Web-studio46.ru

Обучение и образование
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Кейсы по тайм менеджменту с решениями

Кейсы по тайм менеджменту с решениями

Ближайшие открытые семинары:

19-20 марта 2020 г.,
Мастер-класс Глеба Архангельского «Эффективный бизнесмен»
Получите программу и специальную цену: www.tminvest.ru

Департамент информатизации ОАО РАО «ЕЭС России» благодарит компанию «Организация Времени» за успешно осуществленный проект внедрения тайм-менеджмента на базе Microsoft Outlook. Сотрудники и руководство Департамента отмечают более эффективное использование рабочего времени, за счет применения контекстного планирования. Прочитать. >>

Хотите получать обновления по почте?
Подпишитесь на нашу рассылку! Рассылка включает в себя новсти и обновления нашего сайта и выходит раз в неделю. Хотите владеть последними публикациями в области ТМ – подпишитесь на рассылку. >>

Интересные кейсы с проектов внедрения ТМ

СКОЛЬКО СВОБОДНОГО ВРЕМЕНИ У НАС ЕСТЬ В ДЕНЬ?

На первый взгляд, вы скажете, что вопрос звучит некорректно – по всем разумным рассуждениям у занятого современного бизнес человека нет свободного времени. Однако, оценка рабочего времени руководителя говорит об обратном. Поделимся нашим опытом.

Перед каждым обучением мы проводим оценку личных и командных поглотителей времени- то есть, временных ресурсов, использование которых осуществляется руководителями неэффективно. И вот к какому выводу мы пришли.

Ниже представлены примеры поглотителей времени – наиболее часто встречающихся среди руководителей. И усреднённые показатели, наблюдаемые нами в процессе рабочего дня и рабочей недели руководителя. Обратите внимание, что, создавая корпоративные договорённости уважения ко времени в компании и работая над личной организованностью, руководитель может повысить свою эффективность и высвободить до 1,5 – 2х часов ежедневно или 7, — 10 часов в неделю.

Если представить на диаграмме, то мы увидим, что резервы есть всегда. Единственное, что требуется — разработать единый стандарт планирования времени, чтобы ваши коллеги говорили с вами на единой «языке» времени и уважали вашу загруженность как и вы – их.

  • Освоении навыков реалистичного планирования можно высвободить в день до 1 часа
  • Умении доделывать дела до конца и грамотно перераспределять задачи в графике дня – дополнительных 30 минут в день
  • Освоении навыков управления своей энергией, повышения концентрации внимания – плюс 1 час в день
  • Освоении навыков расстановки приоритетов – плюс 20 минут в день
  • Использовании грамотного делегирования задач – до 2 часов в день

А самое главное – это понимание, как регулярное планирование текущей работы влияет на достижение долгосрочных целей! Тогда успех вам обеспечен!

В компании Freudenberg, имеющей различные виды деятельности, в том числе производство уборочного инвентаря и расходных материалов, мы проводили диагностику на основе поглотителей времени.

Среди сотрудников в ходе обучения проводился опрос с оценкой актуальности тех или иных отвлечений. Респондентов попросили оценить их степень актуальности от «1» – «не актуально» до «5» – «очень актуально, часто встречается в работе». Приведём примеры командных поглотителей времени.

Как мы видим, если пересчитать часто встречающиеся корпоративные поглотители, то в среднем они могут «сжирать» от 2х часов времени!

ПОПРОБУЙТЕ ОТВЕТИТЬ НА СЛЕДУЮЩИЕ ВОПРОСЫ:

  1. Сколько времени в день лично у меня тратиться неэффективно? Насколько каждая минута моих действий нацелена на достижение приоритетных целей. Оценивал ли я когда-нибудь это?
  2. Сколько времени в день у моих сотрудников «сжирается» корпоративными поглотителями времени?
  3. Что я делаю каждый день, чтобы уменьшить количество неэффективно затрачиваемого времени?
  4. Что делают мои коллеги для этого?
  5. У нас есть какие-либо договорённости о времени? (например, во время обеда не звонить или, когда флажок на столе – не беспокоить)

Принимать решение вам – насколько в вашем бизнесе Время сотрудников используется эффективно. И сколько Времени упущено каждый день.

