихся и работающих

Работа и учеба, несмотря на некоторую схожесть, все же довольно разные занятия. И секреты продуктивности и правильного распределения времени для них тоже имеют свои особенности. В этой статье собраны лучшие техники тайм-менеджмента для каждой категории. Некоторые из них имеют прямое практическое применение, тогда как другие носят мотивирующий характер. Тем не менее, можно смело утверждать, что вы будете удивлены результатами этих упражнений. Вот только позитивное это будет удивление или нет – зависит исключительно от вас.

Упражнения по тайм-менеджменту для учащихся

Главная особенность обучения в любых учебных заведений – довольно гибкий график и большое количество времени для самостоятельной подготовки. Вы можете взяться за учебники в любой момент или же вообще провести весь вечер за компьютером. В этом случае особо актуальными будут техники, которые помогают организовать правильную учебную среду и избавиться от всего, что мешает вашей главной задаче.

#1 Выявление отвлекающих факторов

Мы живем в эпоху, когда все вокруг конкурирует за привлечение и удержание нашего внимания. Вот почему это первый номер из упражнений по управлению временем в этом списке: выполните его правильно, и вы вернете себе целые часы времени.

Начните с выявления ключевых отвлекающих факторов, которые съедают ваше время. Возможно, вы используете компьютер для учебы, но в конечном итоге тратите время на социальные сети, игры или сериалы. Или же смотрите телевизор, пытаясь прочитать учебник.

Чтобы выполнить это упражнение, возьмите лист бумаги и запишите все возможные отвлекающие факторы. После напишите напротив каждого способы избавления от него. И не забудьте воплотить это в жизнь.

Вот как это может выглядеть:

  • Мобильный телефон. Вы отвлекаетесь на просмотр соцсетей и звонки. Простым выходом будет удалить приложения и пользоваться веб-версией сайтов. Просто выходите из своего профиля каждый раз, как садитесь за учебники. Также ставьте телефон в авиарежим, чтобы не отвлекаться на звонки.
  • Случайный веб-серфинг. Такое бывает в процессе поиска нужной информации или написания эссе. Постоянно возникает соблазн перейти по какой-нибудь ссылке и почитать что-нибудь чрезвычайно интересное. Найдите всю необходимую информацию, скачайте ее и дальше работайте в оффлайн-режиме. Для этого отсоедините кабель или отключите wi-fi.
  • Видеоигры. Еще один сильный отвлекающий фактор. Чтобы избавится от него, занимайтесь в библиотеке или где-нибудь в университете. Это также поможет спрятаться от назойливых товарищей, желающих посплетничать с вами.

Следуя такой логике, проработайте все, что отвлекает вас. Так вы поймете, куда именно утекает драгоценное время и сразу же определитесь с тем, как изменить ситуацию.

#2 Организация рабочего пространства

Большинство людей (не только студентов) даже не подозревают, насколько сильно влияет их рабочее пространство на продуктивность. Проведите мысленный эксперимент и подумайте, сколько времени уходит на поиск нужных учебных материалов, попытки разобраться в многочисленных дедлайнах, поиск и скачивание нужной информации в интернете. Учтите, что вы не просто тратите время – вы еще и отвлекаете свое внимание, что мешает полностью сконцентрироваться над главной задачей – обучением. Поэтому заранее продуманная и подготовленная рабочая среда поможет значительно повысить продуктивность и сэкономить массу времени.

Выделите в своей комнате место для учебных материалов – там вы будете складывать папки, книги, тетради, блокноты и т.д. Если это полка, сделайте отдельные секции для каждого курса, где вы будете хранить разного рода заметки, распечатки, раздаточные материалы. Так вы всегда будете иметь доступ к пройденному материалу и сможете повторить его при необходимости.

Далее, закрепите на видном месте (например, на двери), ваше недельное расписание. Обозначьте на нем экзамены, дедлайны учебных работ и другие важные мероприятия. Это поможет держать в фокусе все важные события и не столкнуться с ними неподготовленным. Отмечайте выполнение целей, чтобы видеть свой прогресс.

Уберите с рабочего стола любые отвлекающие вещи – книги, постеры, фото, и все другое, что может мешать учебе. Стремитесь к минимализму. Вы должны видеть свои цели и инструменты для их выполнения. Все остальное – в топку.

Наконец, загрузите на телефон или планшет все необходимое и удобно рассортируйте это. Вам нужен быстрый доступ к учебным материалам в любое время и в любом месте – например, в транспорте или в очередях.

#3 Пятишаговый план

Эта техника позволяет быстро распределить ваш список на категории по приоритетам их выполнения и так же быстро приняться за их выполнение. Она особенно практична при составлении плана на неделю.

  1. Перечислите все: запишите все свои обязательства и дедлайны. Так вы увидите всю картину.
  2. Используйте технику Канбан– метод, который позволяет правильно расставить приоритеты. Распределите все дела в 3 категории по срокам важности: сейчас, скоро и позже. Всегда есть неотложные вещи, то, что требует скорейшего выполнения, но может подождать, и все остальное, что пока можно отложить.
  3. Разбейте на части. Разделите большие задачи на несколько мелких шагов. Трудно написать эссе на 2000 слов за один раз. Но блоки по 500 уже не будут казаться такими пугающими.
  4. Начните немедленно. Сразу же сделайте что-то из списка «сейчас». Вы сразу же почувствуете контроль над ситуацией, а маленький успех даст вам дополнительную мотивацию.
  5. Не останавливайтесь. Периодически возвращайтесь к своему плану и переносите дела из категории «скоро» в «сейчас», и из «позже» в «скоро».

Лучшие техники тайм-менеджмента для работающих

В отличие от студента у любого офисного (или неофисного) работника есть довольно жесткая система. У него есть рабочее место и время, в которое он приходит на работу и уходит с нее. В этом случае не так важно будет правильно распределять конкретные дела – скорее всего вы уже овладели искусством тактики. Куда важнее работать над стратегией – и вот какие упражнения могут вам помочь.

#1 $86 400

Представьте, что вам дали 86 400 долларов. Вы можете тратить их только на активности (не на физические товары), такие как занятия в тренажерном зале, уроки иностранного языка или работу над личным проектом. В конце дня эти деньги списываются, вне зависимости от того как и на что вы их потратили. Вы не можете накапливать их.

Читать еще:  Менеджер проектов спб

Подумайте, на что бы вы потратили эти деньги и запишите это на листе бумаги. Записали?

На самом деле речь идет не о долларах или другой валюте. Каждый день мы совершенно бесплатно получаем на свой счет 86 400 секунд, которые можем потратить на что угодно. Сравните то, как вы тратите свои бесценные секунды с тем, как вы потратили бы виртуальные доллары из упражнения.

И наконец, подумайте, куда бы вы смогли инвестировать свои секунды с умом. Вы не можете откладывать их про запас. Вы не можете закопать их в тайном месте или открыть депозит. Вы можете потратить их только здесь и сейчас – и в будущем это принесет дивиденды. Или нет – все зависит от вас.

#2 Лента жизни

Для этого упражнения по тайм-менеджменту вам потребуется бумажная лента длиной 100 см и ножницы.

Бумажная лента будет символизировать 100 лет жизни. Однако средняя продолжительность жизни составляет 79 лет. Так что отрежьте от ленты 21 см – у вас останется 79.

Какой ваш возраст? Допустим, вам 25 лет. Эти годы – то, что можно назвать «невозвратными расходами». Вы уже ничего не сможете с ними сделать. Отрежьте еще 25 см (ваше количество лет).

Теперь длина ленты будет составлять 54 см. Что ж, теперь у вас осталось 54 года жизни?

Де-юре – да. Де-факто – нет. Это объясняется тем, что далеко не все время вы можете посвятить продуктивной деятельности. Вам все еще нужно учитывать множество переменных: выходные, праздничные дни, больничные. В каждом году 52 недели, так что это 52 воскресенья в году. Умножьте это на 54 (длина нашей ленты) и разделите на 365. Вы получите 7.6 лет. Уменьшите ленту еще на 7,5 см.

Та же логика действует и по субботам. Уменьшите ленту еще на 7,5 см. Добавьте сюда еще 14 государственных выходных каждый год, что при умножении на 54 составляет 2 года – минус 2 см. Примерно 40 дней в году мы проводим в отпусках и больничных. Это около 5 лет, так что отрезайте еще 5 см.
Итого у нас осталось 32 года. Но это еще не все. Вам нужно учитывать сон, еду и поездки. Мы проводим треть дня (8 часов) во сне. Это дает 122 дня в год или 18 лет. Отрезайте 18 см. Около 2-х часов уходит на завтраки, обеды, ужины и перекусы. Еще 4,5 года. Наконец, чуть больше часа в день отбирают поездки – минус 2 см. И столько же уходит на гигиену и прочий быт.

6,5 лет. Это и есть то пресловутое время, которым вы можете управлять для достижения всего лучшего в своей жизни. Не так и много, правда?

#3 Ретроспектива

Это упражнение помогает сравнить вашу действительность с вашими главными целями и понять, двигаетесь ли вы в нужном направлении.

Возьмите лист бумаги и запишите на нем все, что вы сделали вчера (или в течение недели). Не расписывайте подробно и не добавляйте комментариев, просто перечислите. Затем возьмите еще один лист и напишите на нем список из 5 ваших главных жизненных целей или приоритетов (их может быть больше или меньше).

А теперь посмотрите на оба списка и сравните их. Насколько все то, что вы делали на протяжении дня или недели, приближало вас к вашей цели? Как много времени вы посвятили своим пяти главным приоритетам? И насколько эффективными были ваши действия? Боюсь, вас будут ожидать неприятные сюрпризы. Вы удивитесь, насколько большим будет разрыв между вашими ежедневными действиями и глобальными целями.

И чтобы эта рефлексия не прошла впустую, сделайте еще один список. Напишите в нем по крайней мере 5 действий, которые будут действительно приближать вас к вашей цели – как минимум по одному на каждое из них. Можно больше.

Выполняйте это упражнение хотя бы раз в месяц, чтобы отслеживать свой прогресс.

Резюме

Несмотря на то, что мы разделили упражнения по различным категориям, вы можете попробовать их все. Найдите факторы, которые отвлекают вас от важной работы и подумайте, как можете устранить их. Организуйте свое рабочее пространство – удобно расположите все важные инструменты. Воспользуйтесь пятишаговым планом, чтобы быстро разделить дела по приоритетам. Помните, что ваш день состоит из 86400 секунд – инвестируйте их с умом. Посчитайте, сколько времени у вас осталось на воплощение своей мечты. И поймите, что начать следует уже сейчас. Сравните ваши цели со своими ежедневными действиями и подкорректируйте последние.

Понравилась статья? Присоединяйтесь к нашим сообществам в соцсетях или каналу в Telegram и не пропускайте выход новых полезных материалов:
Telegram Вконтакте Facebook

Тайм-менеджмент

В настоящий момент многие компании столкнулись с системными проблемами управления временем. Это особенно заметно с увеличением штата сотрудников. Рабочее время не используется оптимальным образом, сроки планирования задач не соответствуют срокам реализации, что бывает связано как с нереалистичной оценкой времени при планировании, так и с выбором неоптимальных способов реализации планов и недостаточной самоорганизацией сотрудников. Эти проблемы могут системно присутствовать в департаментах снабжения, продаж, технических подразделениях и особенно на стыках между ними. Они могут быть связаны как с особенностями персонала, бизнес процессов и корпоративной культуры. Однако даже в рамках существующих бизнес процессов осмысленно развивать навыки эффективного управления временем (тайм-менеджемента) на индивидуальном уровне. Обучение тайм-менеджменту строится вокруг компетенций: Умение планировать, Самоорганизация, Делегирование полномочий, Деловые коммуникации и Стрессоустойчивость.

Тренинг эффективного управления временем. Корпоративный формат

Кол-во участников: от персональной подготовки до 25 человек (возможно проведение обучающей деловой игры в группе 50 человек)
Место проведения: аудитория, оптимально в формате выездного мероприятия
Форма проведения: активный тренинг или деловая игра
Продолжительность: от 16 до 24 часов
Цель: развить навыки эффективного управления временем

Осваиваемые компетенции:

  • Умение планировать: распределение долгосрочных, среднесрочных и текущих дел по времени; планирование деятельности без временных конфликтов; вариативность, корректировка планов в меняющейся среде; адекватность нормирования затрат по времени (личные и корпоративные нормативы); выявление и устранение временных потерь; установка приоритетов и удержание приоритетных дел; Умение соотносить временные затраты и получаемые результаты.
  • Самоорганизация: точность в оценке требуемого времени; умение не опаздывать и «укладываться» в отведенное время; использование временного ресурса полностью; оценка степени достижения результата; умение учитывать собственные жизненные циклы и ритмы максимальной активности (индивидуальной работоспособности); умение сформировать и «вписаться» в дневной план (специфика типичного для департамента и личного рабочего дня — умение сформировать свой рабочий день); умение организовать свое рабочее место.
  • Делегирование полномочий: непротиворечивое распределение задач между исполнителями (что, когда, кому и как?); способность организовать эффективную работу группы (организация эффективных по времени деловых совещаний); умение ставить задачи и давать поручения коллегам (равным по статусу) и контролировать исполнение.
  • Деловые коммуникации: контроль времени на телефонные переговоры; контроль времени на деловую корреспонденцию; контроль времени на прием посетителей; управление пространством и временем контакта (опоздания и задержки и их роль, использование и (или) игнорирование временных норм деловой коммуникации, провокационные действия); управление темпом коммуникации.
  • Стрессоустойчивость: способность сохранять эффективность в условиях жестких временных лимитов; принятие оперативных решений в условиях жесткого лимита времени; способность сохранять эффективность в условиях отвлечений; скорость возвращения к предмету деятельности после отвлечения; навыки эмоциональной разгрузки, приемы настройки на работу.
Читать еще:  Менеджер что такое

Блог о том, как интересно жить

Блог о путешествиях, здоровом образе жизни, планировании и всем чем я живу

Кейс по управлению временем в MS Project

Решила я тут помочь одной студентке решить кейс по управлению временем и ресурсами в MS Project. Не денег ради, а интереса для)))) Раз уж у нас на работе не уделяют должное внимание планированию, так хоть помочь тем, кому это немного нужно)) Кстати, я уже как-то писала, о том, как составлять график проекта.

Кейс, надо сказать, оказался веселый)) потратила часа 3, распределяя рабочее время менеджера проекта и его ассистента, но по-моему что-то получилось!

КЕЙС

Вы — менеджер рекламного агентства. Спланируйте деятельность в рамках своей зоны ответственности так, чтобы все задачи были выполнены в указанные сроки. Представьте результат в любом наглядном формате.

у Вас есть 2 дня с 10:00 утра первого дня до 17:00 вечера второго дня Задача:
к 17:00 второго дня должно быть выполнено:
>макет двух страниц веб-сайта
>подготовлен к запуску новый проект
>проведено интервью с кандидатом на работу
>проведена встреча с клиентом
>прочитан бриф на новый проект
>подготовлено предложение клиенту на призы под имидж бренда
>подготовлен внутренний график платежей проектов
>подготовлен к производству проект по нанесению на кружки
>проверен договор с подрядчиком
>пройден тренинг

Условия:
>все дизайны, калькуляции и структуры должны быть утверждены клиентом
>при утверждении клиентом затрачивается только время клиента
>время исполнения задач можно дробить
>в задачах с внутренними этапами необходимо соблюдать последовательность этапов
>время на проверку заданий, выполненных ассистентом, составляет 0.25 часа, которые прибавляются ко времени исполнения задачи

Ресурсы:
>менеджер
>ассистент
>дизайнер (рабочее время с 10 до 1800)
>клиент (рабочее время с 10 до 1800)

Этапы и время исполнения задач (в часах):

макет двух страниц веб-сайта
-разработка структуры веб-сайта 3
-утверждение структуры у клиента 0,5
-разработка дизайна 3
-утверждение дизайна клиентом 0,5

подготовка к запуску нового проекта
-разработка концепции продвижения продукта 2
-подготовка Power Point презентации программы клиенту 4
-подготовка плана проекта 1,5

предложение клиенту на призы под имидж бренда
-креатив призов 1,5
-подготовка калькуляции 2
— подготовка креативного предложения 2

подготовка к запуску проекта по нанесению на кружки
-подготовить калькуляцию по прайсу 0,5
-подготовить предложение клиенту по шаблону 0,5
-утвердить предложение у клиента 0,5
-разработать дизайн нанесения на кружки 1
-утвердить дизайн нанесения на кружки у клиента 0,5

отдельные задачи
-ознакомиться с брифом 0,5
-интервью с кандидатом на работу (фиксированное время с 11:00 первого дня) 1
-подготовка внутреннего графика платежей 2
-встреча с клиентом, включая дорогу 2,5
-проверка договора с подрядчиком 0,5
-общекорпоративный тренинг (фиксированное время с 13:00 до 15:00) второго дня 2

Шаги по составлению графика:

1. Сначала я подготовила календари. По умолчанию в MS Project календарь с 9:00 до 18:00 с перерывом на обед. Тут же в задании почему-то рабочий день менеджера и ассистента с 10:00 до 17:00 без обеда))) У дизайнера и клиента — с 10:00 до 18:00. Поэтому пришлось создать два календаря для проекта, по умолчанию назначить с 10:00 до 17:00. И два календаря для ресурсов.

2. Затем я создала ресурсы и назначила им календари.

3. Начало планирования начинается с создания структуры проекта, поэтому я завела все задачи, согласно заданию, учитывая иерархию работ.

4. Затем я спланировала длительности задач и необходимые взаимосвязи внутри этапов.

5. Проставила вехи, обозначенные в задании, чтобы не потерять результат.

Итак, мы получили общую структуру и процесс, но теперь нужно спланировать ресурсы.

6. С дизайнером и клиентом всё понятно, но оставшиеся работы нужно распределить между менеджером и ассистентом, добавив к длительности работ, выполняемые ассистентом, время на проверку менеджером. Поэтому далее я назначила дизайнера и клиента на их задачи, затем распределила задачи между ассистентом и менеджером с точки зрения, какую бы задачу я могла доверить, будучи менеджером проекта, своему ассистенту.

7. Дальше началось самое веселое)))) Задачи ассистента я разбила на две задачи: выполнение задачи и проверка ее менеджером. Задачи с одним ответственным планировать легче. А также для того, чтобы посчитать, сколько суммарно придется часов на каждого, должно быть не более 14 часов (так как рабочий день с 10 до 17).

8. Дальше ещё интереснее)) В попытках устранить перегрузку ресурсов через Планирование групп, я поняла, что все задачи никак не помещаются друг за другом) Поэтому сначала я выстроила самые приоритетные, с моей точки зрения, работы, с которыми связаны и другие работы в этапах, а уже потом работы из отдельного списка задач.

9. Выравнивание ресурсов привело к тому, что осталось несколько отдельных задач, которые можно выполнять частями, например, подготовку внутреннего графика платежей или проверку договора с подрядчиком. Разбив некоторые задачи на подзадачи, согласно условию, что время исполнения задачи можно дробить, я наконец-то уложилась ровно в 2 дня 🙂

10. В итоге я сформировала три вида представления графика:

— Диаграмма Ганта;
— Планирование групп (представление, с помощью которого я выравнивала ресурсы);
— Табель рабочего времени (представление Использование ресурсов).

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector