Онлайн управление проектами

10 инструментов для управления проектами: эффективность, постановка задач и общение

Управление проектом — это про эффективность. Распределять ресурсы, оценивать задачи, стимулировать команду, укладываться в сроки, выходить в плюс.

Чтобы руководителю проектов работалось ещё лучше, существует множество программ для самых разных целей: от тайм-менеджмента до работы с клиентами. Но теория не даёт должных знаний, как практика. Приглашаем всех начинающих и продолжающих управленцев на курс «Управление digital-проектами». Обучение на реальных кейсах.

Итак, какие решения популярны среди digital-управленцев?

Роман Чигирев

Пишет о digital с 2011&nbspг. Руководитель и шеф-редактор контент-агентства Morze.
Готовит коммерческие тексты для Skillbox.

1. Битрикс24

Огромный отечественный комбайн, который может быть и CRM с телефонией, и системой управления задачами. «Битрикс 24» поддерживает Kanban, диаграммы Ганта, продвинутую фильтрацию в задачах.

Плюсы

Почти полностью онлайн-сервис, есть возможность менять интерфейс по своему усмотрению.

Минусы

Десктопные приложения поддерживают не все функции. Сложность внедрения достаточно высокая, так как интерфейс не всегда интуитивно понятен.

Цена

От 2 390 рублей в месяц. Есть и бесплатная версия.

2. Jira

Изначально Jira — это баг-трекер, то есть система для контроля ошибок в программном коде. Но очень много компаний используют её как инструмент управления проектами.

Плюсы

Есть интеграция с другими инструментами и продвинутые пользовательские фильтры. Этот проект любят разработчики за возможность в любой момент увидеть процессы проекта в требуемом масштабе. Возможности можно расширить плагинами.

Минусы

Многие функции доступны только через интеграции с другими сервисами. И подходит Jira только для команд, использующих методологии Scrum и Kanban.

Цена

От 10$ за 10 пользователей, и от 7$ за каждого следующего до 100 пользователей в месяц. Есть и бесплатный пробный период.

3. Asana

Ещё один любимец программистов. Удобные теги, анализ эффективности, управление несколькими проектами в рамках одной команды.

Плюсы

Интуитивно понятный интерфейс. Возможности продукта расширяются с помощью подключения сторонних сервисов: от Dropbox и Google Drive до Zapier и Bitbucket.

Минусы

Не переведён на русский язык. Остальные минусы — обратная сторона плюсов, к которым придётся привыкать.

Цена

От 10,99$ за пользователя в месяц. Сервис бесплатен для команд до 15 человек.

4. ActiveCollab

Один из самых удобных онлайн-сервисов по управлению проектами в команде. Можно ставить задачи, следить за прогрессом выполнения, загружать текущие расходы и инвойсы. Софт доступен в облаке, но ActiveCollab переносится и на собственный сервер.

Плюсы

Обладает продвинутой системой фильтров, что полезно при большом количестве задач и проектов. Система регулирует доступ сотрудников и клиентов к данным, а также хранит логи об активности.

Минусы

Нет уведомлений. А сам сервис придётся некоторое время изучать.

Цена

От 7$ за пользователя в месяц. Есть бесплатный пробный период.

5. Slack

Сегодня это фактически стандарт для корпоративной переписки. Здесь сотрудники организовываются в группы, заводят треды под каждым важным постом, проводят групповые звонки и хранят личные идеи в приватном чате. Мессенджер взял лучшее от своих прародителей вроде IRC и Jabber.

Плюсы

Огромный плюс мессенджера — максимальное число интеграций со сторонними сервисами. Минимализм интерфейса не требует серьёзного знания английского. Также в Slack доступны боты в больших количествах.

Минусы

Главный недостаток — ограниченное хранение истории чатов на бесплатной версии (поиск по последним 10 000 сообщениям, 10 интеграций и 5 Гб серверного места на команду).

Цена

От 8$ за пользователя в месяц. Есть бесплатная версия для небольших команд.

6. Wrike

Его часто используют, чтобы наладить производство контента. Wrike помогает работать с файлами в реальном времени, отлично реализует диаграмму Ганта и обладает приличной визуализацией. Wrike также контролирует время и бюджет, даёт отчёты. Сам рабочий процесс разделён категориями, проектами, задачами и подзадачами. К задачам привязывается обсуждение. Дополнение к Outlook и Apple Mail разрешает создавать задачи напрямую из писем.

Плюсы

Удобная навигация и настраиваемый дизайн. Есть веб-клиент, приложение для телефона и ПК. Большое количество интеграций.

Минусы

За полный набор функций для больших команд придётся раскошелиться. И серьёзно.

Цена

От 9,8$ до 24,8$ за пользователя в месяц. Есть бесплатная версия для 5 человек.

7. MS Project

Старожил рынка, не так давно получивший и онлайн-версию. Очень популярен у западных пользователей и едва ли не синоним диаграммы Ганта. Позволяет планировать проекты, управлять ресурсами, создавать сценарии типа «что, если» и следить за дедлайнами и прогрессом. Плотно интегрируется с Microsoft Office последних версий и SharePoint.

Плюсы

Интеграция с другими программами Microsoft Office. Возможность моделировать варианты решения задач.

Минусы

Требует очень много времени на освоение. Его внедрение — целая история для компании. А ещё — космические цены за полный пакет функций.

Цена

От 7$ до 55$ за пользователя в месяц без налогов.

8. Evernote

Один из флагманов сервисов «новой волны» (в эпоху после Microsoft и Web 2.0, конечно же) для сбора данных в командах. А ещё это зачаточная система управления, которая только-только появляется в продукте. Среди функций для команд — таск-менеджер, система рабочих проектов Spaces, а также создание корпоративной базы знаний.

Читать еще: Онлайн создание презентации бесплатно

Плюсы

Сам проект идеально подходит именно для последней задачи.

Минусы

Проект находится на стадии обкатки и в сфере управления проектами пока молодой. Небольшое количество интеграций.

Цена

От 5,5$ за пользователя в месяц. Бесплатная версия подходит только для личного использования в качестве сервиса заметок.

9. Trello

А вот этот сервис — настоящий популяризатор kanban-доски. Крайне интуитивен и прост, позволяет выставлять приоритеты и интегрироваться с другими сервисами. Простота компенсируется гибкостью работы с системой. Здесь планируют задачи, распределяют по этапам и общаются с коллегами.

Плюсы

Главный плюс — возможность быстро и просто увидеть проект «с высоты птичьего полёта» и визуально оценить степень готовности. А ещё низкий порог входа и лёгкий запуск проектов за минуты.

Минусы

Для кого-то функций будет недостаточно. В остальном минусов нет.

Цена

Бесплатной версии большинству команд будет достаточно. Для дополнительных возможностей есть и платная: от 12$ до 20$ ежемесячно и до 100 пользователей.

10. Basecamp

Один из первопроходцев систем управления проектами «новой волны», запущен в 2004 году. Среди возможностей: ведение списков, просмотр расписания сотрудников и команд, хранение файлов и групповой чат. При помощи API можно подключать сторонние приложения.

Плюсы

Проект сохранил функциональную простоту, продумал мобильную версию и создал среди прочего удобный календарь событий.

Минусы

Нет личных чатов и чатов по задачам. Не переведён на русский язык. Высокая цена для малого бизнеса.

Цена

99$ ежемесячно, а для команды из 20 человек бесплатно. Есть месяц бесплатного теста.

Выводы

Любым проектом можно управлять с помощью связки специализированного софта. Календари, таск-менеджеры, решения для хранения кода, графики, текстов, облачные сервисы для совместной работы над задачей — решений действительно много, причём качественных.

Но всё это — только вспомогательный инструмент. Для того чтобы быть настоящим менеджером проектов и не завалить первую же свою задачу, нужна долгая и мучительная практика. Как вариант — практический курс от тех, кто ежедневно живёт в персональном аду под названием «управление проектами».

Курс

Руководитель digital-проектов

Курс поможет вам оценить себя как менеджера: разобраться и понять, почему у вас что-то не получается. Определить, какие навыки и знания нужно подтянуть. И сделать это, выполняя практические задания. Вы будете работать над собственным проектом или над проектом реального заказчика по стандартам scrum-студии — отточите навыки тайм-менеджмента, научитесь конструктивной коммуникации в боевых условиях, овладеете искусством постановки задач и контроля команды.

Бесплатные системы управления проектами

Сохранить ссылку

Смотрите также

Управление проектами

Ниже вы найдёте бесплатные программы, распространяющеся под лицензиями

FreeMind

FreeMind — бесплатная программа для создания диаграмм связей (mind maps). Основная функция программы — наглядное представление и структурирование информации о проекте. Поддерживает импорт и экспорт в следующие форматы: JPEG, HTML, OpenDocument TextXHTML, PNG и XML. Программа обладает мультиязычным интерфейсом, в том числе поддерживается русский язык. FreeMind отличает кроссплатформенность и удобство в использовании. Программа также имеет функцию шифрования как целого документа, так и отдельных элементов. подробнее.

GanttProject

GanttProject — приложение для управления проектами. Программа поддерживает создание диаграммы Ганта, создание иерархии, создание отчётов, а также экспорт и импорт файлов MS Project. подробнее.

SCIM.ru

SCIM.ru — это облачный сервис, позволяющий организовать работу с проектами. Бесплатным является базовый функционал системы: управление проектами, задачами и встречами. Блок управления проектами включает в себя функции создания нового проекта, структурирование и планирование проектных задач, контроль их исполнения, предоставление доступов к просмотру и редактированию проекта другим пользователям системы. Сервис поддерживает систему обмена сообщениями между участниками проекта. Интерфейс SCIM.ru адаптирован для мобильных устройств, но без прочтения справки в нём может быть сложно разобраться. подробнее.

ABC Roster

ABC Roster — бесплатное программное приложение, разработанное для организации рабочего процесса в компании. Отлично подходит для небольших предприятий, занимающихся ресторанным бизнесом, но также возможно использование и в иных сферах деятельности. Основной задачей программы является организация рабочих смен сотрудников. Автоматический планировщик программы ABC Roster предлагает различные схемы построения рабочих графиков, пока не будет достигнут наилучший результат. ABC Roster отличает оперативность и дружелюбный интерфейс. Кроме того, программа учитывает присутствие сотрудников, выходные дни, пропуски, запланированные мероприятия и события. При необходимости сотрудникам можно отправлять email непосредственно из приложения. Имеется возможность экспортировать составленные графики в Microsoft Excel, PDF и HTML документы. Совместима с Windows OS (XP SP3, Vista, 7, 8) .Net Framework 3.5 или последующей. подробнее.

ProjectLibre

ProjectLibre — бесплатный аналог Microsoft Project. Программа разработана для управления проектами. Программное обеспечение является кроссплатформенным и совместимо со следующими операционными системами: Microsoft Windows, Linux, Mac OS X. Программа поддерживает основные европейские языки в том числе русский. К основным возможностям программы можно отнести: поддержку форматов файлов Microsoft Project 2010; Ribbon интерфейс; Earned Value costing (метод освоенного объема); поддержка диаграмм Ганта; графиков PERT. подробнее.

OpenProj

OpenProj — очень хорошая замена платному ПО для планирования проектов. Программа включает все необходимые функции: диаграмма Ганта, сетевой трафик, распределение ресурсов, отчёты, кроме того поддерживает импорт/экспорт документов Microsoft Project. подробнее.

Читать еще: Проверка на тавтологию онлайн

Trello

Trello — бесплатное веб-приложение для управления проектами. Пользователь создает проекты, представленные в виде панелей задач (boards), которые в свою очередь содержат списки (lists), т.е. образуют списки задач (task lists). Списки содержат карточки (cards), т.е. задачи (tasks). Карточки поддерживают следующие функции: назначение участника проекта, добавление контрольного списка, назначение даты окончания проекта, прикрепление файла. Предполагается, что карточки можно перетаскивать от одного списка к другому. Пользователи и панели задач могут быть сгруппированы в единую систему. Приложение может быть использовано совместно с: iPhone, Android и на мобильной платформе Windows Phone 8, однако, вебсайт приложения доступен большинству мобильных веб-браузеров. Приложение для iPad было выпущено в 2013 году. подробнее.

Управление проектами: 10 онлайн-сервисов для совместной работы

Любой проект – это совместная работа команды. Насколько слаженно работает команда, насколько своевременно обновляется информация и насколько четко ставятся задачи, от этого зависит успех проекта в целом.

Люди – это главный ресурс любой компании. Важно сохранять баланс: с одной стороны разделить зоны ответственности, с другой – объединить команду общей целью, чтобы не получилось как в известной басне Крылова. Команда проекта, как экипаж авиалайнера. Борт-проводник, капитан воздушного судна, штурман: каждый четко понимает свои должностные обязанности, выполняет поставленные задачи, экипаж работает на единую цель.

Любым проектом необходимо управлять – это аксиома. Неуправляемая система стремится к хаосу. Для эффективного управления можно использовать разные методы и инструменты. Все зависит от опыта руководителя, его личных предпочтений и конкретных задач, над которыми работает команда.

Инструменты управления можно условно разделить на очные и дистанционные, в зависимости от формата присутствия. Чаще всего команда работает в личном формате: встречи, стратегические диалоги, мозговые штурмы.

Более сложный формат взаимодействия, когда члены команды проекта разделены часовыми поясами, работают в разных городах, разных подразделениях компании. Именно для такого формата работы команды, мы выбрали онлайн-сервисы, которые доступны из любой точки мира, где есть сеть интернет.

Все сервисы разные, имеют свои плюсы и минусы. Мы остановились на 10-ти и не дублировали продукты, которые имеют схожие характеристики (Мегаплан и amoCRM, например). Некоторые сервисы команда iTeam тестировала лично в ходе работы над проектами, другие нам порекомендовали коллеги.

Мы надеемся, что эти инструменты помогут вам: управлять проектом, работать над общими задачами, поддерживать ритм и динамику.

1. Google Документы

Google Документы;
Бесплатно;
Просто;
Полный офисный пакет онлайн;
Для работы необходим Google аккаунт;
Протестировано участниками команды iTeam;
Подходит для индивидуальной работы и командных проектов.

Это самый простой вариант из представленных для управления проектом.
Позволяет создавать общие папки, обмениваться документами, совместно редактировать документы.

2. Trello

Trello;
Бесплатно;
Платный бизнес-аккаунт;
Принцип канбан;
Протестировано участниками команды iTeam;
Подходит для индивидуальной работы и командных проектов.

Trello – это общее пространство для сотрудничества команд, коммуникации между ними и безопасного обмена информацией.

3. Timty.ru

Timty.ru;
Бесплатно;
Много аналогов (Toggl, RescueTime, ATracker, My Minutes, Fanurio и пр.);
Протестировано участниками команды iTeam;
Подходит для индивидуальной работы и командных проектов.

Удобно использовать для оценки личной эффективности, измерения расхода времени на выполнение конкретных задач. В командной работе тайм-трекеры можно использовать для анализа времени, потраченного на командные встречи, совещания, планерки (функции модератора может выполнять Секретарь проекта).

Timty: “Это тайм-трекер, инструмент для учета вашего рабочего времени. Всегда знайте, сколько и на что вы его тратите”.

4.Teamer

Teamer;
Бесплатно;
Очень просто;
Для команд до 15 человек;
Подходит для индивидуальной работы и командных проектов.

Минусы:

Teamer.ru: “Онлайн-сервис для организации командной работы и управления проектами. Основные разделы : «Что делать?», «Кто виноват?» и «Где все?» (рабочее название последнего раздела — «Кто здесь?» )”.

5. ПланФикс

ПланФикс;
Бесплатно для команд до 5-ти человек;
Неограниченное количество задач;
Интуитивно понятные настройки;
Протестировано участниками команды iTeam;
Подходит для индивидуальной работы и командных проектов;
Бонус: эстетическое удовольствие от использования интерфейса.

Сервис для управления коллективной работой в бизнесе, организации,сообществе. Принципиальное отличие ПланФикс от других систем заключается в идеологии простоты и “бритвы Оккама”.

ПланФикс: “ПланФикс не диктует вам “правильные” бизнес-процессы — наоборот, он является зеркальным отражением процессов, принятых в вашей компании.”

6. Rizzoma

Rizzoma;
Бесплатно;
Англоязычный сервис;
Советуют коллеги.

Онлайн-сервис для совместной работы над проектами.

7. RealtimeBoard

RealtimeBoard;
Бесплатно для команд до 3-х участников;
Англоязычный сервис;
Интуитивно понятные настройки;
Протестировано участниками команды iTeam;
Подходит для индивидуальной работы и командных проектов;
Бонус: эстетическое удовольствие от использования интерфейса.

RealtimeBoard – это бесконечно гибкое пространство, легко настраиваемое для ваших целей. Используйте его как простую доску, чтобы скомпоновать идеи, или построить весь проект на доске удаленно с вашей командой: для создания макетов, схем, диаграмм Ганта. Один из лучших инструментов для визуализации любого процесса.

8. QTrack

QTrack;
Советуют коллеги;
Базовые возможности – бесплатно для 1 активного проекта;
Платный доступ только к расширенному функционалу;
Позволяет использовать e-mail для координации проекта;
Подходит для индивидуальной работы и командных проектов.

qTrack: “Система управления проектами с уникальными возможностями коммуникаций. Сервис полностью интегрирован с электронной почтой: обсуждать задачи так же легко, как по e-mail, а управлять и следить за их выполнением так же удобно, как в трекере”.

9. Мегаплан

Мегаплан;
Бесплатный пробный период;
Интуитивно понятные настройки;
Много аналогов (SalesapCRM, Битрикс24, amoCRM, Wrike, МойСклад и пр.);
Протестировано участниками команды iTeam;
Подходит для индивидуальной работы и командных проектов;
Бонус: эстетическое удовольствие от использования интерфейса.

Мегаплан: “CRM-система для компаний от 5 до 500 сотрудников. Помогает управлять продажами: выставлять счета и следить за воронкой. Наводит порядок в задачах и следит за сроками.Сервис для автоматизации бизнеса. Решения: «Совместная работа»,
«Продажи», «Бизнес»”.

10. Listeg.ru

Listeg.ru;
Бета версия;
Бесплатный тариф не подходит для полноценной работы команды;
Минимальный тариф для команды до 5-ти человек 150 руб.мес.;
Советуют коллеги.

Listeg: “Сервис для эффективной работы над проектами. Позволяет создавать и управлять проектами, работая коллективно или индивидуально. Учитывает финансы. Позволяет вести совместную переписку в рамках проектов и оставаться на связи вне зависимости от местоположения”.

Напишите нам в комментариях, какие самые любимые инструменты использует ваша команда для координации работы и управления проектами.

Система управления проектами

Планируйте исполнение проектов, комбинируйте процессы, проекты и поручения, а также управляйте загрузкой корпоративных ресурсов в единой системе.

Ключевые функции системы управления проектами

Эффективное планирование проектов благодаря автоматической расстановке приоритетов

Система управления проектами Comindware поможет значительно упростить планирование для руководителей проектов и облегчить исполнение задач для участников команд.

Сэкономьте ваше время благодаря автоматическому планированию на основе приоритетов
Создавайте задачи, назначайте ресурсы и расставляйте приоритеты простым перетаскиванием
План проекта создается автоматически и на основе фактической загрузки ресурсов и рабочего календаря
Интуитивное отслеживание прогресса исполнения задач позволяет членам команды вычислить реалистичные сроки исполнения проекта
Установите автоматические уведомления о ходе исполнения задач, чтобы всегда быть в курсе и не пропустить дэдлайн

Контроль статуса проекта и предиктивная диаграмма Ганта

Предиктивная Диаграмма Ганта корпоративной системы управления Comindware позволит Вам отслеживать статус задач в режиме реального времени, автоматически обновляя проектный план, если отдельные задачи выполнены ранее или позднее запланированного срока.

Наблюдайте за изменениями вашего проектного плана в режиме реального времени и вносите соответствующие коррективы
Выявляйте возможные проблемы на ранней стадии исполнения проекта и принимайте своевременные управленческие решения с помощью программы управления проектами
Используйте Диаграмму Ганта для отслеживания фактической загруженности ресурсов и прогресса исполнения задач в режиме реального времени
Бизнес-аналитика, настраиваемые информационные панели и отчетность обеспечат своевременное принятие решений

Управление ресурсами

Система управления ресурсами Comindware поддерживает полный цикл управления ресурсами компании при любом методе организации работы, включая проектное управление, управление бизнес-процессами и управление с помощью адаптивных кейсов.

Распределяйте ресурсы максимально эффективно между различными проектами, процессами и кейсами
Высокая точность планирования ресурсов между множеством конкурирующих проектов
Отсутствие ресурсных конфликтов и своевременное прогнозирование загрузки
Настраиваемые таймшиты для внутренней и внешней отчетности

Гибкие комбинации проектов, поручений и процессов

Корпоративная система управления проектами Comindware прединтегрирована с системой управления бизнес-процессами и управления кейсами, что позволяет строить гибкие комбинации методов управления, исходя из конкретных потребностей бизнеса.

Процессы могут быть инициированы в рамках проектов и наоборот
Возможности согласования, ревью, утверждения и другие стандартные процессы внутри проектов
Унифицированное управление ресурсами, управление задачами и планирование для запускаемых вручную кейсов, проектов и процессов
Управление процессами поддерживается через проектные данные: срок исполнения задач, загрузка ресурсов, расходы проекта

Управление портфелем проектов

Система управления портфелем проектов Comindware обеспечивает управление портфелем проектов, в том числе предоставляет возможность сделать оценку бюджета проекта, его рентабельности, а также проектных рисков.

Кросс-проектный расчет фактической загрузки ресурсов, в том числе для работников со специфическими навыками и позициями
Полная прозрачность действий подрядчиков и партнеров наряду с возможностью беспрепятственно обмениваться проектными данными и документами
Поддержка полного жизненного цикла проекта, начиная с его запуска, и заканчивая выполнением задач и предоставлением отчетности по проекту
Покрытие всех типов проектов, включая внутренние проекты компании, внешние клиентские, а также совместные с партнерами

Максимальная производительность и эффективное командное взаимодействие

Программа управления проектами Comindware прединтегрирована со средой социального взаимодействия для повышения индивидуальной и командной производительности.

Мгновенный доступ ко всем задачам, данным и коммуникациям для команды проекта и партнеров
Версионирование при управлении документами и отсутствие путаницы в цепочках сообщений электронной почты
Полностью отслеживаемые дискуссии и настраиваемые уведомления
Унифицированное управление задачами и гибкая маршрутизация задач с целью минимизации нерешенных задач и задержек проекта

Эффективная командная работа в соответствии с приоритетами
Оптимальное использование, планирование и загрузка
Возможность добавлять кейсы и процессы в проекты
Прединтегрированная среда социального взаимодействия
Доступ к системе с любого устройства

Платформа может быть развёрнута в облаке (SaaS) или на вашем сервере, а открытый API обеспечивает широкие возможности интеграции. Функционал создаваемых решений доступен cо всех распространённых устройств — будь то десктоп, телефон или планшет под управлением iOS и Android.