Нам важно получить от вас обратную связь! Пришлите письмо с ответом и темой «ОТВЕТЫ» и полными контактными данными (ФИО, должность, компания, телефон) на почту info@ov1.ru. А мы вам в подарок предоставим полезные материалы тайм-менеджмента по технологии Глеба Архангельского.

НАСКОЛЬKО СОТРУДНИКИ ЭФФЕКТИВНО ВЛАДЕЮТ OUTLOOK?

Почему данный вопрос стал актуальным? Да потому что 95% информации сейчас хранится, передаётся в электронном виде. И в каждой компании есть разные корпоративные ИТ-инструменты, быстрое и грамотное владение которыми является необходимым навыком современного офисного сотрудника.

Однако ввести ИТ-систему с понедельника – будь то новая CRM или проектное планирование в Project – не означает, что сотрудники будут её использовать на все 100%. И как показывает практика, за этим стоит многое: и особенности корпоративной культуры и бизнес-процессов, корпоративные стандарты и обучение сотрудников. Мы взяли «на пробу» наш любимый инструмент с точки зрения оперативного управления своими планами и делами – Microsoft Outlook. Несмотря на тенденцию последних лет уходить в облака и использовать более облегчённые варианты типа календарей Google или мегаплановских задач, в большинстве компаний MS Outlook продолжает негласно присутствовать.

Читать еще:  Чем отличается менеджер от руководителя

Проводя среди сотрудников оценку уровня владения ими данным корпоративным планировщиком (а уж сколько лет назад он у нас появился!), мы пришли к выводу – с течением времени не очень сильно поменялся подход ко внедрению таких ИТ-систем.

Прежде всего мы оцениваем «широту» использования MS Outlook – количество разделов. А далее – «глубину» — количество функций в конкретных разделах в рабочей практике сотрудников.

Приведём данные. Как показали наши исследования, большинство использует почту как главный необходимый для общения раздел. Далее следует – Календарь – так как без встреч не может обойтись ни одна компания. Реже сотрудники пользуются списком задач, ещё реже – постановкой поручений в данном разделе. Примерно от 25 – 40% сотрудников используют Контакты для хранения информации по клиентам и партнёрам. В районе 5% сотрудников обращаются к Заметкам, был близок к нулю (при использовании версий программы до 2013го) показатель использования Дневника.

Проводя диагностику в одной из «дочек» Газпрома, мы получили вот такой срез:

Очень показательным на наш взгляд является статистика по хранению порученных задач. К сожалению, «раскидывание» информации по порученным задачам становится причиной, почему многие руководители не могут оперативно получить обратную связь от сотрудников, не имеют единого списка поручений, не контролирую сроки исполнения…

В Департаментах одной из областей России была проведена оценка степени владения сотрудниками MS Outlook в своей каждодневной практике до обучения и после проекта внедрения культуры тайм-менеджмента с применением на MS Outlook. Каждый Департамент оценивался по конкретным показателям с использованием шкалы: «0» – «не используется» , «1» — «используется слабо», «2» – «используется в полном объёме».

В таблице представлен средний показатель по конкретной технике по всем Департаментам.

Игры/кейсы по тайм-менеджменту

Игры жанра тайм-менеджмент — вещь полезная!

Вот некоторые специальные кейсы для планирования разберём по полочкам прямо сейчас. Как говорят на TV: «Не переключайте!»

Начнем с того, что эти игры частенько называют кейсами. «Кейс по тайм-менеджменту» звучит, конечно, более представительно, чем какая-то там игра. Люди бизнеса любят усложнять речь. Первая реакция мозга на слово «кейс» — это портфель или чемодан, в крайнем случае, на ум приходит слово «случай» (есть такое устойчивое выражение «in case of…»). Но бизнес-кейс – это не портфель, а метод обучения, в некотором роде практическое занятие, позволяющее закрепить теоретические знания, перевести знания в навыки. Мы можем 5 раз прочитать учебник, так и не прочувствовав до конца материал. А прожив ситуацию на собственной шкуре, мы сразу овладеваем тем или иным приёмчиком. Как в плавании, например, что толку сидеть и писать конспекты на берегу: пока не войдёшь в воду – плавать не научишься.
Кейсов также достаточно много, думаю, к этой теме мы вернёмся не раз. Всё, теперь переходим к конкретным примерам.

В самом начале подстерегает невероятно сложная задача. Вспомнить всё, чем занимался за прошедшие сутки. По минутам. В сумме должно получиться 24 часа. Честно говоря, у меня получилось больше. Но это когда реально «урожайный» день. А если «провалял дурака», то еле-еле наскребаешь эти 24 часа. Дальше надо распределить дела по приоритетам. И рассчитать, какое время в сутках у нас потрачено на действительно важные дела, а какое время мы потратили впустую. Очень полезное упражнение, начните эксперимент прямо сейчас.

Кейс «Уборка в офисе»

Если в двух словах, то правила звучат так. Вы – начальник на предприятии с названием «Планёрка» (а чего скромничать). Ваши подчинённые – неряхи. В офисе бардак, пыль, грязь и т.п. К тому же накануне был корпоратив. Чтобы впредь неповадно было мусорить, убираться заставляют виновников бардака – самих работников. Даётся строго отведённое время ( например, 8 часов), набор доступных инструментов и приспособлений (щётки, пылесосы, моющие средства), ограниченная сумма денег (куда без них), несколько помощников (у каждого своя роль). Вам, как ответственному за мероприятие, нужно составить план уборки на всю группу. Необходимо учесть, что на мойку окна уходит полчаса, а вызов сантехника может потребовать средств из бюджета. Кроме того, у каждого из помощников свои «тараканы»: один боится высоты, другой – аллергик и т.п. Прикольная игра. Может получиться очень весело, особенно если в это время реально убираться, а не только строить планы. Оказывается субботник – это не просто общественно-полезный труд, а «кейс по тайм-менеджменту».

Читать еще:  Менеджер по продвижению сайтов

Кейс «Мячи»

Довольно детская игра. Мячики – это наши дела. Определяются смежные специалисты (те, которые взаимодействуют по конкретным делам). Например, по красному мячу (проект «Стройка века») я взаимодействую с Анатолием Ефремовичем и Людмилой Прокофьевной, а вот зелёный мяч (проект «Реконструкция года») мне придётся разделить с Юрием Григорьевичем. Следовательно, красный мяч нельзя бросать Юрию, а зелёный Анатолию. Нужно выбрать определённый темп и стратегию, чтобы мячи не падали на пол и не попадали в руки «посторонним».

Выбор мячей в качестве инвентаря в этом упражнении вполне оправдан, реальные дела в жизни тоже частенько не решают, а просто «отфутболивают».

Кейс «Банка»

Известная притча о том, как мудрец положил в банку сперва крупные камни (это самые главные наши дела в жизни, семья, здоровье. ), потом положил горох (это наши важные, но не главные дела), а сверху всё засыпал песком (это житейские мелочи). Всё поместилось. А если засыпать их в обратном направлении, то кроме песка может вообще ничего в банку не поместиться. В этом кейсе предлагается вместо абстрактных камней и горошин положить в банку реальное содержимое наших будней. Как правило, все отмечают, что песка слишком много, рутина заполняет нашу жизнь в то время как главные дела остаются незавершенными (или вообще неначатыми).

Блог о том, как интересно жить

Блог о путешествиях, здоровом образе жизни, планировании и всем чем я живу

Кейс по управлению временем в MS Project

Решила я тут помочь одной студентке решить кейс по управлению временем и ресурсами в MS Project. Не денег ради, а интереса для)))) Раз уж у нас на работе не уделяют должное внимание планированию, так хоть помочь тем, кому это немного нужно)) Кстати, я уже как-то писала, о том, как составлять график проекта.

Кейс, надо сказать, оказался веселый)) потратила часа 3, распределяя рабочее время менеджера проекта и его ассистента, но по-моему что-то получилось!

КЕЙС

Вы — менеджер рекламного агентства. Спланируйте деятельность в рамках своей зоны ответственности так, чтобы все задачи были выполнены в указанные сроки. Представьте результат в любом наглядном формате.

у Вас есть 2 дня с 10:00 утра первого дня до 17:00 вечера второго дня Задача:
к 17:00 второго дня должно быть выполнено:
>макет двух страниц веб-сайта
>подготовлен к запуску новый проект
>проведено интервью с кандидатом на работу
>проведена встреча с клиентом
>прочитан бриф на новый проект
>подготовлено предложение клиенту на призы под имидж бренда
>подготовлен внутренний график платежей проектов
>подготовлен к производству проект по нанесению на кружки
>проверен договор с подрядчиком
>пройден тренинг

Условия:
>все дизайны, калькуляции и структуры должны быть утверждены клиентом
>при утверждении клиентом затрачивается только время клиента
>время исполнения задач можно дробить
>в задачах с внутренними этапами необходимо соблюдать последовательность этапов
>время на проверку заданий, выполненных ассистентом, составляет 0.25 часа, которые прибавляются ко времени исполнения задачи

Ресурсы:
>менеджер
>ассистент
>дизайнер (рабочее время с 10 до 1800)
>клиент (рабочее время с 10 до 1800)

Этапы и время исполнения задач (в часах):

макет двух страниц веб-сайта
-разработка структуры веб-сайта 3
-утверждение структуры у клиента 0,5
-разработка дизайна 3
-утверждение дизайна клиентом 0,5

подготовка к запуску нового проекта
-разработка концепции продвижения продукта 2
-подготовка Power Point презентации программы клиенту 4
-подготовка плана проекта 1,5

предложение клиенту на призы под имидж бренда
-креатив призов 1,5
-подготовка калькуляции 2
— подготовка креативного предложения 2

подготовка к запуску проекта по нанесению на кружки
-подготовить калькуляцию по прайсу 0,5
-подготовить предложение клиенту по шаблону 0,5
-утвердить предложение у клиента 0,5
-разработать дизайн нанесения на кружки 1
-утвердить дизайн нанесения на кружки у клиента 0,5

отдельные задачи
-ознакомиться с брифом 0,5
-интервью с кандидатом на работу (фиксированное время с 11:00 первого дня) 1
-подготовка внутреннего графика платежей 2
-встреча с клиентом, включая дорогу 2,5
-проверка договора с подрядчиком 0,5
-общекорпоративный тренинг (фиксированное время с 13:00 до 15:00) второго дня 2

Шаги по составлению графика:

1. Сначала я подготовила календари. По умолчанию в MS Project календарь с 9:00 до 18:00 с перерывом на обед. Тут же в задании почему-то рабочий день менеджера и ассистента с 10:00 до 17:00 без обеда))) У дизайнера и клиента — с 10:00 до 18:00. Поэтому пришлось создать два календаря для проекта, по умолчанию назначить с 10:00 до 17:00. И два календаря для ресурсов.

2. Затем я создала ресурсы и назначила им календари.

Читать еще:  Сайты про менеджмент

3. Начало планирования начинается с создания структуры проекта, поэтому я завела все задачи, согласно заданию, учитывая иерархию работ.

4. Затем я спланировала длительности задач и необходимые взаимосвязи внутри этапов.

5. Проставила вехи, обозначенные в задании, чтобы не потерять результат.

Итак, мы получили общую структуру и процесс, но теперь нужно спланировать ресурсы.

6. С дизайнером и клиентом всё понятно, но оставшиеся работы нужно распределить между менеджером и ассистентом, добавив к длительности работ, выполняемые ассистентом, время на проверку менеджером. Поэтому далее я назначила дизайнера и клиента на их задачи, затем распределила задачи между ассистентом и менеджером с точки зрения, какую бы задачу я могла доверить, будучи менеджером проекта, своему ассистенту.

7. Дальше началось самое веселое)))) Задачи ассистента я разбила на две задачи: выполнение задачи и проверка ее менеджером. Задачи с одним ответственным планировать легче. А также для того, чтобы посчитать, сколько суммарно придется часов на каждого, должно быть не более 14 часов (так как рабочий день с 10 до 17).

8. Дальше ещё интереснее)) В попытках устранить перегрузку ресурсов через Планирование групп, я поняла, что все задачи никак не помещаются друг за другом) Поэтому сначала я выстроила самые приоритетные, с моей точки зрения, работы, с которыми связаны и другие работы в этапах, а уже потом работы из отдельного списка задач.

9. Выравнивание ресурсов привело к тому, что осталось несколько отдельных задач, которые можно выполнять частями, например, подготовку внутреннего графика платежей или проверку договора с подрядчиком. Разбив некоторые задачи на подзадачи, согласно условию, что время исполнения задачи можно дробить, я наконец-то уложилась ровно в 2 дня

10. В итоге я сформировала три вида представления графика:

— Диаграмма Ганта;
— Планирование групп (представление, с помощью которого я выравнивала ресурсы);
— Табель рабочего времени (представление Использование ресурсов).

Тайм-менеджмент

В настоящий момент многие компании столкнулись с системными проблемами управления временем. Это особенно заметно с увеличением штата сотрудников. Рабочее время не используется оптимальным образом, сроки планирования задач не соответствуют срокам реализации, что бывает связано как с нереалистичной оценкой времени при планировании, так и с выбором неоптимальных способов реализации планов и недостаточной самоорганизацией сотрудников. Эти проблемы могут системно присутствовать в департаментах снабжения, продаж, технических подразделениях и особенно на стыках между ними. Они могут быть связаны как с особенностями персонала, бизнес процессов и корпоративной культуры. Однако даже в рамках существующих бизнес процессов осмысленно развивать навыки эффективного управления временем (тайм-менеджемента) на индивидуальном уровне. Обучение тайм-менеджменту строится вокруг компетенций: Умение планировать, Самоорганизация, Делегирование полномочий, Деловые коммуникации и Стрессоустойчивость.

Тренинг эффективного управления временем. Корпоративный формат

Кол-во участников: от персональной подготовки до 25 человек (возможно проведение обучающей деловой игры в группе 50 человек)
Место проведения: аудитория, оптимально в формате выездного мероприятия
Форма проведения: активный тренинг или деловая игра
Продолжительность: от 16 до 24 часов
Цель: развить навыки эффективного управления временем

Осваиваемые компетенции:

  • Умение планировать: распределение долгосрочных, среднесрочных и текущих дел по времени; планирование деятельности без временных конфликтов; вариативность, корректировка планов в меняющейся среде; адекватность нормирования затрат по времени (личные и корпоративные нормативы); выявление и устранение временных потерь; установка приоритетов и удержание приоритетных дел; Умение соотносить временные затраты и получаемые результаты.
  • Самоорганизация: точность в оценке требуемого времени; умение не опаздывать и «укладываться» в отведенное время; использование временного ресурса полностью; оценка степени достижения результата; умение учитывать собственные жизненные циклы и ритмы максимальной активности (индивидуальной работоспособности); умение сформировать и «вписаться» в дневной план (специфика типичного для департамента и личного рабочего дня — умение сформировать свой рабочий день); умение организовать свое рабочее место.
  • Делегирование полномочий: непротиворечивое распределение задач между исполнителями (что, когда, кому и как?); способность организовать эффективную работу группы (организация эффективных по времени деловых совещаний); умение ставить задачи и давать поручения коллегам (равным по статусу) и контролировать исполнение.
  • Деловые коммуникации: контроль времени на телефонные переговоры; контроль времени на деловую корреспонденцию; контроль времени на прием посетителей; управление пространством и временем контакта (опоздания и задержки и их роль, использование и (или) игнорирование временных норм деловой коммуникации, провокационные действия); управление темпом коммуникации.
  • Стрессоустойчивость: способность сохранять эффективность в условиях жестких временных лимитов; принятие оперативных решений в условиях жесткого лимита времени; способность сохранять эффективность в условиях отвлечений; скорость возвращения к предмету деятельности после отвлечения; навыки эмоциональной разгрузки, приемы настройки на работу.
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector